Kako unaprijediti menadžerske vještine
Piše: Martina Lovaković
Bez obzira na vašu djelatnost, ulogu ili dužinu radnog staža, menadžerske vještine su presudne za svakodnevno izvrsno obavljanje radnih zadataka. Sve profesije zahtijevaju od nas da komuniciramo i surađujemo s ljudima, bili oni klijenti, potencijalni klijenti, kolege, dobavljači ili oni s kojima komuniciramo putem e-maila. A upravo vam menadžerske ili upravljačke vještine mogu pomoći da sa svima bolje surađujete, osobito ako se nalazite na vodećoj poziciji.
Kada razmišljamo o menadžerskim vještinama kao sposobnostima, često mislimo da bi njih trebali posjedovati isključivo oni na višim pozicijama ili menadžeri koji upravljaju većim brojem ljudi. U stvarnosti, spomenute vještine potrebne su vam u svakom trenutku karijere – pa čak i ako tek započinjete karijeru ili mislite da možda nikada nećete postati menadžer. Ustvari, velika je vjerojatnost da svakodnevno koristite menadžerske vještine, a da toga niste ni svjesni!
No, što su zapravo menadžerske vještine? Kako ih izgraditi i pokazati potencijalnim poslodavcima? Donosimo vodič koji ima odgovore na sva pitanja!
Što su menadžerske vještine i zašto su važne?
Menadžerske vještine važne bez obzira na to na kojoj razini se nalazite. Njima možete osigurati sreću i zadovoljstvo ljudi oko vas: vaših kolega, suradnika i šefova. Riječ je o praktičnim vještinama koje vam pomažu u planiranju, organiziranju i izvođenju bilo koje vrste projekata. Menadžerske vještine utječu na rad cjelokupne organizacije, garantiraju da posao teče glatko i da su svi ljudi zadovoljni.
Kako se krećete na pozicijama i kako vaša karijera napreduje, one postaju još važnije. Tada vaše odgovornosti uključuju i vođenje tuđih karijera – kao izravnog nadzornika i/ili vođe tima, uz obavljanje strateških i svakodnevnih poslova oko vašeg poslovanja.
Sa sigurnošću se može reći da je riječ o vještinama koje su postale još važnije za vrijeme pandemije koronavirusa kada su se organizacije bile prisiljene prilagoditi novim uvjetima rada i gospodarskim prijetnjama te su se oslanjale na one s dobrim upravljačkim sposobnostima kako bi pomogli svima u krizi.
Godinu dana nakon početka pandemije, tanka je granica između posla i života i iscrpljenosti nakon dugog radnog vremena. Sve to dovelo je do velikog burn-outa i činjenice da, iako je riječ o neizvjesnim vremenima, mnogi napuštaju radna mjesta i traže posao na kojima će se poštivati njihova radna prava.
Riječ je o uvjetima na tržištu koji se do sada nikada nisu dogodili, a upravo vam menadžerske vještine mogu pomoći spasiti radne dane zadržavajući najbolje kolege na sigurnom, u vašoj tvrtki.
Sedam najvažnijih menadžerskih vještina
Postoje mnoge vrste vještina koje se mogu smatrati dijelom dobrog upravljanja timom – bez obzira na to jeste li menadžer ili lider u svojoj tvrtki. Ovo su one ključne koje treba uzeti u obzir.
1. Vodstvo
Vodstvo je jedan od onih pojmova koji se dosta spominje i to često u vrlo nejasnom kontekstu pa ga je teško shvatiti. No, najbolje ćete ga razumjeti kada razmišljate o tome da možete biti lider kao vlasnik (projekta ili zadatka) ili kao mentor ili voditelj odjela (prema svojim mlađim kolegama).
Vaš posao kao vođe tima je isticanje onog najboljeg kod svakog. Pomažući im da preuzmu brigu o svojim ciljevima u karijeri, istovremeno osiguravate da su timski i poslovni ciljevi također ispunjeni.
Većina ljudi misli da je liderstvo osobina koja pripada onima koji ga prirodno posjeduju ili imaju viša znanja, ali to nije istina. No, liderstvo je vještina razmišljanja. Svatko može postati lider ako posjeduje odgovarajuće iskustvo i znanje. Danas nam je poznato da su autentičnost i povezanost s drugima također važni.
U nastavku donosimo neke od vještina koje će imati dobar vođa.
Postavljanje vizije
Kao sposoban vođa, ne samo da ćete imati viziju svog tima, već ćete im je na dobar način znati prenijeti. Time jamčite da vaši kolege, bez obzira na svoju ulogu, rade prema istim postavljenim ciljevima i razumiju kako se njihov rad i doprinos uklapa u poslovanje tvrtke.
Strategija je način na koji dolazite do vizije koju imate o timu i njihovom radu. Kao lider, trebali biste imati plan o tome koja će sredstva timu biti potrebna, za koje vještine im je potrebna dodatna edukacija ili mentorstvo, što trebaju raditi i kojih se vremenskih rokova moraju držati. Još jednom, ključno je uskladiti strategiju kako bi svatko shvatio da je ključni dio cjeline.
Zalaganje
Dobar vođa zalaže se za članove tima kada nisu u prisutni, a i predstavlja tvrtku svojim zaposlenicima kada je to potrebno. Primjerice, možda ćete morati uvjeriti vodstvo iznad vas da vašoj upravi podari novu ulogu ili povećanje plaće na temelju zadanih ciljeva rada i napredovanja u karijeri. Ili ćete možda morati kolegi objasniti odluke tvrtke na sastanku jedan na jedan kako biste se mogli osjećati ugodnije i dalje nastaviti s radom.
2. Komunikacija
Kao dobar komunikator, morate znati iznijeti informacije i argumente na jasan, lako razumljiv i uvjerljiv način – bilo da se radi o sastanku, komunikaciji putem e-maila ili prezentaciji.
Komunikacijske vještine omogućuju vam ne samo da možete dodijeliti projekte i postaviti očekivanja sa svojim timovima, već i pokazati kako pristupate zadatku ili situaciji. To im pomaže da uče iz vašeg razmišljanja i ulažu povjerenje u vaše liderstvo.
Dobre komunikacijske vještine uključuju sljedeće.
Verbalna komunikacija
Vještine verbalne komunikacije pomažu vam da jasno iznesete rasprave o viziji, strategiji, zadacima i očekivanjima na individualnim i grupnim sastancima sa svojim timom, kao i s kolegama u vašoj organizaciji, klijentima i svima drugima s kojima ste u interakciji.
Vještine verbalne komunikacije posebno su važne kada dajete konstruktivne povratne informacije svojim suradnicima – pobrinite se da je vaša komunikacija razumljiva, da ne bude pristrana te da uključuje jasna očekivanja o tome koji su sljedeći koraci za poboljšanje.
Pisana komunikacija
Vještine pisanja pomažu vašem timu da brzo shvati vaša gledišta ili uvide u pisanom obliku. Važno je dobro sastaviti e-mailove, izvješća i ostale oblike pisane komunikacije. Ključno je pokazati jasnoću, točnost i promišljene analize u vašoj pisanoj komunikaciji.
Neverbalna komunikacija
Ovaj podskup komunikacijskih vještina odnosi se na poruke koje šaljete govorom tijela. Na primjer, ako imate usredotočen, izravan pogled – osobito važan na sastancima putem Zooma – vaš tim zna da ste potpuno usredotočeni i da vas ne ometaju elektroničke poruke ili Slack.
3. Rješavanje problema
Problemi će se redovito pojavljivati u vašem poslu, bilo da se radi o pitanju ispunjenja vaših poslovnih ciljeva ili upravljanja međuljudskim odnosima u vašem timu.
Kao lideru, trebat će vam vještine rješavanja problema, ne samo za rješavanje svakodnevnih kriza, već i za vođenje kolega kroz sve probleme na koje naiđu.
Suočavanje s teškim situacijama može biti zastrašujuće i neugodno, ali zapravo može biti odlično iskustvo učenja i prilika za izoštravanje vaših vještina upravljanja.
Donosimo nekoliko vještina rješavanja problema koje morate imati kao dobar menadžer.
Empatija
Ponekad ćete morati pokazati duboko suosjećanje i slušati što vam govore kolege iz tima. Možda ćete morati slušati frustriranog kolegu, nezadovoljnog suradnika ili uznemirenog klijenta koji zahtijeva da se stavite na njegovo mjesto i shvatite uzroke i širinu problema iz njihove perspektive.
Većina se često boji unijeti emocije na radno mjesto, ali ponekad je teško ostaviti svoje emocije pred vratima. Važno je da ih prestanemo blokirati, već da ih prihvatimo jer nam mogu pomoći da budemo osobe koje bolje slušaju i vode timove.
Donošenje odluka
Nakon što prikupite sva relevantna mišljenja i podatke kako biste dijagnosticirali problem i razumjeli sve što se događa oko vas, morat ćete odrediti put kojim ćete voditi tim. Budite hrabri i nemojte se bojati riskirati. Upotrijebite novu taktiku prodaje u slučaju neispunjenih ciljeva ili primijeniti novu organizacijsku strukturu tima za rješavanje sukoba među članovima tima.
Brzo djelovanje
Iako se često zanemaruje, poduzimanje određenih radnji, u određenom roku, ključna je vještina rješavanja problema. Rano detektiranje i rješavanje problema obično znači da je problem spriječen na vrijeme. Koji god put odabrali, djelujte brzo i tako da strane imaju osjećaj da su njihove brige primarne i riješene na samom početku – to će dugoročno pomoći zadržati klijente i suradnike.
Proaktivno planiranje
Osobe koje imaju najbolje sposobnosti rješavanja problema postavljaju smjernice kako se isti problem više ne bi pojavio. U slučaju međuljudskih sukoba koji proizlaze iz, recimo, natjecanja među kolegama, rješenje je jasno postavljanje uloga i odgovornosti. U slučaju često propuštenih rokova, rješenje može biti uspostavljanje osobe zadužene za upravljanje rokovima.
4. Poštivanje različitosti
S porastom svijesti o sustavnim nejednakostima na radnom mjestu, pitanja različitosti došla su u prvi plan. U istraživanju provedenom 2021. godine 78% zaposlenika je izjavilo da im je važno da rade u organizaciji kojoj je prioritet raznolikost. Budući da lideri i menadžeri igraju ključnu ulogu u oblikovanju politike i kulture poduzeća, važno je da poštujete različitosti i da ih njegujete u svom timu.
U nastavku smo naveli neke vještine koje možete upotrijebiti u tom području.
Znatiželja
Znatiželja je vještina koja će vas voditi ka učenju novih praksa, a i vaš tim će profitirati jer će se osjećati sigurnima i bez straha izraziti svoje mišljenje te pitati ono što im nije jasno. Znatiželja će vas neprestano voditi tome da preispitujete sebe, svoja iskustva, znanje i perspektive. No, također sve navedeno u vašem timu i među vašim kolegama. U trenucima kada postavljate pitanja u timu, sugerirate timu da je u redu da i vi kao lider ne znate odgovore na sva pitanja, ali da ste spremni učiti i raditi na sebi.
Sposobnost stvaranja sigurnosti u timu
Vaša otvorenost i znatiželja mora vas voditi ka tome da se vaši mlađi kolege i osobe u timu ispod vaše pozicije osjećaju dovoljno sigurnima da s vama razgovaraju o svojim iskustvima. Jedan od poslova lidera uključuje i stvaranje sigurnog ozračja za vaše kolege kako bi mogli podijeliti s vama svoje brige, traume, krivnju ili pritužbe bez straha. To se teško postiže i potrebno je vrijeme, ali na kraju se sve svodi na to koliko je povjerenja među ljudima u timu.
Cjeloživotno učenje
Dobri lideri su oni koji znaju da za njih nikada ne prestaje učenje. Oni stalno ispituju svoje mogućnosti i uvijek ulažu u obrazovanje tijekom kojeg rješavaju probleme koji ih muče. Sve to dijele sa stručnjacima i kolegama te u slobodno vrijeme puno čitaju.
5. Sposobnost davanja i primanja povratnih informacija
Kada govorimo o vještinama upravljanja, odnosno o menadžerskim vještinama, uglavnom govorimo o tome kako pružiti povratnu informaciju. To je dio posla svakog menadžera. No, oni najbolji također znaju primiti informacije od svojih menadžera i drugih suradnika.
Pružanje povratnih informacija može biti osjetljiva tema, ali menadžeri imaju priliku postaviti ton razgovora dajući i primajući komentare konstruktivno i ljubazno te time stvarajući zdravu atmosferu oko onoga što je često neugodan dio posla.
Donosimo nekoliko vještina koje biste mogli vježbati za bolje davanje i primanje povratnih informacija.
Iskrenost
Davanje povratnih informacija može opterećivati, jer često nismo obučeni kako to učiniti na način na koji to druga osoba želi čuti. No, dobre menadžerske vještine zahtijevaju od vas da zatomite tu nelagodu kako biste iskreno i s potrebnim podacima dostavili povratne informacije.
Iskrenost i priznanje vlastitih pogrešaka može biti izvrstan način da pokažete svom timu da se greške događaju, stvarajući tako okruženje rada koje njeguje sretne zaposlenike i donosi bolje rezultate.
Konstruktivne informacije
Često razmišljamo o potrebnim informacijama samo u kontekstu rješavanja poslovnih zadataka, ali one također mogu pomoći u davanju povratnih informacija i određivanju načina na koji se primaju. Na primjer, jednostavno reći nekome da njegove sposobnosti pisanja nisu dobre, manje je uvjerljivo i djelotvorno od davanja konkretnog primjera – radi li se o lošoj gramatici, člancima koji nisu nikada dovršeni ili lošem stilu pisanja?
Poniznost
Izvrsni menadžeri, bez obzira na godine rada i ogromno iskustvo, shvaćaju da nitko nije savršen ili iznad nekoga. Uvijek rade na sebi kako bi poboljšali svoje vještine.
6. Project management (upravljanje projektima)
Vještine upravljanja projektima izvrstan su primjer menadžerskih vještina koje gotovo svi koriste u određenoj mjeri, bez obzira na svoju poziciju ili razinu znanja . U osnovi, upravljanje projektima uključuje planiranje, izvršavanje zadataka i praćenje svih dijelova projekta kako bi se osigurala visoka kvaliteta rada i poštivanje vremenskih rokova.
Da biste dobro obavljali poslove upravljanja projektima, važno je zadovoljiti vještine navedene u nastavku.
Dobro upravljanje vremenom
Morat ćete osigurati da vaš projekt slijedi prave vremenske rokove i da ih, ako dođe do kašnjenja, možete raspodijeliti drugim kolegama i riješiti u rekordnom roku. Upravljanje vremenom također podrazumijeva praćenje rada vašeg tima prema planiranim rasporedima.
Planiranje proračuna
Izvrsno obavljanje posla često nije moguće ako ćete premašiti budžet, odnosno ako si vaša tvrtka ili klijent ne mogu priuštiti pojedine stavke. Stoga je ključno doći do saznanja kako odraditi posao najkvalitetnije bez prelaska proračuna.
Raspodjela zadataka
Često je najvažniji dio upravljanja projektima usklađivanje proračuna i vremenskih rokova. Kada birate kolege ili suradnike za rad na određenim projektima i dodjeljujete zadatke, razmislite o sljedećem:
- Čija satnica može podržati proračun?
- Tko može isporuči zadatke u potrebno vrijeme?
- Čije znanje (ili drugi skup vještina) može najbolje podržati ovaj projekt?
- Čiji će ciljevi i ambicije u karijeri biti ispunjeni radom na ovom projektu?
- Tko se želi usavršiti radeći na ovom projektu?
Vjerovanje u svoj tim
Nakon što postavite svoj tim iz snova, odredite proračun i razdoblje potrebno za izvršenje svih zadataka, vrijeme je da znate kada je potrebno povući se.
Menadžeri, osobito oni koji su na početku karijere upravljanja, često žele sve poslove odraditi sami jer misle da to mogu učiniti brže. Iako to u nekim slučajevima može biti točno, dugoročno može biti i štetno za tim.
Naime, ako gomilate zadatke i sve želite odraditi sami, postat ćete preopterećeni i vaš tim nikada neće dobiti priliku naučiti nove stvari. Dobar menadžer znat će koje poslove može prenijeti i kome i kako najbolje iskoristiti svoje vrijeme na način koji podržava cjelokupno izvršavanje projekta.
7. Emocionalna inteligencija
U konačnici, biti dobar menadžer svodi se na jednu stvar: emocionalnu inteligenciju, koja znači da ste sposobni biti svjesni svojih i tuđih emocija te da u skladu s tim znate regulirati svoje postupke i reakcije.
Emocionalnu inteligenciju možete zamisliti i kao empatiju. To ne znači da ne morate biti profesionalni, već da znate pokazati i primijeniti emocije ljudskosti u radnom okruženju.
Emocionalna inteligencija uključuje sljedeće vještine.
Svijest
Prvi korak emocionalne inteligencije je prepoznavanje emocija i dobra reakcija u skladu s njima. Dobar menadžer bit će dobro upoznat sa svojim osjećajima i raspoloženjem te znati kako sve to utječe na njihov rad, komunikaciju i odnose. Također, važno je biti pronicljiv i osjetljiv na tuđe emocije – bilo da se radi o kolegi, lideru koji se nalazi iznad vas, klijentu ili korisniku proizvoda ili usluga. Ako radite u skladu s emocijama u tom trenutku, bit ćete učinkovitiji u postizanju svojih ciljeva, a vaš tim će vas u tome podržati.
Ranjivost
Ne želimo isticati ranjivost kao vještinu, ali u kombinaciji s hrabrošću, ona zasigurno jest jedna od vještina. Odaberite koliko želite biti ranjivi, s obzirom na vašu osobnost i odnos s nadređenima, ali to što ste otvoreni prema svom timom o borbama koje ste pretrpjeli ili strahovima i brigama koje imate jače će vas povezati s timom. Ranjivost je ključ povjerenja. Omogućuje vašem timu da vas upozna na dubljoj razini.
Odgovornost
U trenucima kada obavljate menadžerske poslove, imate veliku odgovornost prema vašem timu. U slučaju da pogriješite, nemojte se libiti ispričati kolegi koji se nalazi na poziciji ispod vas. Možda ste postavili previsoka očekivanja? Budite iskreni i priznajte da ste pogriješili.
Odavanje pohvale
Tko ne voli biti pohvaljen zbog dobro obavljenog posla? No, također, važno je pronaći prave riječi kako bi posao nastavio ići u dobrom smjeru. Nije dovoljno samo reći: “Dobar posao!” ili: “Lijepo napravljeno!”. Budite konkretni kako bi vaš kolega znao da ste zaista primijetili njegovu upornost i kvalitetan rad i da to uvelike cijenite.
Menadžerske vještine su nešto na čemu vjerojatno nikada nećete prestati raditi – vaše će se sposobnosti mijenjati kako mijenjate radno mjesto, karijeru, titule i odgovornosti. No, uz ovaj vodič možete dobiti polaznu točku kako o njima razmišljati, kako ih poboljšati te kako one mogu utjecati na vaš budući veći iskorak u karijeri.
Foto: Marten Bjork / Unsplash
