Zašto, kada i kako šefu reći “ne”

Piše: Martina Lovaković

Ako ste ovih dana pod velikim stresom, a dodatni zahtjevi vašeg šefa izazivaju u vama paniku, vrijeme je da osvijestite da ne možete tako dalje i da ćete morati uvesti promjene u vaš način rada. Osjećate se zagušeno velikom količinom posla, a svakim novim zadatkom kao da vas sve više steže u prsima. Zidovi vašeg ureda kao da vam se sve više približavaju i guše vas još više.

Shvaćate da bi bilo najbolje da ne preuzimate novi zadatak od svog šefa jer već duže pokušavate riješiti nekoliko važnih projekata. A novi projekt od vas dodatno zahtjeva i neke nove vještine kojima bi se trebali posvetiti jer se s njima do sada niste susreli. Vaš odgovor “ne” u potpunosti vam se čini opravdanima, no hoće li i vaš šef pomisliti isto?

Ako ste se ranije susreli s razgovorom sa šefom u kojem vam je dao do znanja da mu u posljednje vrijeme često odgovarate s “ne”, vjerojatno vam nije bilo ugodno jer ste oduvijek mislili da ste timski igrač koji će učiniti sve za boljitak kolega i tvrtke. No, postoji li granica i što ako ona bude prijeđena? Ako vas šef nije osvijestio činjenicu da ste pretrpani poslom, možda biste trebali nešto učiniti da mu to date do znanja. Ali ovdje budite oprezni, ne smijete ugroziti vašu karijeru!

To ne znači da od sada na dalje morate na sve odgovarati potvrdno, već da vaš odgovor “ne” mora zvučati produktivnije i odgovornije prema vašim kolegama, poslodavcu i tvrtki.

Postoje li valjani razlozi za reći šefu “ne”?

Naravno da postoje. Ne možete si priuštiti rad na nekoliko zahtjevnih zadataka jer nemate dovoljno vremena sve njih odraditi jednako kvalitetno. Smatrate da će tako trpjeti i vaši kolege, ali i sama tvrtka. No, sve to možda “ne čuje” vaš šef i uvjeren je da se radi o lošim izgovorima.

Prije nego što bilo što učinite, postavite si sljedeća pitanja:

• Radim li već na nekoliko visoko prioritetnih zadataka koji mi ne ostavljaju dovoljno vremena za ovaj?
• Ima li ovaj projekt veći prioritet od ostalih?
• Mogu li svoj posao preraspodijeliti kolegama?
• Mogu li neke svoje zadatke nižeg prioriteta staviti na čekanje dok radim na ovom novom projektu?
• Ako nemam dovoljno vještina potrebnih za izvršenje ovog zadatka, mogu li ih brzo steći?
• Jesam li jedina osoba u tvrtki koja ima potrebne vještine za izvršiti ovaj zadatak? Drugim riječima, oslanja li se moj poslodavac isključivo na mene?

Pogrešni razlozi za reći “ne” šefu

Postoje situacije kada ne biste trebali reći “ne” šefu. Koliko god vam se oni čine valjanima i opravdanima, neće biti dobro prihvaćeni. U nastavku donosimo nekoliko pogrešnih primjera u koje ne biste nikada trebali navoditi.

Projekt je previše izazovan

Ako imate potrebne vještine za rad i znate da možete projekt uspješno privesti kraju, nemojte ga odbiti samo zato što će proces biti naporan i iscrpljujuć. Naime, vaš šef očekuje da se potrudite i to će znati cijeniti. A ako projekt odbijete jer smatrate da biste za njegovo izvršenje trebali uložiti dosta truda, ispast ćete neodgovorni i kao osoba na koju se ne može osloniti.

Projekt ne pripada u opis mog posla

Sve dok imate sve potrebne vještine za izvršavanje zadataka, odbijanje jer je on izvan opisa vašeg posla jednostavno je pogrešno.

Projekt je usred mog godišnjeg odmora, planiranja vjenčanja…

Nikada nemojte svoj osobni događaj staviti ispred svog posla. Naravno da postoje iznimke, no ako se vrijeme izvršenja projekta podudara s vašim slobodnim vremenom, pokušajte razgovarati s poslodavcem i riješiti sve na obostrano zadovoljstvo.

Dobri razlozi da kažete šefu “ne”

Ako je vaš šef razuman, razumjet će da postoje razlozi zbog kojih biste odustali od zadatka ili projekta. U nastavku donosimo situacije u kojima možete reći “ne”.

1. Ako ste upravo dovršili plan projekta i shvatili da nemate dovoljno sati u danu, a onda ni dana da ga uspješno privedete kraju, neophodno je reći šefu da njegova očekivanja nisu realna. Bolje je odmah objasniti zašto je navedeni rok nerazuman nego šutjeti i na kraju propustiti privesti zadatak kraju.

2. Ako preuzimanje novog projekta znači zanemarivanje svih ostalih poslova koje morate privesti kraju, recite šefu “ne”, ali pritom obavezno objasnite zašto. Šef će odrediti prioritete i olakšati vam posao. Znat ćete što se očekuje od vas, rasteretit će vas posla i osloboditi vrijeme za privatni život.

3. Ako ne posjedujete potrebne vještine za obavljanje projekta, ne preostaje vam ništa drugo nego odbiti projekt uz obrazloženje da bi netko taj isti projekt obavio brže i bolje. Razgovarajte sa šefom na vrijeme i recite da biste željeli u budućnosti raditi na takvim projektima. Postoji mogućnost da vam šef ponudi tečaj ili seminar na kojem ćete naučiti sve potrebno i tako steknuti novo znanje i vještine.

Kako reći “ne” šefu

Isključite obavijesti elektroničke pošte u trenucima kada radite posao koji od vas zahtijeva visoku dozu koncentracije. Nikad nemojte odgovarati na nove e-mailove kada ste pod stresom zbog trenutnog obavljanja posla.

A nakon toga, temeljito objasnite svoje razloge zbog kojih ste odbili zadatak. Nikada nemojte predugo čekati da to učinite. Budite pošteni i dajte šefu priliku da projekt dodijeli nekom drugom. Neka mu tijekom razgovora bude jasno da ste o tome detaljno razmišljali.

Ako ste kvalificirani za obavljanje svih zadataka na projektu, postoji velika vjerojatnost da će vam šef pomoći u raspodjeli poslova kako biste mogli sve zadatke bez imalo stresa privesti kraju.

Ako je razlog odbijanja rada na projektu taj što nemate dovoljno vremena raditi na njemu, pripremite se unaprijed i predstavite šefu izvještaj o napretku ostalih projekata. Možda se čak i ne sjeća koliko zadataka vam je dodijelio ili možda ni ne zna da ste toliko opterećeni poslom (ako vam je netko drugi dodijelio zadatke).

U slučaju da će posao kojeg obavljate svakodnevno patiti zbog preuzimanja novog projekta, objasnite sve svom šefu. Cijenit će vašu iskrenost i spremnost da i dalje uspješno obavljate zadatke iz projekata na kojima trenutno radite.

Ako nemate dovoljno znanja i vještina za izvršavanje zadataka na novom projektu, priznajte to svom šefu. Bilo bi gore pretvarati se da nešto znate, kada za to niste kvalificirani.

Zaključak

Trik je pružiti nekakvo objašnjenje. Ne, ne morate pritom opravdavati svaku svoju odluku, to je ipak nepotrebno gubljenje vremena i uvreda vašem radu. Ali rečenica “zato što sam ja tako rekla” neće uroditi plodom. Dakle, sljedeći put kad vas nadređeni zamoli da nešto učinite, a vi to morate odbiti, objasnite u dvije do tri rečenice zašto projekt morate odbiti i predložite rješenje.

Navođenje razloga ne samo da olakšava vaš rad, već i vašem nadređenom daje malo više uvida u ono čime se trenutno bavite. Ako priznate da trenutno imate previše posla kojeg jedva raspoređujete po danima, možda će on uskočiti da vam olakša i posao raspodijeli nekim vašim kolegama kako biste se vi mogli bolje usredotočiti. Ili ako kažete da se ne osjećate spremno odraditi projekt do kraja, možda će oformiti tim koji će vam pomoći u onome što vam slabije ide.

Dakle, samo naprijed, izgovorite tu strašnu riječ od dva slova. Recite to prvo sami sebi u ogledalo, uvježbajte govor i držanje tijela – što god će vam pomoći da se osjećate dovoljno samopouzdano da preuzmete odgovornost za sebe i poslove koje obavljate.

Ako u konačnici šef negativno reagira na vašu odbijenicu i nema nimalo razumijevanja prema vama, shvatite to kao jasan znak da počnete tražiti novi posao.

Foto: Icons8 Team / Unsplash