Kada i kako se ispričati kolegama s posla

Piše: Martina Lovaković

Bez obzira na to gdje radite i što točno radite, prije ili kasnije ćete u nečemu pogriješiti i zbog toga ćete morati ostaviti ego po strani i ispričati se kolegama ili šefu. Situacija će biti još kompliciranija ako radite u okruženju prepunom ljudi. Uvijek ćete naletjeti na različite situacije u kojima može doći do nesporazuma ili sukoba i teških riječi.

A budući da nije zrelo, a zapravo gotovo i neizvedivo, u trenucima kada se stvari zahuktaju primijeniti pristup u kojem ćete se povući bez objašnjenja – pripremite se na vrijeme. Opremite se pravim riječima kako biste taktično riješili situaciju koja nikome nije ugodna.

Da bi isprika bila učinkovita, treba se znati ispričati. Stručnjaci za komunikacije slažu se da je u ispriku najbolje uključiti priznanje i razumijevanje onoga što se dogodilo i štete koja je nanesena. Također, obvezno biste trebali prepoznati svoju ulogu u cijeloj priči. Hoćete li preuzeti odgovornost i ispričati se za ono za što smatrate da ste krivi? Hoćete li izraziti žaljenje zbog novonastale neugodne situacije?

No, ono što biste svakako trebali izostaviti iz isprike su bilo kakva opravdanja i riječi poput “ako” i “ali”. Dakle, suzdržite se ovih ili sličnih rečenica: “Žao mi je ako sam povrijedila vaše osjećaje tijekom sastanka” ili “Žao mi je što smo pogriješili, ali trenutno radimo s manjim kapacitetom ljudi”.

Sada kada ste upoznati s osnovama isprika na poslu, donosimo predloške uz pomoć kojih će isprike na radnom mjestu teći glađe te ćete brže i spretnije smiriti nastale tenzije.

1. Učinili ste pogrešku koju ne možete ispraviti

I vi ste samo čovjek. Primjerice, učinili ste neku složeniju pogrešku, primjerice, odradili ste bez pitanja posao za koji niste imali ovlasti i nešto je krenulo po zlu te ste nakon toga shvatili da vam nedostaju vještine da pogrešku sami i popravite.

Jedina opcija koju imate na raspolaganju je da priznate svom nadređenom što se dogodilo i zamolite ga da vam pokuša pomoći. Ispričajte se u što kraćem roku i budite otvoreni za prihvaćanje odgovornosti. Također, naglasite da se ništa slično neće ponoviti.

Pokušajte nadređenom pristupiti sa sljedećim rečenicama: “Htjela bih izraziti žaljenje zbog novonastale situacije i odmah naglasiti da se nešto slično neće ponoviti. Žao mi je što sam odradila posao za koji nisam imala ovlasti. Htjela bih vas zamoliti za pomoć kako bi riješila situaciju. Kada bismo mogli razgovarati o tome?”.

2. Klijentu ste obećali nešto što je nemoguće izvršiti

Uvjereni ste da je ključ uspješnog poslovanja klijentu obećati što god poželi pa i više od toga. To u pravilu dobro funkcionira sve dok ne shvatite da ste mu obećali nešto što ne možete izvršiti.

Ako ste dio tima koji je učinio pogrešku, podijelite pogrešku s kolegama ili šefom. Možda vam neće moći pomoći, ali trebali bi znati što se događa. Pokušajte sami ili uz pomoć kolega doći do adekvatnog rješenja. Tada komunicirajte svoje rješenje s klijentom. Ako ćete mu morati reći da ono obećano ne možete odraditi, budite spremni podijeliti ono što možete učiniti.

Pokušajte sa sljedećim: “Nažalost, ipak ne mogu odraditi ono što sam vam obećala. Žao mi je zbog mog propusta, ali željela sam vam pružiti točno ono što ste tražili. Trebala sam prije nego što vam obećam provjeriti s kolegama i šefom. Evo što vam umjesto toga mogu ponuditi…”.

3. Uvrijedili ste nekoga

Bili ste u komunikaciji s kolegicom i nakon nekog vremena, stvari su se zahuktale. Rekli ste nešto što ju je jako povrijedilo. Možda u tom trenutku niste to mislili (ili ste i mislili, ali niste trebali tako reagirati), no da biste održali pozitivno radno ozračje i mir u uredu, potrebno je izgladiti stvari. Poanta je da se ne usredotočite na ono zbog čega je došlo do sukoba, već samo na to kako žalite što ste spomenuto rekli ili učinili.

Započnite sa sljedećim: “Shvaćam da te je povrijedilo ono što sam ranije rekla. Pogriješila sam što sam tako razgovarala s tobom i ponijela se neprofesionalno. Zaista mi je žao. Učinit ću sve da se ništa slično ne ponovi i da zadržim hladnu glavu u napetim situacijama”.

Sve spomenuto u ovom slučaju vrijedi za male trzavice u uredu. Ne odnosi se na seksističko, rasističko ili slično ponašanje. Tako ponašanje ne može se ispraviti jednom običnom isprikom.

4. Nositelj ste loših vijesti

Nitko ne želi dostavljati loše vijesti. A to može biti izrazito frustrirajuće ako morate prenijeti vijest koja je potpuno izvan vaše kontrole ili rezultat nečijeg lošeg poslovanja. No, ako ste na jednom od rukovodećih položaja, oboružajte se sa strpljenjem jer često ćete se naći upravo u takvim situacijama.

Ova vrsta isprike nezgodnija je od ostalih jer se obično ne radi o nečem za što ste direktno vi odgovorni.

Da biste situaciju riješili što brže i jednostavnije, najbolje je odmah prijeći na stvar. Tako ćete maksimalno minimalizirati pogrešku koja je donesena.

Pokušajte sa sljedećim: “Unatoč mojem uloženom naporu, žao mi je što vam moram reći da je vaš projekt/povišica/odluka o godišnjem odmoru odbijena. Razlog je trenutna situacija u vidu smanjenja proračuna/zapošljavanja/prioriteta. Nemojte dopustiti da vas spomenuta situacija obeshrabri. Doista cijenimo vaš doprinos timu i pokušat ćemo pronaći način da vam pokažemo koliko.

5. Zaboravili ste izvršiti zadatak

Iz nekog razloga potpuno ste zaboravili propustiti izvršavanje projekta do zadanog roka. Da stvar bude još gora, šef je spomenuto otkrio prije nego što ste uhvatili priliku da to popravite i obavite na vrijeme ili da ga o tome obavijestite. I nije niti najmanje sretan time. Dakle, u ovom slučaju važno je ne opravdavati se isprikom, priznati pogrešku i ponuditi konkretan rok kada ćete projekt privesti kraju.

Pokušajte sa sljedećim: “Žao mi je što sam propustila zadani rok. Shvaćam da sam time direktno ugrozila i cijeli svoj tim koji zbog toga trpi posljedice. Svoj dio posla mogu završiti do sutra tijekom dana. Hoće li to biti u redu ili biste željeli pogledati što imam do sada napravljeno?”

Nikada nije lako ispričati se, ali često je to jedino rješenje kako biste popravili, poboljšali ili ojačali odnose na radnom mjestu. Stoga budite autentični i iskreni i razgovarajte o tome što biste sljedeći put mogli učiniti bolje i drukčije, kako ne biste narušili odnose u tvrtki. Dobra isprika i dobar razgovor u ovim situacijama može doista puno pomoći.

Foto: Marvin Meyer / Unsplash