Kako raditi s teškim kolegom

Svako radno mjesto ima svoje izazove, bilo da se radi o kratkim rokovima, učestalim uvođenjem novih softvera, nedovoljno resursa ili negativno radno okruženje… Problemi s teškim zaposlenicima mogu se proširiti na cijeli tim, negativno utječući na moral, produktivnost, pa čak i na kulturu tvrtke. U ovom ćete članku saznati kako prepoznati znakove problematičnog kolege te savjete kako se s tim nositi.

Tko se smatra teškim kolegom

“Teški kolega” je netko čije ponašanje stalno narušava dinamiku tima, usporava produktivnost ili stvara napetost na radnom mjestu. Ipak, važno je napomenuti da nije uvijek ispravno nekoga označiti kao problematičnog. Često se ljudi etiketiraju kao problematični kad im je zapravo potrebna savjetodavna pomoć, mentorstvo, trening ili jasnija komunikacija.

Kako prepoznati teškog kolegu

Evo nekoliko ključnih znakova:

• Ponašanje koje remeti rad: To može uključivati česta prekidanja na sastancima, upadanje drugima u riječ ili neprimjereni komentari.
• Nedostatak odgovornosti: Izbjegavanje obaveza, izgovori ili prebacivanje krivnje na druge.
• Negativan stav: Kronično prigovaranje, otpor prema promjenama ili pesimističan pogled koji spušta moral tima.
• Nerazvijene radne navike: Propuštanje rokova, neispunjavanje obveza ili kašnjenje.
• Preosjetljivo ili pretjerano samouvjereno ponašanje: Na primjer, nesrazmjerne reakcije na povratne informacije ili podcjenjivanje izazova i pretjerano obećavanje rezultata.

Iako ovakva ponašanja mogu otežavati radne odnose, oni su obično simptomi dubljih problema. Često proizlaze iz osobnog nezadovoljstva, nedostatka motivacije ili slabih međuljudskih vještina. Na primjer, zaposlenici se mogu često žaliti tražeći potvrdu ili izbjegavati odgovornosti, ili odgađati zadatke zbog straha od neuspjeha ili manjka motivacije.

Kako znati radi li se o obrascu ili jednokratnom problemu

Ponekad je “težak” kolega zapravo netko tko se bori s osobnim problemima.

Osobni problemi često se na suptilan, ali jasan način očituju u ponašanju zaposlenika. Znakovi uključuju vidljive promjene raspoloženja, neobjašnjive emotivne reakcije ili pad učinka koji nije u skladu s njihovim uobičajenim ponašanjem.

Na primjer, zaposlenik koji je inače pouzdan može odjednom postati neorganiziran ili početi propuštati rokove. Takve promjene mogu biti posljedica stresa, zdravstvenih problema ili obiteljskih izazova, zato pristupite s empatijom, ali i održavajte odgovornost.

Menadžeri bi trebali biti upoznati s beneficijama koje tvrtka nudi, uključujući i terapiju, kako bi mogli te informacije pružiti zaposleniku te omogućiti slobodno vrijeme za traženje pomoći, a istovremeno zadržati odgovornost zaposlenika za njegovo ponašanje i učinak.

Kako se nositi s teškim zaposlenikom

Odnos prema takvom kolegi zahtijeva strpljenje, empatiju i jasnu komunikaciju. Važno je rješavati te izazove što prije. Mnogi izbjegavaju teške razgovore ili dopuštaju da se mali problemi nakupljaju u veće, stvarajući okolinu u kojoj problematična ponašanja slobodno napreduju.

Kako voditi težak razgovor sa zaposlenikom

Bilo da je to rutinski sastanak ili razgovor o složenoj situaciji, ti razgovori, iako neugodni, pružaju priliku za raspravu o važnim pitanjima i pronalaženje rješenja.

Identificirajte problem i prikupite informacije

Prije nego što započnete težak razgovor sa zaposlenikom, odvojite vrijeme da jasno definirate problem i prikupite sve relevantne informacije. Bilo da se radi o problemu koji se tiče radnog učinka ili ponašanja, priprema je ključna.

Na primjer, umjesto nejasnog komentara poput „Čini se da si rastresen,” budite specifični: ukažite na propuštene rokove ili pad kvalitete rada. Konkretni dokazi usmjeravaju razgovor i otvaraju mogućnost istraživanja dubljih uzroka, poput sagorijevanja ili pak nerazumijevanje što se očekuje u određenoj ulozi.

Postavite jasne ciljeve

Razmislite o ishodu koji želite postići razgovorom. Želite li ispraviti ponašanje, objasniti novu politiku tvrtke ili adresirati problem s učinkom? Jasni ciljevi usmjeravaju razgovor i pomažu vam da kasnije procijenite njegov uspjeh. Ako želite poboljšati učinak, pobrinite se da točno znate koja se ponašanja trebaju mijenjati i kako izgleda uspjeh. Ta jasnoća održat će fokus razgovora.

Razumijevanje osobnosti zaposlenika

Način na koji pristupate teškom razgovoru ovisi o osobi s kojom razgovarate. Bilo da se radi o individualnom razgovoru ili grupnoj diskusiji s timom, razumijevanje perspektive primatelja je ključno. Prilagodite poruku i ton prema osobnosti zaposlenika i vašem odnosu s njim. Važan je i odabir vremena i mjesta — odaberite trenutak i okruženje koja minimiziraju smetnje i osiguravaju da vaša poruka bude dobro primljena.

Isplanirajte svoj pristup

Pripremite strukturiranu poruku ili okvir za razgovor. Korisno je imati unaprijed pripremljene ključne točke koje jasno komuniciraju vaše ciljeve za razgovor. Počnite s pozitivnom notom kako biste postavili konstruktivan ton, čak i ako je tema teška. To može smanjiti napetost i potaknuti na suradnju. Navedite ključne točke, dajte konkretne primjere i pripremite se za moguće reakcije razmišljajući unaprijed o tome kako ćete odgovoriti.

Vodite razgovor

Odaberite privatno i ugodno mjesto za siguran i otvoren razugovor. Počnite razgovor s činjenicama, a ne emocijama, i držite se konkretnih primjera kako ne biste zvučali optužujuće. Na primjer, umjesto da kažete: „Razočarana sam tvojim radom,” možete reći: „Primijetila sam da nisi ispoštovao rok na projektu X.” Postavljajte otvorena pitanja poput: „Što misliš da je uzrokovalo kašnjenje?” kako biste omogućili sagledavenje problema iz drugog kuta i potaknuli dijalog.

Praćenje

Ponekad jedan razgovor nije dovoljan da se problem u potpunosti riješi. Zato je potrebno  nastaviti pratiti ponašanje i učinak „problematičnog kolege“. To također pokazuje da ste vi, kao menadžer ili kao kolega, posvećeni njihovom razvoju, kao i razvoju tvrtke.

Dodatni savjeti:

Ostanite mirni i profesionalni

Pristupajte svakoj situaciji smireno, pazeći da vaše emocije ne utječu na prosudbu ili postupke. Emocionalne reakcije mogu pogoršati problem i otežati njegovo rješavanje. Profesionalan stav postavlja pozitivan primjer i pomaže vam kontrolirati situaciju.

Budite pravedni i dosljedni

Postupajte jednako prema svim kolegama i slične situacije rješavajte na dosljedan način kako biste održali povjerenje i izbjegli dojam pristranosti. Nedosljedni odgovori na probleme mogu izazvati nezadovoljstvo i narušiti odnose u timu.

Prakticirajte aktivno slušanje

Odvojite vrijeme da saslušate perspektivu svakog zaposlenika bez prekidanja, pokazujući im da ih poštujete i razumijete njegove brige. To ne samo da potiče bolju komunikaciju, nego zaposlenicima daje do znanja da su njihova mišljenja i stavovi bitni, što može dovesti do boljeg odnosa u timu i produktivnijeg rješenja.

Dokumentirajte sve

Vodite jasnu evidenciju o incidentima, interakcijama i koracima poduzetim za rješavanje problema. To osigurava odgovornost i pruža referencu ako je potrebna eskalacija. Pisani zapisi služe kao dokaz u slučaju da situacija zahtijeva intervenciju HR-a ili daljnje mjere.

Ako se ponašanje zaposlenika nastavi unatoč vašim naporima, a počne negativno utjecati na moral tima ili produktivnost — ili krši pravila tvrtke — vrijeme je da uključite HR ili viši menadžment.

Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).

Foto: Unsplash