9 savjeta kako videosastanke učiniti produktivnijima
Zahvaljujući pandemiji, videosastanci su postali uobičajena praksa. I premda ste vi i vaši suradnici do sada možda stručnjaci za isključivanje i uključivanje zvuka, dobre su šanse da ćete još uvijek naići na lica zaklonjena sjenama ili pozadinu koja vam odvlači pažnju. I podignite ruku ako ste prisustvovali sastanku na daljinu na kojem ste teže zadržavali okus ili ste se osjećali kao da stalno nekoga prekidate.
Unatoč ovim izazovima, videosastanci mogu biti produktivni. Podijelit ćemo neke savjete i trikove, od postavljanja rasporeda unaprijed do ispravnog postavljanja vaše kamere.
Podijelite dnevni red sastanka
Ako vodite sastanak, važno je postaviti jasan dnevni red i unaprijed ga poslati sudionicima kako bi znali što mogu očekivati. Svaki dan toliko mijenjamo kontekst, pogotovo sada kada se virtualni sastanci mogu zakazati jedan za drugim, da je lako pojaviti se, a da ne znate zbog čega ste tamo.
Ako izrađujete prezentaciju, također unaprijed razmislite o dijeljenju dokumenata ili slajdova u slučaju da imate tehničkih poteškoća. Ne vodite sastanak? Nemojte se bojati predložiti ove savjete onome tko je zadužen.
Provjerite svoju internetsku vezu
Vjerujem kako svi dijelimo jednako mišljenje o sporom internetu, ali gubitak internetske veze tijekom sastanka može stvarno izluditi, pogotovo ako ste vi ta koja drži prezentaciju.
Kako biste spriječili da se to dogodi, preporučujemo pokretanje testa brzine—osobito za provjeru brzine prijenosa. Iako davatelji internetskih usluga obično reklamiraju brzine preuzimanja, brzina prijenosa je ono što je stvarno važno za videopozive. Određuje koliko brzo možete poslati svoj video i audio drugima.
Ako imate problema s održavanjem veze, pokušajte se približiti svom usmjerivaču ili ga čak spojiti s računalom. Također zatvorite programe koje ne koristite—uključujući sve dodatne kartice.
Odaberite pravu pozadinu
Čak i ako nemate kućni ured sa savršeno uređenom policom za knjige, postoji mnogo jednostavnih načina da izgledate profesionalno pred kamerom. Prvo neka vaša pozadina bude jednostavna. Običan zid mogao bi se činiti dosadnim, ali on uklanja smetnje. Možda razgovarate u kameru i mislite da privlačite pažnju ljudi, ali oni samo gledaju iza vas u vaše stvari.
Trebali biste izbjegavati sjediti negdje s vratima koja se pojavljuju iza vas, pogotovo ako radite kod kuće s cimerima, supružnikom ili djecom koji bi mogli ući u bilo kojem trenutku. Ako ne možete sakriti vrata od pogleda, razmislite o tome da ih zaključate ili postavite znak kada imate sastanak u tijeku.
Dok postavljate svoj prostor, preporučujemo da napravite snimku zaslona sebe kamerom kako biste vidjeli što ljudi mogu vidjeti u vašoj pozadini. Ako primijetite nešto što vam odvlači pažnju, velika je vjerojatnost da će to vidjeti i vaši kolege. Što god radili, nemojte koristiti virtualnu pozadinu – osim ako kultura vaše tvrtke to ne potiče. Mogu izgledati neprofesionalno, a vaše lice često nestaje kada se krećete po kadru.
Postavite kameru u razini očiju
Kontakt očima je neophodan u svakom razgovoru, pa tako i na virtualnom sastanku. Zato je važno kameru držati u razini očiju i s vremena na vrijeme gledati u nju dok govorite.
Preporučujemo dodavanje ljepljive bilješke pored vaše web-kamere kako biste se podsjetili da gledate u tom smjeru. A ako imate bilješke na koje se morate osvrnuti tijekom sastanka, premjestite ih na sam vrh zaslona kako biste ih mogli čitati dok ste i dalje povezani sa svojom publikom.
Dobro osvijetlite lice
Ako je vaše lice prekriveno sjenama ili postoji odsjaj, drugima može biti teško da se stvarno povežu s vama na ekranu. Jednostavno rješenje je postaviti lampu s obje strane fotoaparata. Za profesionalnije postavljanje, dodajte nekoliko svjetala s LED žaruljama usmjerenim prema vama sa svake strane tako da nemate sjene na vašem licu.
Ako se oslanjate na prirodno svjetlo za virtualne sastanke, pokušajte postaviti izvor svjetla ispred vas i vašeg računala. Ovo će smanjiti odsjaj i spriječiti vaše suradnike da se osjećaju kao da im pričate iz sjene.
Iskoristite prednosti alata i značajki
Na primjer, funkcija “podignite ruku” pomaže sudionicima da signaliziraju da imaju nešto za reći, a sobe za rascjep mogu pomoći timovima da razmišljaju ili surađuju u manjim grupama. Funkcija chata također je korisna za ljude koji imaju problema s razmišljanjem na licu mjesta ili introvertima koji možda više oklijevaju govoriti.
Bonus ovih komunikacijskih alata je to što također mogu pomoći osigurati da se svačiji glas čuje. Alternativa je tišina, neugodne pauze i preslušavanje. A kako biste izbjegli ometanje sastanka jer niste sigurni kako koristiti alat, testirajte ih unaprijed.
Ostanite angažirani čak i kada ne govorite
Lako vas mogu omesti druge stvari ako vi ne vodite virtualni sastanak, bilo da se radi o provjeravanju Slacka ili odgovaranju na e-poštu. Ali ljudi mogu prepoznati kada se isključite i obavljate više zadataka istovremeno.
Samo zato što nas ekran dijeli ne znači da ljudi ne mogu reći da su nam misli negdje drugdje. Zapamtite da ako se uživo ne biste tako ponašali, najbolje je ne prepuštati se tim navikama ni virtualno. Uklonite sve smetnje kako biste se mogli usredotočiti i posvetiti kolegama svoju punu pozornost. Na primjer, ostavite telefon sa strane, blokirajte obavijesti ili uzmite slušalice za uklanjanje buke.
Vodite evidenciju svojih sastanaka
Još jedna uobičajena pogreška na virtualnim sastancima je zaboravljanje snimanja. Imajući zapis – bilo kao audio, video ili bilješke – izbjeći ćete zabunu o tome što se dogodilo i sljedećim koracima. Osim toga, ljudi koji nisu mogli prisustvovati mogu ubrzati. Ono što ne želite je raspravu o tome tko je što rekao.
Sastanke možete snimati putem platformi kao što su Skype ili Zoom, a zatim poslati snimku sudionicima e-poštom. I na početku svakog sastanka zamolite dobrovoljca da vodi bilješke. Nakon toga ih mogu podijeliti s kolegama.
Budite ispred kamere
Kada pokažete svoje lice, signalizirate da ste uključeni u ono što se događa tijekom sastanka. Ako niste pred kamerom, to je kao da su vam ruke prekrižene, noge na stolu i samo slušate što svi drugi govore.
Imajući to u vidu, postojat će okolnosti kada se vi ili vaš kolega možda nećete osjećati ugodno pred kamerom – stoga, ako vodite sastanak, jasno dajte do znanja trebate li svima vidjeti lica. Na primjer, ako se radi o prezentaciji u kojoj će većina sudionika ionako biti utišana (za razliku od rasprave koja zahtijeva aktivno sudjelovanje), neka to bude izborno.
A ako planirate biti izvan kamere, najbolje je dodati svoju sliku na račun platforme za videosastanke kako bi drugi vidjeli vašu fotografiju umjesto kvadrata s vašim imenom.
Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).
Autor: S.D., Foto: Unsplash
