Kako postaviti dobra pitanja na radnom mjestu i dobiti tražene informacije

Još su nas u školi učili kako ne postoje loša pitanja, ali znati kako postaviti pitanje s kojim ćete dobiti informacije koje će vam pomoći u poslu i karijeri moćna je vještina. Prava pitanja nisu ona koja prekidaju neugodnu tišinu, već ona koja otkrivaju uvide, pokazuju znatiželju i otvaraju vrata novim idejama i pametnijim odlukama.

U ovom članku istražit ćemo što čini pitanje „dobrim“, zašto je važno znati postavljati prava pitanja i kako to raditi u različitim situacijama.

Što razlikuje dobro pitanje od onih manje dobrih?

Dobro pitanje pokreće razgovor, otkriva nove uvide ili potiče ljude da malo dublje razmisle. Ono je jasno i lako razumljivo, bez zbunjujućih ili nepotrebnih detalja. Usmjereno je na određenu ideju ili cilj, što drugoj osobi olakšava da da promišljen odgovor.

Umjesto da zahtijeva jednostavan odgovor poput „da“ ili „ne“, ono potiče detaljnije odgovore, kreativno razmišljanje i stvarnu interakciju. Naravno, uvijek postoji jasna svrha pitanja. Bilo da tražite informacije, rješavate problem ili gradite odnos, vaša namjera usmjerava način postavljanja pitanja.

Primjerice, pitanje „Možemo li popraviti komunikaciju?“ prilično je neodređeno. No pitanje „Koje korake možemo poduzeti da poboljšamo komunikaciju unutar tima?“ potiče ljude na razmišljanje i pokazuje da stvarno tražite rješenje.

Različite vrste dobrih pitanja

Različite situacije zahtijevaju različite vrste pitanja. Razumijevanje kako koristiti otvorena pitanja, pojašnjavajuća pitanja, dodatna pitanja, pitanja koja potiču kritičko razmišljanje i tehnička pitanja može poboljšati vaše komunikacijske vještine u razgovorima, prezentacijama i radnim situacijama.

Otvorena pitanja

Otvorena pitanja počinju s “kako,” “što,” “zašto” ili “reci mi o” kako bi potaknula šire razmišljanje i omogućila istraživanje, detaljne odgovore i značajan dijalog. Poticanjem kreativnosti, otkrivanjem skrivenih detalja i pokazivanjem iskrenog interesa, otvorena pitanja grade bolji odnos nego jednostavna pitanja na koja se odgovara s “da” ili “ne.”

Kod oblikovanja otvorenih pitanja, fokusirajte se na određene teme kako bi odgovori bili relevantni i primjenjivi, te izbjegavajte vođena pitanja koja sugeriraju odgovor.

Primjeri:

• Koje strategije mislite da bi najbolje funkcionirale za ovaj projekt?
• Koje ste izazove uočili pri implementaciji ovog rješenja?
• Koji je bio vrhunac vašeg tjedna do sada?

Pojašnjavajuća i dodatna pitanja

Pojašnjavajuća i dodatna pitanja ključna su za potpuno razumijevanje onoga što se komunicira i za dublje istraživanje teme. Znanje kako postaviti dobra dodatna pitanja je važno, bilo da tražite pojašnjenje kada je nešto nejasno, dvosmisleno ili zahtijeva dodatni kontekst. Ova pitanja pokazuju vašu predanost razumijevanju i pomažu u izbjegavanju nesporazuma, čineći razgovore značajnijima.

Primjeri:

• Kada spominjete “poboljšanja učinkovitosti,” možete li pojasniti na što točno mislite?
• Dotaknuli ste se vremenskog okvira projekta, možete li objasniti razloge za postavljene rokove?
• Rekli ste da radite na nečemu uzbudljivom. Koji je dio toga do sada bio najzanimljiviji?

Pitanja koja potiču kritičko razmišljanje

Ova pitanja započinju sa “zašto” i “kako” kako bi se evaluirale ideje, argumenti ili odluke, izazivale pretpostavke, poticale refleksiju i ohrabrivala analiza. Korisna su za rješavanje problema, donošenje odluka i istraživanje različitih perspektiva.

Primjeri:

• Kako bi ovaj pristup utjecao na naše dugoročne ciljeve?
• Zašto mislite da je ova odluka bila ispravna za vas?

Tehnička pitanja

Tehnička pitanja su specifična i usmjerena na detalje, obično se koriste za prikupljanje informacija ili rješavanje problema u profesionalnim okruženjima. Upotrijebite ih u situacijama gdje je potrebna preciznost i stručnost na timskim sastancima, pri rješavanju tehničkih problema ili kada tražite pojašnjenje procesa.

Budite jasni i sažeti pri postavljanju tehničkih pitanja. Izbjegavajte žargon osim ako ste sigurni da ga publika razumije. Komplicirana pitanja razdijelite na manje dijelove kako bi ih bilo lakše odgovoriti.

Primjeri:

• Koji je prvi korak u rješavanju ovog problema i kako možemo testirati rješenje?
• Možete li me provesti kroz korake konfiguriranja softvera na serveru?

Kako postaviti dobro pitanje na radnom mjestu

Savladavanje umijeća postavljanja pitanja nije samo u formuliranju pitanja, radi se i o vremenu, jasnoći i načinu na koji sudjelujete u razgovoru. Evo nekoliko praktičnih savjeta za poboljšanje vaših vještina postavljanja pitanja:

Postavljajte jedno po jedno pitanje

Jednostavnost i jasnoća su ključni prilikom postavljanja pitanja. Jedno, dobro strukturirano pitanje je lakše razumjeti i odgovoriti na njega, dok pretrpavanje više pitanja odjednom smanjuje fokus i može dovesti do nepotpunih ili nejasnih odgovora. Postavljanjem jednog pitanja u isto vrijeme omogućujete promišljene i detaljne odgovore.

Primjer:

• Loše: „Kako se osjećate u vezi novog projekta i mislite li da će uspjeti ili će trebati prilagodbe?“
• Dobro: „Koji je vaš prvi dojam o novom projektu?“
  Slijedi: „Koje prilagodbe bi mogle poboljšati njegov uspjeh?“

Budite specifični, ali dajte prostora za odgovor

Dobra pitanja pronalaze ravnotežu između specifičnosti i otvorenosti. Ciljano pitanje pruža jasnoću, dok preusko ograničava raspravu.

Koristite široka pitanja za pokretanje diskusije ili prikupljanje općih mišljenja, ali se usredotočite na ciljana pitanja kada tražite detaljne povratne informacije ili rješavate konkretne probleme.

Ne prekidajte

Ljudi često trebaju trenutak da prikupe misli, osobito kod složenih ili neočekivanih pitanja. Prekidanje može učiniti da se osoba osjeća podcijenjeno i izgubi nit razmišljanja ili se povuče. Dopustite im da završe odgovor kako biste dobili potpuni i autentičan odgovor.

Nakon što osoba završi, napravite kratku pauzu od nekoliko sekundi. Taj mali trenutak može potaknuti dodatne uvide ili pojašnjenja.

Aktivno slušajte

Postavljanje dobrih pitanja je samo pola posla – aktivno slušanje odgovora jednako je važno. Aktivno slušanje pomaže razumjeti perspektivu govornika i formulirati smisleno sljedeće pitanje. Također sprječava ponavljanje pitanja ili zanemarivanje ključnih točaka.

Strategije aktivnog slušanja:

• Parafrazirajte: Sažmite njihov odgovor vlastitim riječima, npr. „Dakle, glavni izazov je vremenski okvir?“
• Reflektirajte: Priznajte njihova osjećanja ili perspektivu, npr. „Čini se da vam je ovo bilo frustrirajuće.“
• Postavljajte follow-up pitanja: Nadogradite njihov odgovor promišljenim pitanjem, npr. „Što mislite da bi moglo riješiti taj problem?“

Dobivanje potrebnih odgovora

Postavljanje dobrih pitanja je svestrana vještina koja se prilagođava različitim kontekstima. Razmatranjem publike, teme i okoline, možete kreirati pitanja koja rezoniraju i postižu željeni učinak.

Ključ je pristupiti svakoj situaciji s radoznalošću i namjerom. Budite jasni, precizni i strpljivi, prilagođavajući pitanja kontekstu i ciljevima razgovora.

Počnite vježbati ove tehnike u svakodnevnim interakcijama. Pokušajte postavljati otvorena pitanja u sljedećem razgovoru ili oblikovati promišljena dodatna pitanja na sljedećem sastanku. Što više vježbate, to će vaše vještine postavljanja pitanja postati prirodnije i učinkovitije.

Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).