Kako uspješno očistiti prepunu e-poštu nakon novogodišnjeg odmora?
Piše: Antonia Kulić
Nakon zasluženog odmora za vrijeme božićnih praznika, povratkom na posao mnoge nas dočeka prepun inbox. Kako čitanje, brisanje i odgovaranje zahtjeva izuzetnu posvećenost, organizaciju i samim time mnogo vremena,donosimo nekoliko savjeta kako hrpu mailova riješiti što efikasnije i bez stresa. Isto tako, predlažemo vam da navedene savjete primjenjujete svakodnevno kako bi vaš inbox uvijek bio čist.
1. Odvojite vrijeme za čišćenje mailova
Da biste uspješno riješili prepunu poštu, morate biti svjesni da će vam trebati određeno vrijeme da biste u tome uspjeli. Stoga, umjesto da multitaskate, odvojite određeno doba u vašem radnom danu isključivo za organizaciju vaše e-pošte.
2. Procijenite pristiglu poštu
Kako biste znali koliko će vam vremena oduzeti čišćenje vašeg inboxa, prvo letimično pogledajte kakve mailove primate. Već po predmetu maila, datumima i pošiljateljima možete steći uvid u sljedeće:
Koje vrste e-poruka dobivate redovito? Jesu li to mailovi vašeg šefa ili vama bliskih osoba?
Koliko često dobivate mailove?
Koliko je od tih mailova spam?
Jeste li često dio lančanih mailova?
Koji su predmeti poruka? Jesu li specifični? Daju li vam informacije o sadržaju poruke?
Odgovaranjem na ova pitanje itekako ćete otkriti vaše navike po pitanju primanja i odgovaranja na e-poruke.
Primjerice, ako se u vašoj e-pošti nalazi više neželjene pošte iliti spamova, nego one vezne uz vaš posao, to je problem kojeg prioritetno trebate riješiti. Ako čuvate poruke mjesecima bez provjere, to je problem s odugovlačenjem. No, najbitnije od svega, sve je to lako popravljivo uz nekoliko trikova koje vam otkrivamo u nastavku.
3. Očistite neželjenu poštu
Među mailovima koje najčešće dobivate pored onih koji su vam važni za posao, nalazi se i neželjena pošta. To su obično poruke od neidentificiranih pošiljatelja, obavijesti s društvenih mreža i pretplate. Ove tri kategorije su ono čega se trebati riješiti u vašoj e-pošti. Budite sigurni da ćete se iznenaditi koliko vam je inbox manje zatrpan, nakon što to učinite. U nastavku vam donosimo obrazloženja.
Neidentificirani pošiljatelji
Poruke od neidentificiranih pošiljatelja nemojte ni otvarati jer osim što je riječ o spamu, postoji mogućnost da je riječ i o virusu. Ako primijetite da često dobivate ovakav tip poruka, svakako ih prijavite prije samog brisanja kako se više ne bi pojavljivale.
Obavijesti s društvenih mreža
Kako je račun od e-pošte najčešće uvezan s društvenim mrežama poput Twittera, Facebooka, Instagrama, LinkedIna, često ćete dobivati obavijesti poput „Imate 25 novih sljedbenika“, „XY je komentirala vaš post“. S obzirom na to da iste obavijesti primate i na mobilnom uređaju, odvojite vaš mail od društvenih mreža kako ne biste više primali ove obavijesti, koje su vam zaista beskorisne.
Pretplate
Svi redovito primamo obavijest od omiljenih časopisa, trgovina, popusta, ponuda za putovanja i slično. Iako se među mailovima od pretplate nalaze oni koje zasigurno čitate, veća je vjerojatnost da većinu njih stavite u smeće. Kako biste se riješili nepotrebnog više zapitajte se:
Koliko često otvarate mailove od pojedine pretplate?
Ako ih otvorite, koliko često ih zapravo čitate?
Odgovaranjem na ova pitanje, vrlo jasno ćete znati odrediti s čega se trebate „unsubscribati“.
4. Organizirajte se
Nakon uspješnog rješavanja neželjene pošte, vrijeme je da se bacite na organizaciju mailova bitnih za vaš posao. Ovisno o tome koliko ste ljubitelj tehnologije, donosimo vam dva prijedloga.
- Kategorije i oznake
Ako ne volite koristiti aplikacije, organizirajte važnost vaših mailova kreiranjem mapa. Sukladno tomu, možete kreirati kategoriju „važno“, „razno“ i slično tomu. Isto tako, ako želite dodatno pojednostaviti označite mailove koji su vam bitni. Ovisno o programu, najčešće je to crvena, zelena ili žuta zastavica.
2. Aplikacije
Ljubiteljima tehnologije preporučujemo instaliranje alata Inbox by Google, koji vam omogućuje brzo pretraživanje i sinkronizaciju u skladu s datumom. Isto tako, Boomerang, proširenje Gmaila, omogućuje vam zakazivanje slanja e-pošte i slanje ažuriranja kada trebate odgovoriti, ako već niste. Aplikacija Cloud Magic omogućuje vam da odgodite stavke na koje želite odgovoriti kasnije.
