Kako riješiti problem na poslu – vještine koje će vam pomoći
Vještine rješavanja problema ključne su za bilo koju karijeru – bez obzira gdje radite ili koji posao obavljate, stalno ćete se suočavati s velikim i malim problemima. Ako želite uspjeti u svojoj karijeri, sposobnost učinkovitog rješavanja tih problema neophodna je. Ali što su zapravo vještine rješavanja problema? Što možete učiniti da ih poboljšate? Smatrajte ovo svojim vodičem za rješavanje problema.
Što su vještine rješavanja problema i zašto su važne?
Vještine rješavanja problema su vještine koje vam omogućuju da identificirate i definirate situaciju koju je potrebno promijeniti. Nakon što identificirate što treba promijeniti, vještine rješavanja problema također vam omogućuju da prepoznajete najbolje ishode, definirate potencijalne procese za postizanje najboljih ishoda i procijenite kako je proces postigao (ili nije uspio postići) željeni ishod.
Sposobnost učinkovitog rješavanja problema može vam pomoći da impresionirate, bez obzira na to kakav posao imate ili koju karijeru namjeravate ostvariti. Osoba koja rješava probleme i donosi odluke – ili barem donosi potencijalna rješenja za stol – smatra se snalažljivim. Ovo olakšava život poslodavca – a poslodavci primjećuju ljude koji im olakšavaju život, koji obavljaju stvari i kojima se ne mora cijelo vrijeme govoriti što da rade. Zauzvrat, prilike im se otvaraju, poboljšavajući njihovu karijeru.
I što dalje napredujete u karijeri, te vještine postaju važnije. Kako napredujete u organizaciji, problemi postaju složeni, dvosmisleni, neizvjesni i riskantni. Promoviraju se samo ljudi koji su sposobni riješiti ovakve probleme. Dakle, dok usavršavate svoje vještine rješavanja problema, postajete dragocjeniji za svaku organizaciju – i kao rezultat toga moći ćete se lakše penjati na ljestvici uspjeha.
6 koraka rješavanja problema na poslu
Rješavanje problema je proces. Kao i za svaki drugi proces, morate poduzeti određene korake kako biste došli do cilja:
1. korak: Prepoznajte i procijenite problem
Ne možete riješiti problem ako ne znate u čemu je problem. Dakle, prvi korak je prepoznati da problem, ili potencijalni problem, postoji. Da biste to učinili, trebat će vam određena količina znanja ili svijesti o tome što bi se trebalo dogoditi u usporedbi s onim što se zapravo događa.
Nakon što prepoznate da postoji problem, morat ćete procijeniti njegov mogući učinak. Hoće li ovo utjecati na tri osobe ili na 203 osobe? Hoće li nas ovo koštati 10 ili 100.000 eura? Koliko je ovo pitanje materijalno? Biti u stanju procijeniti veličinu, učinak i troškove problema ovdje je ključna vještina.
Kada shvatite opseg problema, imat ćete bolju predodžbu o tome s čime imate posla—i kao rezultat toga moći ćete doći do odgovarajućih, relevantnih rješenja.
2. korak: Dođite do izvora problema
Nakon što saznate u čemu je problem (i kakav bi mogao biti njegov potencijalni učinak), vrijeme je da shvatite odakle problem dolazi ili zašto se događa—jer će vam prepoznavanje izvora problema dati ključne uvide u to kako ga riješiti.
Često primjećujemo problem zbog njegovih simptoma, a ne temeljnog uzroka. Kao rezultat toga, uobičajeno je usredotočiti se na rješavanje simptoma, a ne na ono što uzrokuje simptome. Ali razumijevanjem temeljnih uzroka može se identificirati bolje, dugoročnije rješenje.
Postoje razne tehnike koje vam mogu pomoći da dublje proniknete i shvatite što uzrokuje problem koji je u pitanju. Na primjer, analiza „5 Zašto?“ bi vam mogla pomoći da otkrijete glavni uzrok problema tako što ćete pitati “Zašto?” pet puta za redom, sa svakim “Zašto?” nadovezujući se na prethodni odgovor. Tijekom ove faze procesa rješavanja problema, znatiželja je ključna; trebat će vam da istražite sve različite čimbenike koji bi mogli pridonijeti problemu.
3. korak: Razmislite o potencijalnim rješenjima
Nakon što identificirate problem (i korijen problema), sljedeći korak je osmišljavanje mogućih opcija koje će ga riješiti.
Koliko ćete morati razmišljati ovisit će o problemu s kojim se suočavate. Ako se radi o prilično malom, jednostavnom problemu, onda bi identificiranje nekoliko opcija moglo biti dovoljno. Osobito za veći problem, odvajanje vremena za razmišljanje može dovesti do boljeg i dugoročnijeg rješenja.
Veličina i opseg problema također će odrediti tko treba biti uključen u ovaj korak. U nekim slučajevima, možda ćete moći sami smisliti rješenja. Ali ako se bavite većim, složenijim problemom, važno je uključiti više ljudi (i odabrati prave ljude, tj. one koji su najbolje opremljeni za rješavanje problema). Morat ćete moći procijeniti o kakvom se problemu radi i koga dovesti da vam pomogne i vodi produktivnu sesiju razmišljanja.
Jedna od najvažnijih vještina na koju ćete se osloniti u ovoj fazi je kreativnost. Što ste kreativniji tijekom razmišljanja, to ćete moći smisliti više (i boljih) potencijalnih rješenja – i vjerojatnije je da će jedno od tih rješenja biti rješenje koje tražite.
4. korak: Procijenite rješenja
Nakon što dobijete popis potencijalnih rješenja iz vaše sesije brainstorminga, sljedeći korak je da pažljivo ispitate svako od njih i suzite svoj popis tako da ostanu samo najbolja rješenja.
Kako biste uspjeli tijekom ove faze procesa rješavanja problema, morat ćete moći istražiti svako potencijalno rješenje i procijeniti koliko je održivo. Možete napraviti popis prednosti i nedostataka za svako potencijalno rješenje, razgovarati o prednostima i nedostacima sa svojim timom, a zatim suziti mogućnosti na rješenja koja imaju najviše potencijalnih prednosti.
Sav rad koji ste uložili u proces rješavanja problema do ove točke također će vam dobro doći dok budete procjenjivali koje bi od vaših potencijalnih rješenja moglo biti najučinkovitije. Dobro razumijevanje problema, zašto je to problem i što ga uzrokuje pomaže u određivanju hoće li svako od rješenja riješiti problem.
5. korak: Odaberite najbolje rješenje
Nakon što ste suzili popis potencijalnih rješenja – i odvagnuli prednosti i mane svakog – vrijeme je da vi (ili vaš nadređeni ili drugi donositelj odluka) odaberete jedno.
Ovisno o vrsti i utjecaju problema te vašoj ulozi i ovlasti, vi možete biti taj koji donosi odluku ili možda predstavljate problem i potencijalna rješenja svom šefu.
Znati tko bi trebao uputiti poziv ključni je dio ovog koraka; ako je problem složen ili će imati veliki utjecaj na vašu organizaciju koji nadilazi vašu razinu odgovornosti, vjerojatno je najbolje iznijeti potencijalna rješenja svom šefu i/ili drugim dionicima – i dati im zadnju riječ.
6. korak: Provedite odluku i razmislite o ishodu
Odabir rješenja sam po sebi ništa ne popravlja. Morate stvarno implementirati to rješenje – i to dobro. To znači razvijanje plana i koordinaciju s drugim ključnim igračima u vašoj organizaciji kako biste taj plan proveli u djelo—što zahtijeva niz vještina (kao što su komunikacija, suradnja i upravljanje projektima).
Također ćete se morati vratiti i procijeniti je li rješenje riješilo problem ili je uzrokovalo bilo kakve neželjene posljedice. Na primjer, pretpostavimo da vaša organizacija ima problem s predugim rješavanjem zahtjeva korisničke službe – a vi ste uveli novi sustav upravljanja ulaznicama kako biste riješili problem. Nakon što implementirate taj novi sustav, trebali biste pratiti kako biste bili sigurni da omogućuje vašim predstavnicima korisničke službe brže rješavanje zahtjeva i da nije uzrokovao nove, drugačije ili neočekivane probleme (na primjer, izgubljene karte u čekanje u redu ili korisnici koji su manje zadovoljni kvalitetom podrške koju su primili).
Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).
Autor: S.D., Foto: Unsplash
