Organizacija vremena – 7 savjeta kako pronaći vrijeme za sve

Približava nam se kraj ljeta, dani su kraći, i svi bismo mogli imati koristi od malo detaljnijeg proučavanja stvari na našim popisima obaveza kako bismo stigli napraviti sve što želimo u danu. U nastavku donosimo sedam savjeta koji će vam pomoći da očistite svoj raspored i napravite više vremena za ono što vam je važno.

Provjerite obveze i pratite svoje vrijeme

Ne možete stvarno pročistiti svoj raspored ako ne znate što sve radite u danu – a to uključuje sve one stvari na vašem poslovnom kalendaru i sve one koje nisu. Ako želite kvalitetnije provoditi svoje vrijeme, morate shvatiti kako ga sada provodite. Mnogi nisu ni svjesni na koji način im prolazi dan.

Preporučujemo da pratite što radite i u koje vrijeme nekoliko dana pomoću aplikacije, proračunske tablice ili komada papira. Nakon što ste objektivno sagledali na što odlazi vaše vrijeme, možete početi sortirati.

Usrećuje li vas onaj sat joge srijedom? Što je s onom serijom koju često gledate? Je li stvarno svaki petak za koktele? Želite li nastaviti sa svim tim stvarima ili je to postala rutina? Razmislite što stvarno želite, napravite vremena i posvetiti se svojim ciljevima. Ako vodite dnevnik vremena postoji velika mogućnost da shvatite da ste za vrijeme koje ste proveli listajući društvenim mrežama mogli raditi nešto produktivnije ili nešto u čemu istinski uživate.

Očistite sastanke i zadatke koji se ponavljaju

Jednom kada znate što je na vašem kalendaru, možete i trebate se zapitati zašto. Koja je svrha svake stvari ovdje? Treba li nešto promijeniti? Ključ je u tome da se ne bojite obrisati obveze s kalendara.

Počnite s ponavljajućim sastancima, koji vrlo lako mogu preuzeti vaš kalendar. Ako ste inicijator ponavljajućeg sastanka, potičemo da zastanete i zapitate se: “Ima li ovo još uvijek smisla? Ostvarujem li ono što sam naumila? Jesu li ljudi angažirani i daju li svoj doprinos? Ako su odgovori na ova pitanja negativni, razmislite o otkazivanju sastanka, kraćem ili rjeđem sastajanju ili o slanju relevantnih informacija putem e-pošte.

Čak i ako niste glavni, još uvijek možete nešto poduzeti. A ako to učinite predlažući rješenja, a ne samo postavljajući pitanja ili predstavljajući probleme, to čini da izgledate kao da ste uloženi u ono što radite. Ako se radi o sastanku kojeg ne organizirate vi, zatražite dnevni red i ako postoji nešto što biste trebali pročitati ili biti spremni raspraviti kako bi sastanak bio kraći i produktivniji.

Razvrstajte stvari po važnosti i hitnosti

Ako ste pratili svoje vrijeme, ali imate problema s razmišljanjem o tome što bi trebalo ostati, a što bi trebalo otići, predlažemo korištenje matrice upravljanja vremenom. Ideja je sortirati aktivnosti prema važnosti i hitnosti i staviti ih u jedan od četiri kvadranta:

Kvadrant I: Važno i hitno. Uključuje stvari kao što su krize, sastanci u zadnji čas za važne rokove.

Kvadrant II: Važno, nije hitno. Uključuje stvari poput strateškog planiranja, postavljanja dugoročnih ciljeva.

Kvadrant III: Nije važno, ali hitno. Uključuje stvari poput određenih e-poruka, telefonskih poziva, sastanaka i događaja.

Kvadrant IV: Nije važno i nije hitno. Uključuje stvari kao što su besmisleno listanje po društvenim mrežama, prekomjerno gledanje TV-a do čega vam zapravo nije stalo.

Tada zapravo morate odrediti što trebate učiniti više, a što manje kako biste bili što produktivniji. Na primjer, mogli biste se iznenaditi kada otkrijete da većina vaših dnevnih aktivnosti spada u kvadrant III i IV, pa bi vaš cilj mogao biti smanjiti ih kako biste napravili mjesta za aktivnosti u kvadrantima I i II.

Raspodijelite zadatke suradnicima

Postoji li zadatak na poslu koji biste mogli delegirati? Kao upravitelj, mogli biste raspodijeliti zadatke nekom od svojih suradnike. Ali čak i ako niste na vodećoj poziciji, razmislite o malim načinima na koje biste mogli učiniti isto. Provodite li sate ručno ažurirajući bazu podataka ili sustav? Bi li bilo moguće surađivati ​​s inženjerom kako bi se pronašao automatiziraniji proces?

Blokirajte vrijeme

Dio čišćenja vašeg rasporeda je pronalaženje strategija za sprječavanje da ponovno postane neuredan – baš kao što biste to učinili da organizirate fizički prostor. Preporučujemo da blokirate dijelove vremena u svom kalendaru kada nećete biti dostupni za odgovaranje na e-poštu ili telefonske pozive ili za prisustvovanje sastancima. Možete ga koristiti za izradu strategije na višoj razini ili fokusirano projektno vrijeme. Budući da je već rezerviran i vidljiv na vašem kalendaru, sprječava druge stvari da se nakupljaju i ometaju vrijeme koje vam je potrebno.

Možete riješiti i druge potrebe ovom strategijom. Ako, na primjer, napuštate ured uznemireni i zabrinuti, preporučujemo da blokirate zadnjih 30 ili 45 minuta. Možete izbjeći istrčavanje odmah nakon sastanka i dati si priliku da se opustite i lakše prijeđete u svoje privatno vrijeme.

Ne zaboravite na stanke

Upravljanje vremenom ne znači samo ugurati onoliko posla koliko je ljudski moguće u svoj raspored. Također se radi o pravljenju mjesta za stvari koje nisu vezane uz posao i one koje vam omogućuju da napunite baterije.

Želite svjesno odabrati vrijeme prekida rada, razmislite što je to što vas stvarno opušta? To može biti priroda, vježbanje, čitanje, prijatelji, umjetnost, kuhanje ili bilo što drugo u čemu uživate.

Nije da nužno morate unijeti vrijeme stanke u svoj kalendar, samo zapamtite da bi to trebao biti namjeran dio jednadžbe. Imamo tendenciju popunjavanja otvorenog prostora s onim što se od nas traži.

Razmislite o budućim sastancima

Kad govorite o četvrtku za tri tjedna, lako je pomisliti: “Oh, naravno da sam slobodna, zvuči sjajno!” i ubacite ga u svoj kalendar bez razmišljanja hoćete li i tada biti tako uzbuđeni.

Ali kada razmišljate o nečemu u budućnosti, zapitajte se biste li to učinili sutra. Znate koliko energije sada imate i pretpostavite da će sutra biti prilično slično. To vam omogućuje da budete malo razboritiji. Ukratko, ako ne biste bili uzbuđeni da to učinite danas ili sutra, vjerojatno nećete biti uzbuđeni da to učinite za tri mjeseca, stoga donesite svoje odluke u skladu s tim.

S tim u vezi, upozoravamo na stvaranja navike otkazivanja planova u zadnji čas. Ako ste se obvezali učiniti nešto i ako je to s ljudima koje cijenite, možda biste ovo trebali tretirati kao iskustvo učenja. Podsjetite se da ovo nije dobar osjećaj i kako to mogu izbjeći u budućnosti.

Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za elektroničke medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).

Autor: S.D., Foto: Unsplash