5 ključnih organizacijskih vještina na radnom mjestu
Ponekad se čini kao da za izvršenje svih zadataka i zahtjeva koji su pred vama trebamo imati supermoći. Ono što vam zaista treba su jake organizacijske vještine. Organizacijske vještine pomažu vam da učinkovito koristite svoje vrijeme, resurse, energiju i mentalni kapacitet kako biste postigli svoje ciljeve i zadovoljili očekivanja bez stresa. Jednostavno rečeno, organizacijske vještine optimiziraju rezultate i omogućuju da budete najbolja verzija sebe na radnom mjestu.
U nastavku pročitajte kako urediti digitalni i fizički prostor, kako odrediti prioritete i napraviti plan s kojim ćete obaviti sve na vrijeme i bez puno muke.
Fizička organizacija
Bilo da radite iz ureda ili od doma, održavanje organiziranog fizičkog radnog prostora može poboljšati vaše raspoloženje i produktivnost, ukloniti stres i izgubljeno vrijeme provedeno tražeći stvari koje su vam potrebne.
Fizička organizacija može uključivati održavanje urednog i neopterećenog radnog prostora, arhiviranje dokumenata u jasno označene mape, vraćanje predmeta na njihovo mjesto nakon upotrebe te organiziranje svih drugih fizičkih resursa potrebnih za posao.
Kako biste poboljšali ili optimizirali fizičku organizaciju, počnite s raščišćavanjem. Zapitajte se što vam stvarno treba, a što vam samo zauzima dragocjen prostor. Zatim odredite „dom“ za svaki predmet kako biste točno znali gdje ga pronaći, čime ćete uštedjeti vrijeme i izbjeći frustraciju kasnije. Opće je pravilo da sve treba biti lako dostupno. Što je jednostavnije vratiti predmet u njegov dom, veća je šansa da ćete održavati sustav.
Možete u svoj kalendar staviti i pet do deset minuta za pospremanje na kraju svakog dana kako biste svaki novi dan započeli s urednim radnim prostorom.
Digitalna organizacija
S obzirom na to da mnogi od nas većinu posla obavljaju na računalu, organiziranje digitalnog života također je ključno. Kad ne trošite dragocjeno vrijeme tražeći važne datoteke ili e-poruke, možete učinkovitije koristiti vrijeme i povećati produktivnost.
Digitalna organizacija može obuhvatiti vaše individualno korištenje računala (npr. pravilno označavanje i spremanje datoteka i e-poruka u različite mape, postavljanje često korištenih aplikacija u prvi plan, spremanje važnih poveznica) i zajedničke digitalne resurse (npr. korištenje digitalnih alata za upravljanje projektima i kreiranje zajedničkih dokumenata s resursima vašeg tima).
Da biste poboljšali digitalnu organizaciju, odlučite što će se gdje i kako spremati. Kada je primjenjivo, podijelite ta pravila s članovima tima koji će imati pristup tim resursima. Na primjer, možete napraviti glavni Google Sheet jasno označen u zajedničkoj mapi gdje će vaš tim upisivati podatke o klijentima. Za svoju pristiglu poštu kreirajte oznake ili mape te koristite filtere za sortiranje e-poruka, to će vam olakšati pronalazak i prioritetizaciju po važnosti i hitnosti.
Za održavanje digitalnog sustava organizacije, odvojite nekoliko minuta na kraju svakog tjedna za sigurnosno kopiranje važnih datoteka te njihovo pravilno označavanje i organiziranje. Također, redovito provjeravajte funkcionira li vaš sustav optimalno.
Planiranje
Planiranje zahtijeva razmišljanje, kako organizirati zadatke i obaveze na način koji olakšava produktivnost i izvedbu. Koristite vještine planiranja kako biste mapirali velike projekte, razbili ih na manje zadatke, odredili kada se svaki treba izvršiti i kako, uzimajući u obzir potrebne resurse.
Te vještine pomoći će vam i u upravljanju projektima kada su uključeni drugi ljudi, kako biste odredili tko je odgovoran za koji dio te kako će se sve spojiti u cjelinu. Planiranje je u osnovi izrada detaljne karte puta kako bi svi uključeni postigli željeni cilj na najučinkovitiji mogući način.
Za poboljšanje vještina planiranja, počnite s „obrnutim inženjeringom“ onoga što planirate. Ako, primjerice, planirate veliki projekt, najprije jasno definirajte krajnji cilj, a zatim osmislite sve moguće korake za njegovo postizanje. Koraci se mogu mijenjati, ali korisno je imati ih razrađene od početka. Nakon toga posložite korake logičnim redoslijedom te postavite rokove i vremenske okvire. Ako su uključeni drugi, odredite tko će što raditi i kako. Planirajte redovite provjere s timom kako bi kratkoročna i dugoročna očekivanja bila jasna.
Upravljanje s vremenom
Vještine upravljanja s vremenom odnose se na to kako raspoređujete svoje vrijeme iz dana u dan, što u konačnici određuje koliko ćete učinkovito slijediti svoj dugoročni plan.
Ključna stvari je određivanje prioriteta. Počnite pisanjem popisa obaveza. Zatim odredite prioritete na temelju rokova i očekivanja. Jednom kada znate što je najvažnije i kada treba biti dovršeno, napravite dnevni raspored u kojem ćete odrediti kada ćete raditi na svakoj stavci, počevši od najvišeg prioriteta.
Ne postoji univerzalan pristup upravljanju vremenom. Svatko ima svoj jedinstveni stil produktivnosti, na koji utječu različiti čimbenici poput energije i okruženja. Počnite obraćati pažnju na to u koje vrijeme dana najbolje radite i upotrijebite te informacije kako biste planirali svoje vrijeme. To može zahtijevati malo eksperimentiranja, ali itekako se isplati. Primjerice, recimo da otkrijete da vam je um najbistriji rano ujutro, a da vam energija opada nakon ručka. Znajući to, možete rezervirati jutarnje sate za najvažnije zadatke bez ometanja, a poslijepodne ostaviti za administrativne zadatke poput sastanaka i odgovaranja na e-poruke.
Komunikacija
Iako komunikacija možda nije prva stvar koja vam padne na pamet kada nabrajate organizacijske vještine, mnogi problemi proizlaze iz pogrešne komunikacije. Da bismo učinkovito radili sa svojim kolegama, trebamo moći izraziti svoju misao, jasno postaviti pitanja i učinkovito komunicirati povratne informacije. Drugim riječima, snažne komunikacijske vještine pomažu da sve ostane organizirano. One pomažu drugima razumjeti i slijediti vaše planove i sustave organizacije te vam pomažu shvatiti što se očekuje od vas u svemu što pokušavate organizirati na poslu.
Imajte na umu da komunikacija nije samo verbalno izražavanje, već i neverbalna komunikacija poput držanja tijela, kontakta očima i govora tijela, kao i vaša sposobnost slušanja.
Zapravo, poboljšanje komunikacijskih vještina počinje jačanjem aktivnog slušanja. Kada slušamo kako bismo odgovorili, možemo propustiti ono što druga osoba zapravo govori jer se fokusiramo na sebe. Slušanje kako bismo razumjeli pomaže nam da doista shvatimo tuđi pogled na situaciju i odgovorimo učinkovitije. Pokušajte sažeti ono što su rekli kako biste se uvjerili da ste ih dobro razumjeli (npr. „Ono što čujem je…“), pitati za primjere (npr. „Možete li podijeliti konkretan primjer kada se to dogodilo?“) ili postavljati otvorena pojašnjavajuća pitanja (npr. „Što ste mislili kad ste rekli…?“) prije nego što ponudite odgovor. Što više informacija prikupite iz svakog razgovora na radnom mjestu, to ćete se bolje moći organizirati i odgovoriti na probleme s promišljenim planom.
Kada ste vi taj koji pokušava nešto priopćiti, preporučujemo da prvo razmislite o tome što želite reći i budete što izravniji. Kad nas brine reakcija druge osobe, možda ćemo izbjegavati reći ono što stvarno mislimo, ali to može dovesti do loše komunikacije. Dakle, ako pokušavate delegirati zadatke prema planu koji ste izradili ili dati povratnu informaciju koja će pomoći da sve ide po planu, mnogo je korisnije jasno komunicirati i reći upravo ono što mislite.
Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).
Foto: Unsplash
