12 savjeta za uspješno vođenje online sastanaka
Piše: Martina Lovaković
Na neki način online sastanci su u mnogočemu slični sastancima uživo. Okupite se, pozdravite i prijeđete na posao. No, to također znači da se možete susresti s istim izazovima.
Video sastanci čak mogu pogoršati situaciju, jer budući da se ne nalazite u istom uredu, govor tijela i izraz lica teže je pročitati ili ih je ponekad moguće pogrešno shvatiti. Teže se izjasniti da se ne slažete s nečijim mišljenjem, a osim toga, teško se uopće i izboriti da nešto kažete, a da pritom nekog drugog ne prekinete.
Tijekom pandemije mnogi se susreću s brojim izazovima radeći od kuće, dok su u isto vrijeme prisutni i ostali članovi kućanstva koji mogu ometati ili čak prekinuti online sastanke. A na kraju svega, online sastanci psihički su i fizički jako iscrpljujući. To ih još više može otežati i dovesti do osjećaja da morate još više energije uložiti kako biste dali svoj doprinos.
No, dobra vijest je da ipak možete nešto učiniti, bilo da ste organizator sastanka ili sudionik.
Online sastanci – kako ih dobro organizirati i voditi
U nastavku donosimo jednostavne savjete koje možete iskoristiti kako biste video sastanke učinili boljim i ugodnijim.
1. Pošaljite raspored sastanka unaprijed
Ako ste vi organizator sastanka, nekoliko dana prije održavanja sastanka pošaljite svim sudionicima plan ili dnevni red sastanka kako bi se i oni mogli što bolje pripremiti na temu. Uključite sve točke koje će biti obuhvaćene na sastanku te što je sve potrebno za pripremu.
Ove informacije uvelike će koristiti svima, a osobito onima kojima će možda trebati malo vremena da se pripreme – ako će morati dati odgovore na neka pitanja, ponuditi svoje ideje ili predstaviti kolegama novi projekt.
2. Zakažite sastanak u primjereno vrijeme
Sve se promijenilo tijekom pandemije pa tako mnogi rade dok u isto vrijeme pokušavaju angažirati djecu za online školu, mnogi brinu o starijim ili nemoćnim članovima kućanstva ili jednostavno rade više stvari odjednom. Imajte to na umu kada zakazujete sastanke jer mnogi možda neće moći prisustvovati u određenom vremenu.
Pokušajte uzeti u obzir situacije svojih kolega prilikom određivanja vremena sastanka. Prije nego što zakažete termin, provjerite koje vrijeme im najbolje odgovora i izbjegavajte situacije kada se roditelji iz vašeg tima moraju više posvetiti djeci.
Fleksibilnost će vam omogućiti mogućnost da svi mogu sudjelovati na sastanku, budući da sada možda imaju i druge odgovornosti radeći od kuće.
3. Budite strpljivi i suosjećajni
Stvorite ugodno radno okruženje za one koje rade od kuće, a kojima to nije nimalo jednostavno provesti. Ljudi često imaju potrebu ispričati se kada ih prekine dijete, roditelj ili čak pas ili mačka. Pokušajte to razumjeti i jednostavno naglasite da nema potrebe da se ispričavaju zbog toga.
Također, možete reći nešto u stilu: “Drago mi je da sam vidjela… “. Ako u bilo kojem trenutku osjetite da je sastanak nekom stresan ili da se osjeća pod pritiskom zbog situacije kod kuće, naglasite kako možete pričekati da se situaciji smiri ili predložiti drugi termin, u prikladnije vrijeme.
4. Neka uključe kameru samo oni koji to žele
U pozivnicu sastanka uvrstite napomenu da nije obvezno uključivanje kamere tijekom sastanka. Naime, prisiljavanjem ljudi da imaju konstantno uključenu kameru, zavirujete u njihov osobni život koji možda nisu spremni podijeliti.
Neki možda žive u velikom kućanstvu, dok se drugi možda nisu imali vremena pripremiti za sastanak onako kako bi to htjeli. Neki roditelji možda će se u isto vrijeme morati povremeno posvetiti malom djetetu ili će ih prekinuti starije dijete.
Isključivanjem kamere omogućujete svim tim ljudima da sudjeluju u sastanku bez osjećaja grižnje savjesti ili tjeskobe što bi možda bili kažnjeni jer u isto vrijeme moraju obavljati više zadataka.
Čak i ako vi niste organizator sastanka, možete potaknuti druge da uključe kameru samo ako to žele i ako im je ugodnije da se priključe samo zvukom. Pazite da nikog ne prozovete zbog toga što ima isključenu kameru.
5. Ako želite, promijenite ime na platformi
Mnoge platforme za video sastanke poput Zooma, Google Hangoutsa, Slacka i Microsoft Teamsa omogućuju korisnicima da promijene ime na zaslonu.
Ako prisustvujete sastanku kolega, po želji možete dodati ime koje koriste i vaši kolege u tvrtki, bilo da se radi o nadimcima, prezimenu ili nekim drugim riječima. Važno je samo da ono bude prepoznatljivo, odnosno povezano s vama.
6. Koristite platformu za sastanke koja je svima pristupačna
Uvijek koristite platformu za sastanke koja će svima omogućiti jednaku mogućnost sudjelovanja na sastanku. Neke platforme za video konferencije nude automatsko postavljanje titlova koji se pojavljuju kada osoba govori, što može pomoći gluhim ili nagluhim osobama. Također, dostupan je softver koji pomaže slijepim i slabovidnim osobama da lakše sudjeluju u sastanku.
Ako vaša tvrtka ne koristi ni jedan takav softver, uvijek se možete založiti za promjenu ili predložiti testiranje neke druge besplatne platforme za video pozive koja imaju bolje postavke i mogućnosti.
7. Osigurajte svima pravo na govor
Ako na sastanku sudjeluju i ljudi kojima je problem pričati pred drugima, pokušajte sa sljedećim. Recite nešto u stilu: “Ovdje ćemo napraviti stanku, a ja bih željela pozvati sve one koji do sada nisu imali priliku reći svoje mišljenje, da to sada učine”.
Također, ako više osoba ima problema s govorom pred puno ljudi, podijelite ih u grupe s obzirom na projekte na kojima rade. Pred svega nekoliko kolega bit će im lakše iskazati svoje ideje i razmišljanja nego pred gomilom ljudi od kojih većinu i ne poznaju.
8. Pazite na prekide
Obratite pažnju na to tko najviše sudjeluje u sastanku i govori, a tko je neprestano ometan i ne može izreći svoje mišljenje. Nekoliko različitih istraživanja otkrilo je da se žene češće prekida u govoru nego muškarce i da općenito muškarci više prekidaju žene nego druge muškarce.
Druga istraživanja pokazala su, također, kako muškarci dominiraju sastancima i razgovorima.
U jednom istraživanju 45 posto žena liderica i 42 posto muških lidera složilo se da je ženama puno teže govoriti na virtualnim sastancima. Uz to, istraživanje je pokazalo da se jedna od pet žena izjasnila kako je suradnici tijekom video sastanka ignoriraju.
Bilo koji sudionik sastanka može intervenirati u slučaju kada primijeti da je netko prekinut. Može upozoriti osobu tako da kaže nešto poput sljedećeg: “Voljela bih čuti da (zaposlenik koji je prekinut) završi svoju misao”.
9. Poslužite se taktikom “pojačanje”
Pomoćnice predsjednika Obame popularizirale su taktiku pod nazivom “pojačanje” kako bi osigurale da se ženski glas na sastancima na kojima dominiraju muškarci više čuje. Kada bi neka žena predložila nešto važno, druga bi to ponovila i jasno dala do znanja čija je to ideja kako kasnije ni jedan muškarac ne bi mogao tvrditi da je riječ o njegovoj ideji.
Ova tehnika proširila se diljem svijeta na sastancima uživo, ali i online. Posebno je važna na online sastancima kako bi se prepoznao doprinos zaposlenika koji je predložio ideju.
Spomenuto je jako važno za one koji se ne upuštaju često u izražavanje svojeg mišljenja. Na ovaj način, dobili bi potvrdu da ih je netko čuo i da je njihova ideja prihvaćena.
10. Koristite se svim sredstvima za olakšavanje sastanka
Iskoristite različite značajke koje vaša video platforma dopušta kako biste olakšali sastanak i omogućili svima da daju jednaki doprinos. No, prije toga odredite pravila i pobrinite se da ih svi znaju koristiti.
Možete dogovoriti tehniku “podizanja ruku” koja signalizira da netko nešto želi reći, a da u isto vrijeme nekom drugom ne upada u riječ.
Chat je također koristan za one koji se libe pričati uživo i koji više vole izraziti svoje mišljenje pisanjem. Chat je odličan i u trenucima kada želite kolegu upozoriti na to da je uskoro njegov red za govor. Pošaljite mu poruku na chat kako bi se na vrijeme pripremio i kako ga ništa ne bi iznenadilo.
Ako znate da kolega ima važan prijedlog ili dobru ideju, ali čini se da oklijeva pričati o tome, također biste mogli iskoristiti funkciju chata da biste ga potaknuli da je podijeli s drugima.
11. Snimajte sastanak, ali neka netko i bilježi
Uvijek postoji mogućnost da će se neki pridružiti sastanku kasnije, a neki neće uopće moći sudjelovati. U tim situacijama možete snimati sastanke putem platforme Skype ili Zoom, a nakon sastanka snimku e-mailom poslati svima koji nisu mogli prisustvovati.
Kao sudionik, kolegama možete ponuditi i bilježenje važnih stvari što će pomoći onima koji možda neće moći odslušati sastanak do kraja ili će se kratko isključiti.
Objavite javno u chatu i recite kolegama da ćete zapisivati bilješke kako bi znali da vam mogu poslati poruku za te iste bilješke ako će ih trebati.
Ako vodite sastanak i želite da ga netko bilježi, budite pažljivi u tome koga ćete tražite da to učini.
12. Zatražite povratne informacije, a pružite ih i vi
Možete poduzeti brojne korake kako biste svoje sastanke učinili boljima i kvalitetnijima, ali ne zaboravite da je jedan od najboljih načina da poboljšate iskustvo – dobivanje povratnih informacija.
Ako ste menadžer, razgovarajte sa svojim timom o tome kako su zadovoljni sa sastankom i što oni misle da bi se moglo poboljšati.
Bilo koji zaposlenik također se može zalagati za kvalitetnije video sastanke, čak i u slučaju ako šef nije zatražio mišljenje sudionika. Napišite nekoliko jednostavnih prijedloga za svog menadžera ili, ako je moguće, anonimno pošaljite povratne informacije.
Ako imate podršku odjela za ljudske resurse, mogli biste provesti službenu anketu, koja među ostalim temama, pokriva i kvalitetu i unaprjeđenje video sastanaka.
Budući da se tijekom pandemije koronavirusa češće susrećemo s radom u novom okruženju koje piše nova pravila, tako je i većina sastanaka prebačena online. Slijedite navedene točke i olakšajte sastanke svojim zaposlenicima i šefu.
Neka “novo normalno” ne utječe na vaš rad i rad vašeg tima. A da bi sastanak ostao na istoj razini, unaprijed dogovorite sva pravila online sastanaka kako biste ih olakšali i sebi i svojim kolegama.
Foto: Markus Winkler / Unsplash
