Organizacija vremena – vještine koje će vam pomoći organizirati dan

Organizacija vremena jedna je od važnih životnih i poslovnih vještina. Naime, istraživači su pronašli izravnu vezu između organizacije vremena i radnog učinka. Većina ljudi prepoznaje važnost tih vještina, ali možda ne zna kako ih naučiti. Možda čak pogrešno vjerujete da ih niste sposobni naučiti. Ovdje smo da vam dokažemo suprotno: upravljanje vremenom zapravo se sastoji od višestrukih vještina – tako da možete imati sposobnost u različitim područjima – i možete ih poboljšati kako biste bili produktivniji, imali bolji radni učinak i pronašli balans između privatnog i poslovnog života.

Vještine za bolju organizaciju vremena

Unatoč tomu što je često korišten izraz na radnom mjestu, vješto upravljanje vremenom nije koncept koji većina ljudi može lako definirati.

Vještine za organizaciju vremena su one vještine koje vam pomažu uštedjeti vrijeme i biti učinkovitiji, to uključuje: postavljanje ciljeva, planiranje, određivanje prioriteta, učinkovito korištenje vašeg kalendara, stvaranje rutina, donošenje odluka, delegiranje, izbjegavanje rasipanja vremena poput odugovlačenja i produktivno vođenje sastanaka. Čak je i organiziranje vašeg radnog prostora vještina upravljanja vremenom.

Vještine organizacije vremena odnose se na učenje kako koristiti svoje vrijeme na način koji podržava vaše ciljeve. Radi se o učenju proaktivnog raspolaganja vremenom, drugim riječima, snažne vještine upravljanja vremenom omogućuju vam da planirate unaprijed i dobro iskoristite svoje vrijeme kako se ne biste neprestano trudili ispuniti rokove u zadnji čas.

Zašto je važno dobro organizirati vrijeme?

Mnogo je osobnih i profesionalnih prednosti učinkovite organizacije vremena. Prvenstveno ćete moći postići više sa svojim ukupnim vremenom. Ali to je puno više od toga. Kad vam nedostaju vještine upravljanja vremenom, često vas preplave negativni osjećaji.

Ljudi koji nisu dobri u upravljanju svojim vremenom često se osjećaju kao da su izvan kontrole i kao da nemaju slobodu izbora. Nedostatak tih vještina također uzrokuje mnogo internog stresa, a može izazvati i stres u međuljudskim odnosima jer se drugi ne mogu osloniti na vas. Osim toga, ljudi koji nemaju vještine upravljanja vremenom izloženi su većem riziku od sagorijevanja zbog preopterećenosti i često nedostatka granica između posla i privatnog života koje bi poduprle njihovo mentalno zdravlje.

Često smatraju kako im posao zadire u osobni život, bilo zato što stalno ostaju na poslu do kasno kako bi nadoknadili zadatke s kojima su zaostali ili jer uvijek donose posao kući ili se brinu o poslu u slobodno vrijeme. Rezultat je nedostatak granica između posla i doma i nemogućnost istinskog odvajanja i dekompresije od radnog dana.

S druge strane, jake vještine organizacije vremena omogućuju vam da postignete svoje ciljeve i ispunite svoje rokove, a istovremeno vas oslobađaju od popisa obaveza kada posao završi. Posao ostaje na poslu, a vaš privatni život je na vama da s njim radite što želite.

Kako organizirati vrijeme u 5 koraka

Postoje deseci vještina upravljanja vremenom koje vam mogu pomoći da svoj dan iskoristite na najbolji način. Evo nekih od najčešćih – plus kako ih primijeniti na poslu.

Postavljanje ciljeva

U kontekstu upravljanja vremenom, postavljanje ciljeva ne odnosi se toliko na postavljanje ciljeva za vašu budućnost, već na postavljanje ciljeva za svaki korak dovršetka projekta. To može uključivati ​​razbijanje procesa na određene ciljeve i postavljanje vremenskog okvira za postizanje svakog cilja.

Za postavljanje razumnih ciljeva predlažemo korištenje SMART sustava. SMART sustav postavljanja ciljeva uključuje postavljanje ciljeva koji su: Specifični, Mjerljivi, Dostižni, Relevantni, Vremenski ograničeni.

Ako se bavite prodajom, primjer SMART cilja može biti prodaja dvije kutije određenog proizvoda do kraja mjeseca. Cilj je specifičan (znate točno što trebate učiniti da biste ovdje uspjeli), mjerljiv (morate prodati dvije kutije), ostvariv (dvije kutije mjesečno izvedivo je na temelju prošlih trendova prodaje), relevantan (prodajte dvije kutije ovaj mjesec ljestvice prema vašim osobnim i/ili ciljevima tvrtke) i vremenski ograničeni (prodaja mora biti zaključena do kraja mjeseca).

Veća je vjerojatnost da ćete postići ciljeve ako im priložite nagrade, možda naručite ručak, umjesto da ga donesete od kuće, nakon što završite ono što vidite kao najteži cilj za određeni projekt.

Zakazivanje sastanaka

Možda mislite da samo zato što koristite dnevni rokovnik ili kalendar svog telefona, razumijete zakazivanje. Ali postoje stvarne metode rasporeda koje nadilaze praćenje vaših dnevnih obveza.

Većina rasporeda svodi se na sastanke i vremenske blokove. Kada zakazujemo sastanke, moramo uzeti u obzir rasporede onih s kojima se želimo sastati. Ali za učinkovito upravljanje vremenom, dobro je imati neke općenite smjernice za vlastiti raspored o tome kada i zašto se sastajemo s drugima.

Evo nekoliko pitanja koja si trebate postaviti prilikom zakazivanja sastanaka koja će vam pomoći da izbjegnete nepotrebne sastanke i održavate one potrebne samo onoliko dugo koliko moraju biti:

• Što želim postići tijekom ovog sastanka?
• Može li se to postići e-poštom ili telefonom?
• Ako ne, kako mogu pomoći da ovaj sastanak protekne što je moguće učinkovitije?

Planiranje vremena

Osnovni cilj planiranja vremena je što realističnije iscrtati svoj dan, čak i izvan sastanaka. Dodijelite blokove u svom kalendaru tako da odgovaraju određenim projektima, zadacima ili aktivnostima. Na primjer, možete izdvojiti prvih pola sata svog jutra za čitanje i odgovaranje na e-poštu. Tada bi sljedeći sat mogao biti posvećen dovršavanju zadataka potrebnih za napredovanje velikog projekta na kojem ste radili. Sljedećih pola sata može biti sastanak koji imate s klijentom. I tako dalje, čak i blokiranje vremena za pauze i ručak. Zatim se držite svog rasporeda, pazite na sat ili namjestite alarme koji će vam pomoći.

Planiranje vremena može biti učinkovita strategija za poboljšanje procjene vremena, realan odnos prema vašem vremenu (i onom što možete uklopiti u njega) i služi kao blagi podsjetnik da vratimo fokus na ono što smo planirali učiniti.

Delegacija

Delegiranje je davanje nekom drugom projekt ili dio projekta umjesto da vi radite na njemu. Ubrzava delegirani projekt jer više od jedne osobe radi na njemu u isto vrijeme i oslobađa vas za rad na drugim projektima.

Delegiranje najbolje funkcionira s manje hitnim ili utjecajnim zadacima i pomaže vam otvoriti put da se usredotočite na zadatke za koje samo vi imate vještine. Ako su dobro izvedeni, projekte delegiramo onima koji imaju vještine, sposobnosti i interes za njih, dajemo vrlo jasna očekivanja i rokove.

Većina ljudi misli da morate biti u višem menadžmentu da biste mogli delegirati, ali to nije uvijek slučaj. Svaki put kada radite kao dio tima, možete imati mogućnost delegirati druge članove tima. U praksi to može značiti odlazak do člana vašeg tima koji ima dobar radni odnos s vašim klijentom i zamolbu da preuzme sastanak koji je zakazan kako bi se klijent informirao o trenutnom napretku. Ili možda znači predati konačno uređivanje prijedloga projekta članu tima koji je u prošlosti pokazao afinitet za uočavanje pogrešaka.

Međutim, nikada ne biste trebali delegirati kao posljednje sredstvo (u slučajevima kada vaše vlastito vrijeme nije dobro isplanirano), jer to opterećuje druge. Umjesto toga, preventivnim pitanjem: “Kada bi bilo razumno vrijeme da učinite X?” dopuštamo razgovor umjesto nepotrebnog tereta.

Upravljanje zadacima

Bilo kojeg dana možemo imati više od 20 zadataka koje moramo izvršiti. Neki od tih zadataka mogu biti mali (brzi telefonski poziv kolegi, na primjer), dok drugi mogu oduzimati više vremena (poput istraživanja za dugoročniji projekt).

Ti zadaci mogu potjecati s bilo koje lokacije: e-pošte, Teamsa, sastanaka, razgovora, vašeg mozga, itd. Na primjer, organizirani popis obaveza u proračunskoj tablici može biti vaš pouzdani sustav. Na ovaj način nećete morati trošiti snagu mozga na pamćenje (ili zaboravljanje) onih zadataka koji se ponavljaju, a po potrebi možete dodati nove, jedinstvene ili neočekivane zadatke.

Zapišite sve: Kad idete na ručak. Koliko vremena potrošite na osobni razgovor. Koliko svog dana provedete potpuno usredotočeni na zadatak. Koliko ste često uhvaćeni u nepovezane razgovore s kolegama. Koliko vremena provodite sanjareći. Odatle možete odrediti koje vještine upravljanja vremenom trebate poboljšati. Možete pohađati online tečaj, unajmiti trenera ili čak pitati svog kolegu s posla ili prijatelja koji uvijek dolazi na vrijeme i spreman je na sve kako to rade.

Doista nema ograničenja u broju dostupnih alata koji mogu pomoći u upravljanju vremenom. Ovdje je ključno identificirati koji bi zapravo mogli biti najbolji za vas, a zatim se posvetiti implementaciji tih alata u svoj život i radni dan.

Konačno, morat ćete vježbati. Započnite odabirom jedne strategije upravljanja vremenom – koja god vam se čini najlakšom. Za vas to može biti izrada dnevnog popisa zadataka ili SMART sustav postavljanja ciljeva. Što god odlučili, posvetite se svakodnevnom vježbanju mjesec dana – dovoljno dugo da vam to postane navika. A zatim razmislite koje biste druge alate mogli koristiti za bolje upravljanje vremenom.

Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).

Autor: S.D., Foto: Unsplash