Kako napisati e-mail u kojem dajete otkaz

Odlazak s posla dolazi s valom emocija. Možda ćete osjećati olakšanje, snagu, samouvjerenost, a možda težinu, neizvjesnost ili krivnju. Nemojte se gristi, niste prva osoba koja je odlučila dati otkaz, a nećete biti niti posljednja. Otkaz ne znači da ste osobno podbacili, to samo znači da radno mjesto na kojem trenutno radite nije najbolji izbor za vas. Bez obzira na vaše osjećaje, morate poduzeti nekoliko konkretnih koraka. Jedan od njih je slanje e-maila o ostavci. Imamo par savjeta o tome kako ga napisati, ali prvo, pozabavimo se težim dijelom.

Što učiniti prije slanja e-maila o ostavci

Odlučili ste dati otkaz, ali još niste odlučili kada. Ne odgađajte otkaz jer vam se ne da sastati s poslodavcem da o tome raspravite. Zapošljavanje i otkazi su dio poslovanja.

Najprije zakažite sastanak s poslodavcem. Pošaljite poruku poslodavcu i dogovorite termin. Loše vijesti najbolje je dostaviti osobno i ne biste trebali dopustiti da vas strah od neugodnih emocija sputava u razgovoru. Mnogo je vjerojatnije da će razgovor licem u lice donijeti bolji rezultat. Prije nego što dođete na sastanak, svakako pripremite sve što želite reći.

Na samom sastanku neka bude profesionalno. Na sastanku se možete poslodavcu zahvaliti na pruženoj prilici i iskustvu, ali izostavite emocije iz toga. Drugim riječima, primarni cilj je dati poslodavcu do znanja da je ovo vaša konačna odluka i kada će vam biti posljednji dan.

Zatim ste spremni poslati e-mail o podnošenju otkaza.

Zašto je važno poslati e-mail o otkazu

Vaša e-mail o otkazu služi za ponavljanje i učvršćivanje svega što ste rekli na sastanku. Ovo nije vrijeme za emitiranje svih vaših pritužbi, nego više dokaz da je otkaz služben. To je također nešto opipljivo što se može koristiti za pravnu podršku i zagovaranje vas, ako je potrebno. Na taj način, ako vaša ostavka nije dobro prihvaćena i nešto se dogodi, recimo poslodavac pokušava uskratiti vašu posljednju plaću ili kaže da niste zapravo dali otkaz, možete reći: „Ne, sve je ovdje u pisanom obliku.“ Pokrili ste se.

Kako napisati službeni e-mail o ostavci

Kao i sastanak, redak predmeta e-maila za davanje otkaza trebao bi biti jednostavan, bez dodataka. Ovaj e-mail ima specifičnu i profesionalnu svrhu, stoga budite što izravniji i jasniji.

Predmet e-maila o otkazu

1. Koristite riječ “ostavka” u retku predmeta. Uostalom, ljudi su preplavljeni e-mailovima, a vi želite biti sigurni da će vaša dobiti pažnju koju zaslužuje.
2. Stavite svoje ime u redak predmeta. Opet, idealno je imati jasan, lako dostupan zapis o vašoj ostavci.
3. Ako želite, možete dodati datum retku predmeta. U suprotnom, izostavite bilo što drugo.

Što uključiti u e-mail o otkazu

E-mail o ostavci treba uputiti jednoj osobi: vašem poslodavcu.

Ako želite obavijestiti druge ljude da odlazite i podijeliti svoj e-mail, u redu je, ali učinite to u zasebnoj poruci – to je više oproštajni e-mail.

Primjer e-maila za podnošenje otkaza

Redak predmeta: Pismo ostavke – vaše ime

Draga Andrea,

Hvala vam na našem današnjem razgovoru, gdje sam vas obavijestila da će moj posljednji dan rada biti MM/DD.

Cijenim priliku kroz koju ste mi omogućili da radim ovdje i želim vam puno sreće u daljnjem poslovanju.

Hvala,

Vaše ime

E-mail o ostavci: Što treba izbjegavati

Način na koji ćete prilagoditi taj opći predložak ovisit će o vašem iskustvu u tvrtki. Na primjer, ako vam je bilo grozno i ne osjećate se dobro zahvaljujući poslodavcu, možete izostaviti dio sa zahvalama  i željama. Jedino što mail treba sadržavati su tvoje ime, izjava o ostavci, i tvoj službeni zadnji dan.

Najčešća pogreška koju ljudi čine je previše ležerna ili emocionalna poruka o ostavci. Bilo da se radi o dobrim ili lošim emocijama, želite to izostaviti. Ako volite svog nadređenog i želite to izraziti, možete poslati još jedan e-mail izvan službenog e-maila o otkazu ili razgovarati na Zoomu ili osobno. Također je vrijedno napomenuti da, u idealnom slučaju, ne biste trebali podnijeti ostavku dok ne znate početak rada na idućem radnom mjestu. Ponuda bi trebala biti potpisana i trebali biste znati svoj novi datum početka prije nego date otkaz na trenutnoj poziciji.

Kada poslati e-mail o otkazu

E-mail o otkazu trebali bi poslodavcu poslati nakon što obavite razgovor, idealno tijekom istog dana. Možete poslati e-mail o ostavci čim završi sastanak sa šefom, ali najkasnije u roku od 24 sata od tog sastanka. Ne govorite drugima svoje vijesti prije nego što to kažete svom poslodavcu jer kako kažu „dobra vijest se brzo širi, a loša još brže“.

Slanje e-maila o otkazu može se činiti zastrašujućim zadatkom, ali kada uzmete u obzir njegovu jedinu svrhu, zapravo je vrlo jednostavno. Važno je zapamtiti da ne ide svaka ostavka po planu – poslodavci se ljute ili tuguju ili ih nije ni briga – ali sve dok to rješavate profesionalno, obavili ste svoj dio posla. Neka vaš sastanak o podnošenju otkaza bude izravan i kratak, a vaš e-mail jasan i bez emocija.

Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).

Autor: S.D., Foto: Andrew Neel / Unsplash