Kako poboljšati produktivnost na radnom mjestu

Piše: Martina Vrbanić

Svi mi imamo dane kada nam se obavljanje poslovnih zadataka čini teže nego što to biva inače. Tih dana jako je teško održati produktivnost na radnom mjestu, a iskušenja dolaze sa svih strana. Od društvenih mreža, preko portala na Internetu pa sve do pametnih telefona. Svi nas oni mame i usporavaju, a ako im pridodamo i kolege koji nas ponekad ometaju, lako dolazimo do situacije da nam vrijeme jednostavno prolazi, a radni zadaci se gomilaju.

Što možemo učiniti? Kako biti produktivniji na poslu i održati korak sa svim radnim zadacima koji se od nas očekuju?

Organizirajte radne zadatke

Napravite dnevni raspored obveza koji će vam pomoći u planiranju radnog dana. Time ćete izbjeći gomilanje obveza i osjećaj umora i zasićenosti tijekom dana.

Svako jutro kada stignete na posao odredite tri radna zadatka koja tog dana trebate obaviti. Fiktivni raspored dokazano osigurava produktivnost i održavanje bolje koncentracije tijekom dana, jer zadržava fokus na najvažnijim obvezama tog dana.

Jednom kada napravite plan obveza koji će vas činiti produktivnima svakog dana, lakše i brže ćete se uhvatiti s njima u koštac.

Dajte prednost težim zadacima

Iako nam je prirodno da izbjegavamo rješavanje teških zadataka do samog kraja, pokušajte se natjerati da one najteže obavite odmah čim stignete na posao.

Krajem radnog vremena ili krajem tjedna već smo pomalo umorni, a obavljanje kompliciranih radnih zadataka tada nam pada još teže.

Pokušajte biti samodisciplinirani i uhvatite se prvo onog najtežeg! Nakon toga, osjećat ćete se zadovoljno i poletno, jer ono najteže ste obavili, a sve ostalo što vas čeka neusporedivo je lakše.

Ne ostavljajte manje zadatke za kraj

Mnogo puta nam se čini da nekoliko manjih zadataka možemo obaviti u kratkom roku pa ih ostavljamo za kraj radnog vremena. No, u praski je situacija puno drukčija.

Natrpavanjem više malih zadataka za kraj, moglo bi vam oduzeti puno vremena, a tada ćete shvatiti da nećete sve stići. Uz to, kraj radnog vremena donosi i umor pa će vam za obavljanje nekih manjih stvari trebati duplo više vremena nego da ih obavljate kada ste odmorni.

 Stoga, rasporedite male zadatke u prvom dijelu dana, a ono što vam iskrsne tijekom radnog vremena, a za obavljanje vam je potrebno maksimalno pet minuta, obavite odmah.

Ne odgovarajte na e-mailove

Naravno da to ne znači da se nećete cijeli dan javiti kolegama ili poslovnom partneru, već da na njih nećete odgovarati istog časa kada vam stignu obavijesti.

 Naime, u današnje suvremeno vrijeme, kada se glavna komunikacija svela većinom na elektroničku poštu, moglo bi vam se dogoditi da svaki čas otvarate e-mailove. To dovodi do pada koncentracije, jer jednom kada se fokusirate na nešto novo, pada produktivnost za posao koji ste do tada obavljali.

Umjesto da otvarate e-mailove odmah kada stignu, provjeravajte ih svakih sat vremena, a obavijesti isključite ili utišajte zvuk.

Redovito uzimajte kratke stanke

Možda vam se čini nemoguće uzeti kratke stanke kroz dan u one dane kada vam je raspored pretrpan raznim poslovnim zadacima, ali upravo te male kratke pauze pomažu u postizanju bolje produktivnosti.

Male pauze od 15 minuta svaka dva sata, mogu učiniti čudo za vaš mozak. Opskrbit ćete ga novom dozom kisika, poboljšat ćete cirkulaciju i smanjiti napetost mišića. Prošećite oko zgrade u kojoj radite, popijte kavu u obližnjem kafiću ili otiđite do kolege u drugi ured.

Izbjegavajte multitasking

Koliko god vam multitasking djelovao kao dobra ideja, jer u isto vrijeme biste mogli riješiti i do nekoliko zadataka, u praksi je to rijetko tako. Od njega nećete imati puno koristi jer će vam vrlo vjerojatno mozak izgorjeti već u prvoj polovini dana.

Naime, u želji da uspješno odradite i nekoliko zadataka odjednom, past će vam koncentracija i produktivnost i morat ćete odustati od tog nauma.

 Puno bolje rješenje je da se prvo fokusirate na jedan, teži zadatak, a kad s njim završite obavite nekoliko manjih za koje vam ne treba puno vremena.

Hranite se zdravo

Zdrava prehrana tijekom cijelog dana spriječit će iznenadne padove energije i osigurati mozgu gorivo kako bi zadržao konstantu i ostao na istoj razini cijeli dan.

 Iako vam se ponekad čini da vam je potrebna veća doza šećera ili slane i masne hrane, pokušajte im odoljeti i radije posegnite za zdravim grickalicama.

Nezdrava prehrana uzrokuje brzo dizanje, ali i pad šećera, a navedene oscilacije utječu na pad energije i koncentracije.

 Zdrave grickalice za posao poput orašastih plodova, energetskih pločica ili suhog voća, održat će energiju i koncentraciju, a i pozitivno utjecati na vaše zdravlje i liniju.

Fokusirajte se uz glazbu

Slušanje glazbe tijekom obavljanja raznih poslova utječe na poboljšanje koncentracije, a uvelike na one u poslovnom okruženju. Uživanje u glazbi tijekom obavljanja poslovnih zadataka može vas najbolje opustiti i pomoći vam da vratite izgubljenu koncentraciju.

Ne postoji ništa bolje nego staviti slušalice na uši i isključiti se od ostatka užurbanog ureda. A i tako ćete kolegama suptilno dati do znanja da se trebate koncentrirati i da ne želite da vam smetaju.

Uredite radni prostor

Ne postoji ništa gore od rada u lošim uvjetima. Papiri razbacani svuda unaokolo, pa čak i po podu te traženje upravo onog što ne možete pronaći, rezultira nervozom i gubitkom dragocjenog vremena.

Kako biste riješili ovaj problem i stol uvijek održavali čistim i urednim, svakog dana nakon dolaska na posao uzmite 15 minuta vremena za spremanje nereda.

Bacite sve nepotrebne papire, a ono što vam neće trebati taj dan, spremite u ladicu ili u ormar. Ovo će vam pomoći u održavanju konstantne produktivnosti, jer nećete gubiti vrijeme i živce na nepotrebne stvari.

Obogatite svoje slobodno vrijeme

Ako se u slobodno vrijeme ničim ne bavite i razmišljate samo o poslu, vrlo lako bi vam se moglo dogoditi da i prije početka radnog dana osjetite zasićenje i umor. Stoga, razmislite što vas uveseljava i čime biste se željeli baviti.

Možda ste sportski tip pa volite odlazak na vježbanje, trčanje ili šetnje prirodom ili kreativni tip koji voli umjetnost i stvaranje. Bez obzira na to što volite, hobi će vas učiniti sretnom i zadovoljnom osobom što će se odraziti i na posao.

U situacijama kada je teško ostati koncentriran dok je u isto vrijeme potrebno odgovoriti na mailove, poštivati rokove i održati sastanke, spomenuti trikovi će vam pomoći da povećate radnu koncentraciju i motivaciju, što će rezultirati i većom produktivnošću na radnom mjestu.