Poslovni sastanak – kako ga organizirati u 8 koraka

Poslovni sastanak važan je za razmjenu ideja između timova, unutar tima ili između poslovnih partnera. Njime potvrđujemo očekivanja i razmjenjujemo ciljeve organizacije. No, organizacija uspješnog poslovnog sastanka nije nimalo laka. Ona zahtjeva pomnu pripremu i uvažavanje različitih potreba.

Znanje kako organizirati sastanak može biti od presudne važnosti za njegov uspjeh te vam može pomoći u daljnjem planiranju jednako učinkovitih poslovnih sastanaka. A to su oni kroz koje se razmjenjuju informacije koje će vam pomoći u daljnjoj komunikaciji i ostvarenju ciljeva te one koje će vam pomoći da se držite rasporeda i u budućnosti.

U nastavku ćemo razraditi detaljan plan kako uspješno organizirati sastanak, koje su prednosti njegove pripreme te koje korake poduzeti kako bismo poslovni sastanak bio uspješan na obostrano zadovoljstvo.

Prednosti organizacije poslovnog sastanka

Kroz organiziranje poslovnih sastanaka i pripremanje za njih unaprijed možete uživati u nekoliko prednosti.

Organiziranjem poslovnog sastanka unaprijed možete uštedjeti vrijeme na traženje materijala i opreme neposredno prije i za vrijeme sastanka. Također, ono vam omogućuje da točno znate o kojim temama želite razgovarati i kada o njima želite razgovarati.

Organizacija poslovnog sastanka može pridonijeti suradnji unutar tima i pomoći vam u razmjeni informacija i prikupljanju povratnih informacija. Možete unaprijed odrediti svoje prioritete za poslovni sastanak i strukturirati ga na učinkovit način.

Kako organizirati poslovni sastanak u 8 koraka

U nastavku donosimo popis koraka za organiziranje uspješnog poslovnog sastanka.

1. Definirajte svoje ciljeve

Prvi korak u organiziranju poslovnog sastanka je definiranje njegove svrhe. Razmislite je li održavanje poslovnog sastanka potrebno ili biste isti taj cilj mogli postići Zoom pozivom, putem e-maila ili telefonskim razgovorom.

Ako je sastanak neophodan za postizanje vašeg cilja, odredite koje informacije želite razmijeniti tijekom njegova trajanja. Planirajte sastanak kako biste prenijeli informacije, donijeli odluku u komunikaciji s vašim s timom, riješili problem, razvili odnose sa suradnicima ili klijentima ili podijelili ideje. Nakon što odredite cilj poslovnog sastanka, možete početi s njegovim planiranjem.

2. Odlučite tko će prisustvovati sastanku

Koga ćete pozvati na poslovni sastanak može ovisiti o njegovoj svrsi. Ako je njegov cilj razmjena ideja, razmislite o tome da pozovete veću grupu ljudi umjesto da održite manji sastanak.

Sastanci kojima je cilj rješavanje problema i donošenje određenih odluka zahtijevaju manji popis sudionika. Kada definirate konačni popis sudionika sastanka, možete razmotriti tko bi mogao pružiti najbolji uvid u raspravu, na koga bi tema mogla najviše utjecati i kome su potrebne informacije kako bi ispunio svoje odgovornosti.

3. Dodijelite uloge i odgovornosti

Ako je potrebno, dodijelite uloge ili odgovornosti sudionicima sastanka. To im može pomoći da razumiju svoj specifični fokus i doprinose svojim aktivnostima sastanku.

Možda imate više ljudi s istom ulogom koji bi mogli surađivati kako bi ispunili svoje zadatke. Određivanje posebnih odgovornosti može poboljšati učinkovitost sastanka i angažman sudionika.

Ovo su neke uobičajene uloge koje možete dodijeliti:

Voditelj: Osoba koja obično planira sastanak. Odgovorna je za odlučivanje o ciljevima, dnevnom redu i sudionicima sastanka.

Supervizor: Vodi raspravu tijekom sastanka i osigurava da se tim pozabavi svim dijelovima problema. Pomaže cijelom tim da se međusobno bolje razumiju i osigurava da svi slušaju voditelja sastanka.

Zapisničar: Zapisničar vodi bilješke tijekom sastanka, bilježi važne ideje, odluke i zaključke. Sastavlja bilješke u standardnom formatu i distribuira ih nakon sastanka.

Mjeritelj vremena: Mjeritelj vremena regulira ritam sastanka, osiguravajući da ostane unutar planiranog vremena i pokrećući raspravu učinkovitim tempom. Također mogu upravljati opremom ili vizualnim pomagalima, kao što su bijele ploče ili dijaprojekcije.

Suradnik: Tijekom sastanka, suradnik nudi doprinos raspravama. Predstavlja ideje imajući na umu dnevni red i svrhu sastanka. Također, regulira ritam sastanka, osiguravajući da ostane unutar planiranog vremena, pokrećući raspravu učinkovitim tempom. Može upravljati opremom ili vizualnim pomagalima, kao što su projektori ili ploče za pisanje.

Stručnjak: stručnjak je pozvan na sastanak kako bi podijelio svoje znanje o određenoj temi.

4. Odaberite mjesto i vrijeme

Ispitajte dostupnost sudionika kada planirate vrijeme poslovnog sastanka. Pokušajte održati sastanak unutar planiranog vremenskog okvira kako biste zadržali pozornost sudionika i povećali njihov angažman.

Odaberite relevantno i prikladno mjesto poslovnog sastanka koje će ići u korist svim sudionicima sastanka. Možete odabrati mjesto ovisno o njegovoj veličini, pristupačnosti, udobnosti i mogućnostima opreme koja će vam možda biti potrebna. Rezervirajte mjesto sastanka unaprijed kako biste bili sigurni da mu možete pristupiti u zakazano vrijeme.

5. Razmotrite različite potrebe

Uzmite u obzir različite potrebe sudionika pri planiranju svakog aspekta sastanka. Razmotrite koliko često vašem timu treba odmor, kako obrađuju i prenose informacije i kako zadržati angažiranost svih koji prisustvuju sastanku. Uključivanje različitih aktivnosti tijekom sastanka može pomoći u rješavanju svih problema i pitanja.

Uzmite u obzir pristupačnost pri odlučivanju lokacije i pripremi materijala. Možete pozvati sudionike da podijele svoje potrebe s vama prije sastanka ako bi to željeli.

6. Pripremite dnevni red sastanka

Napravite unaprijed cijeli dnevni red za svoj sastanak. Razmislite hoćete li to planirati tjedan, dan ili jutro prije. Razmislite o čemu želite razgovarati i odredite kako želite strukturirati sastanak.
Možete pružiti demonstraciju sudionicima sastanka, podijeliti se u male grupe za raspravu, provesti ankete, imati gosta govornika ili koristiti vizualna pomagala za poticanje interesa za teme sastanka. Sastavite sve materijale i opremu koju planirate koristiti u svojoj prezentaciji.

Možete izraditi i pisani nacrt koji će vam pomoći da strukturirate sastanak i zadržite njegov fokus. Odlučite koliko vremena želite posvetiti svakoj temi. Dnevni red može uključivati naslov sastanka, vrijeme, datum, mjesto, stavke rasprave i uloge sudionika.

7. Podijelite materijale unaprijed

Obavijestite sudionike o sastanku tako što ćete im poslati pozivnicu putem e-maila. Razmislite i o slanju važnih materijala unaprijed, poput dnevnog reda i vaših očekivanja.

Te materijale možete poslati nekoliko dana ili tjedan dana prije sastanka, a oni će pomoći sudionicima da budu produktivniji tijekom sastanka.

Slanje materijala prije sastanka također vam može omogućiti da razjasnite nesporazume i predvidite pitanja. Od sudionika možete zatražiti povratne informacije o tome kako poboljšati sastanak ili što uključiti kako biste mogli napraviti manje prilagodbe prije toga.

8. Pošaljite sažetak sastanka

Nakon sastanka pošaljite e-mail svakom sudioniku kako biste saželi informacije koje ste pokrili. To će vam pomoći naglasiti važne točke rasprave i zaključke.

Možete ih koristiti da podsjetite svoj tim na njihove odgovornosti ili zadatke donesene tijekom sastanka. Možete se pozabaviti i time trebate li zakazati dodatne sastanke.

Savjeti za organizaciju sastanka

U nastavku donosimo najbolje savjete za planiranje učinkovitog sastanka.

Zadržite fokus sastanka

Zadržite fokus sastanka osiguravajući da se razgovori odnose na informacije koje prezentirate. Razmislite o pripremi tema za raspravu kako biste potaknuli relevantne i produktivne razgovore između sudionika. Time će poslovni sastanak ostati unutar planiranog vremena te će osigurati da svi sudionici napuste sastanak s korisnim informacijama.

Koristite različite metode za unaprjeđenje sastanka

Možete koristiti različite metode kako biste sastanku dali dinamičnost i održali angažman. Na primjer, možete odrediti vrijeme za raspravu kako biste prikupili ideje od svakog sudionika.

Također, možete se osloniti na kratke igre kojima ćete povećati interes i prenijeti informacije na kreativan način. Razmotrite koje tehnike najbolje funkcioniraju s ciljevima i sudionicima sastanka.

Uključite vrijeme za pitanja

Prilikom zakazivanja sastanka pokušajte uključiti vrijeme za pitanja koja bi sudionici mogli imati. Na kraju sastanka pitajte ima li pitanja i ponudite pojašnjenje. To vam daje priliku da razjasnite sve eventualne nesporazume tijekom sastanka. Možete pozvati sudionike da vam se kasnije obrate s pitanjima kojih se sjete, a mogu vam ih poslati e-mailom.

Bilježite važne stvari

Zapišite glavne bilješke nakon sastanka ili dodijelite jednoj osobi da vodi bilješke tijekom sastanka. Bilješke možete zapisati ručno ili koristiti računalo i pohraniti ih kako biste ih mogli kasnije detaljno proučiti.

Vođenje bilješki može vam pomoći da prepoznate potrebne obrasce s prošlih sastanaka, identificirate uobičajena pitanja ili nedoumice i poboljšate svoju strategiju za buduće sastanke. Bilješke možete podijeliti sa svakim od sudionika sastanka.

Autor: M.V., Foto: Dylan Gillis / Unsplash