Kako napisati popratno pismo: cjeloviti vodič

Možda vam je poznato: sjednete da napišete popratno pismo, otvorite prazan dokument, provjerite svoju e-poštu, pregledate primjere popratnog pisma, obavite neke poslove i na kraju u google napišete nešto poput “kako napisati popratno pismo” – što vas je, nadamo se, dovelo ovdje. Ali još uvijek možda razmišljate, zašto uopće postoje i čita li itko popratna pisma?

Uvjeravamo vas da se popratna pisma, zapravo, čitaju. Nekim poslodavcima popratna su pisma najvažniji dio vaše prijave za posao. I bez obzira na to, ne želite propustiti priliku reći potencijalnim poslodavcima tko ste, pokazati zašto bi vas trebali zaposliti i istaknuti se iznad svih ostalih kandidata.

Kako bismo osigurali da je vaše popratno pismo odlično napisano (a izrada što bezbolnija), imamo jednostavne korake koje trebate pratiti.

Što je popratno pismo i zašto je važno?

Popratno pismo je kratka poruka koju pišete poslodavcu kako biste ukratko izdvojili neke zanimljivosti iz svog životopisa i na tako naglasili tko ste vi i zašto ste najbolji za posao na koji se prijavljujete.

Dobro napisano popratno pismo daje vam priliku da izravno pokažete kako se vaše vještine i iskustvo podudaraju s određenim poslom na koji se prijavljujete. Također vam pruža priliku da nagovijestite da ste simpatični, originalni i da ćete vjerojatno biti izvrstan dodatak timu.

Koliko bi trebalo biti dugo popratno pismo?

Idealno popratno pismo obično se kreće od pola stranice do jedne cijele stranice. Cilj je strukturirati ga u četiri odlomka, ukupno oko 250 do 400 riječi, osim ako u objavi posla nije drugačije navedeno. Neki poslodavci mogu imati određene smjernice kao što su ograničenja riječi ili znakova ili pitanja na koja treba odgovoriti.

Kako napisati popratno pismo koje će se svidjeti poslodavcima

Sada kada znate koliko su važna popratna pisma, evo sedam koraka do pisanja jednog koji vrišti: “Ja sam sjajna za ovaj posao!”

Prvi korak: pisanje originalnog popratnog pisma za svaki posao

Naravno, puno je brže i lakše uzeti popratno pismo koje ste napisali za posljednju prijavu, promijeniti ime tvrtke i poslati ga. No, većina poslodavaca želi vidjeti da ste istinski uzbuđeni zbog određenog položaja i organizacije – što znači stvaranje prilagođenog pisma za svaku poziciju.

Iako je u redu reciklirati nekoliko jakih rečenica i fraza iz jednog popratnog pisma u drugo, nemojte ni pomišljati na slanje 100% generičkog pisma. “Veliki pozdrav, uzbuđen sam što ću se prijaviti na otvoreno radno mjesto u vašoj tvrtki” – to je neposredan signal poslodavcima da se masovno prijavljujete na svaki oglas za posao koji se pojavi na LinkedInu.

Drugi korak: dodavanje podataka za kontakt

Pri vrhu popratnog pisma trebali biste navesti svoje osnovne podatke. Ako želite, možete čak i kopirati isti naslov iz životopisa. Neke podatke za kontakt koje možete uključiti (i redoslijed):

• Vaše ime
• Zamjenice – on/ona (neobvezno)
• Vaša lokacija (neobvezno)
• Vaša adresa e-pošte
• Vaš telefonski broj (neobvezno)
• URL vašeg LinkedIna ili web stranice (neobvezno)

Imajte na umu da su samo ime i e-mail obavezni i da ne morate nužno stavljati punu adresu na popratno pismo ili životopis. Grad i država su više nego dovoljni.

Ako u objavi posla piše da pošaljete popratno pismo u tijelo e-pošte, svoje podatke za kontakt možete dodati na kraju, nakon svog imena.

Treći korak: Pošaljite svoje popratno pismo poslodavcu ili upravitelju zapošljavanja – po mogućnosti po imenu

Najtradicionalniji način obraćanja u popratnom pismu je korištenje imena i prezimena osobe kojoj se pismo šalje, uključujući “gospodin” ili “gospođa” (na primjer: “Draga gospođo (Ime i prezime ili samo prezime). Ako vam “Draga” zvuči previše opušteno, pokušajte s „Poštovana“ ili “Pozdrav“ ili slično.

Četvrti korak: Izradite uvodni odlomak koji će privući čitatelja

Vaš uvod postavlja pozornicu za cijelo popratno pismo. Dakle, želite da bude nezaboravan, prijateljski, razgovorljiv i relevantan za posao za koji se prijavljujete.

Mogli biste odabrati nešto jednostavno poput: “Uzbuđen sam što ću se prijaviti za [posao] u [Tvrtki].” Ali razmislite o predstavljanju s kratkim prvim odlomkom koji naglašava vaše uzbuđenje zbog tvrtke u koju se prijavljujete, strast prema poslu koji radite i/ili vaše prošle uspjehe.

Ovo je glavno mjesto za uključivanje “zašto” u vašu prijavu. Neka bude jasno zašto želite ovaj posao u ovoj tvrtki. Jeste li dugogodišnji korisnik njihovih proizvoda? Imate li iskustva u rješavanju problema na kojima rade? Volite li ideju njihove marke ili pristup razvoju proizvoda?

Korak 5: Istaknite zašto biste bili odličan izbor za ovaj posao

Uobičajena pogreška u popratnom pismu je samo govoriti o tome kako bi vam ova pozicija bila sjajna. Ono što stvarno žele znati je ono što ćete donesti na poziciju i tvrtku.

Trebali biste izvući nekoliko ključnih ideja koje će činiti okosnicu vašeg popratnog pisma. Trebali bi pokazati da razumijete što organizacija traži i navesti kako se vaša pozadina podudara s položajem. Koje probleme tvrtka želi riješiti ovom pozicijom? Koje se vještine ili iskustva spominju kao prioritetne ili više puta?

Ako vam je teško hvaliti se previše i ne možete prezentirati svoje vrijednosti, evo kratkog trika: Što bi vaš partner, vaš najbolji prijatelj ili vaš mentor rekli o vama? Kako bi vas oni nahvalili? Koristite njihove odgovore kako biste napisali ono najbolje o sebi.

Korak 6: Završite s jakim zaključkom

Često kandidati koji šalju popratna pisma za kraj napišu samo: “Radujem se vašem javljanju.” Ali vaš završni odlomak vaša je posljednja prilika da naglasite svoj entuzijazam za tvrtku ili kako biste se izvrsno uklopili u poziciju. Kraj pisma možete koristiti i za dodavanje važnih detalja, poput, recimo, činjenice da ste spremni preseliti se na posao.

Pokušajte nešto ovako:

“Vjerujem da će moja energija, želja za inovacijama i iskustvo kao voditeljice prodaje vrlo dobro poslužiti [Tvrtki]. Voljela bih se sastati da razgovaramo o vrijednostima koje bih mogla dodati kao vaša sljedeća direktorica prodaje. Cijenim vaše razmatranje i nadam se da ću se uskoro sastati s vama.” Zatim se obavezno pozdravite profesionalno, s odgovarajućim zatvaranjem i svojim imenom i prezimenom.

Korak 7: Ponovno čitanje i revidiranje

Ne bismo vam trebali govoriti da ne šaljete popratno pismo bez provjere pravopisa, ali zapamtite da skeniranje računala radi pogrešaka pri upisu nije isto što i uređivanje. Ostavite pismo sa strane na jedan dan ili čak samo nekoliko sati, a zatim ga ponovno pročitajte svježim očima – vjerojatno ćete primijetiti neke promjene koje želite napraviti. Možda ćete čak htjeti zamoliti prijatelja ili člana obitelji da ga pogleda. Osim što ćete ih pitati uočavaju li pogreške, trebali biste ih pitati jesu li zadovoljni načinom na koji ste prezentirali sebe, oni će uvijek biti iskreni.

Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).

Autor: S.D., Foto: Luke Southern /Unsplash