Kako poboljšati komunikaciju sa zaposlenicima

Piše: Martina Lovaković

Želite li unaprijediti svoje poslovanje i imati zadovoljne zaposlenike u svom timu – orijentirajte se na to da poboljšate međusobnu komunikaciju. Ako se nalazite na poziciji menadžera i trenutno nemate redovite individualne sastanke sa svojim zaposlenicima, propuštate priliku da svima u svom timu pomognete odraditi posao na najbolji način. Zaposlenici iznimno cijene “jedan na jedan” sastanke jer smatraju da im posvećujete vrijeme, želite čuti njihovo mišljenje te s vama mogu podijeliti svaku svoju zabrinutost.

S druge strane, i vi biste mogli imati velike koristi od ovakvih razgovora. Naime, mogli biste se dublje povezati s ljudima koji rade za vas, a radite li u velikoj tvrtki, možda s nekima od njih ni nemate čestog izravnog doticaja. Ovako ćete se međusobno bolje upoznati, a bit ćete i bolje upućeni u odrađivanje projekata. Informacije o njima dobit ćete uvijek iz prve ruke.

Važnost odrađivanja ovih sastavaka je golema. Tako možete kontrolirati tijek rada i projekata te u konačnici i uspjeh svojih zaposlenika. Riječ je o jedinstvenoj prilici da međusobno gradite odnos te da se pritom ispune vaša obostrana očekivanja.

No, kod “jedan na jedan” razgovora iznimno je važno da oni budu odrađeni na pravilan način. A to je onaj najproduktivniji, koji će polučiti i najviše uspjeha. Naime, vođeni tim ciljem, važno je da zapravo zaposlenik upravlja sastankom, odnosno da upravo on priča 80% vremena.

Pa kako možete ovakav tip sastanaka iskoristiti kao najdragocjenijih 30 minuta u tjednu?

Pitanja za sastanak sa zaposlenicima

Ključ uspjeha je da zaposlenici podijele ono što imaju na umu, a da vi znate postaviti prava pitanja koje će unaprijediti rad tvrtke. U nastavku donosimo nekoliko onih koje biste trebali staviti na sam vrh popisa!

1. Kako ste?

Umjesto da odmah prijeđete na stvar i “bacite” se na posao, započnite sastanak uvodom, odnosno lakšim temama.

Upitajte zaposlenika kako se osjeća u poslovnoj zajednici, ali i privatno. Iako ćete možda biti u iskušenju da odmah prijeđete na teme vezane za posao, pogotovo ako ste pod pritiskom da završite projekt, odvojite vrijeme za privatan razgovor. On će vam dati uvid u to kako se osjeća vaš zaposlenik na poslu i izvan njega.

Na samom početku razgovora pokušajte postići pozitivne vibracije i opuštenu atmosferu koja će sigurno utjecati na cijeli tijek razgovora.

2. Imate li novosti vezane za teme s našeg posljednjeg sastanka?

Prije nego što se okrenete novim temama, pokušajte riješiti zaostatke s prijašnjih sastanaka. Uklonite ih s popisa kako biste se mogli posvetiti novim stvarima na listi prioriteta. Nakon toga, slobodno se posvetite onome za što smatrate da je najhitnije za riješiti.

3. Na što ste trenutno fokusirani?

Zaposlenike treba poticati na to da znaju odrediti prioritete što se tiče rada na projektima jer će jedino u tom slučaju ispuniti i svoja i vaša očekivanja.

Kao šef, ovo pitanje možete koristiti kako biste bili sigurni da je nečiji rad usklađen s ciljevima tvrtke koje ste ranije zajedno postavili ili je na putu da te iste ciljeve uskoro i postigne.

Ovim načinom osiguravate svojim zaposlenicima primjeren rast i razvoj te stjecanje vještina koje su im potrebne kako ne bi zauvijek ostali na istom nivou, već kako bi se razvijali i napredovali do bolje pozicije.

4. Jeste li preopterećeni poslom?

U današnje vrijeme nije neuobičajeno da previše vremena provodimo za računalom, a posao odrađujemo i kod kuće. U nekim slučajevima čini se da bi mogli provesti i cijeli dan za računalom i posao još uvijek ne bi bio gotov.

Preporučuje se da vi kao šef učinite sve kako biste pokazali suosjećanje prema svojim zaposlenicima. Neki ljudi se bolje nose s teškim i zahtjevnijim zadacima, dok drugima treba podrška ili lakši posao.

Ovaj razgovor pomoći će vam da u budućnosti možda drukčije podijelite zaduženja prema zaposlenicima.

5. Kako se osjećate obavljajući svoj posao?

Iako vam se na prvi pogled čini da bi ovo pitanje moglo biti primjerenije za postaviti na kraju godine, upravo suprotno – postavite ga ranije i otkrijte potencijalna problematična područja.

Budite sigurni da je vaš zaposlenik zadovoljan s ulogom koju obavlja i napretkom koji postiže. Jedino tako imat će mogućnost za napredak, a vaša tvrtka korist od njegova rada.

6. Koji su nedostaci tima s kojim surađujete?

U praski se često pokazalo da odgovor na ovo pitanje mogu bolje ponuditi zaposlenici nego sam menadžer koji s njima usko surađuje. Naime, zaposlenici imaju bolji uvid u sam projekt i u to kako tim funkcionira.

Traženje perspektive zaposlenika o tome kako možete unaprijediti poslovanje i kako sam tim može bolje surađivati, donijet će vam još bolje rezultate i brže postignuće ciljeva.

7. Imate li pitanja o (projektu, poslovanju tvrtke…)

Ovo je prava prilika da ispitate zaposlenika treba li više informacija o projektima, detaljima tvrtke, politici poslovanja, nekim etičkim načelima tvrtke ili bilo koje drugo pitanje za koje smatrate da je trenutno aktualno.

U ovom slučaju važne su sve aktualnosti tvrtke ili krizne situacije koje se događaju. Možda je tvrtka pod povećalom javnosti zbog nekog događaja pa zaposleniku treba više informacija o tome kako će istupiti u javnosti. Ili je netko iz tima nedavno napustio radno mjesto.

8. Odgovara li vam ovakav tip sastanaka/razgovora?

Čak i ako ste uvjereni da je ovakav način pojedinačnih razgovora s vašim zaposlenicima učinkovit i uspješan, oni se možda ne osjećaju tako. Stoga je presudno povremeno provjeriti i utvrditi je li ovakva struktura razgovora obostrano korisna. A ako se vaš zaposlenik izjasni negativno, uvijek se nadovežite pitanjem što možete promijeniti u vezi toga, kako bi se sastanci održali na obostrano zadovoljstvo.

Ako vam se do sada ovakav način razgovora činio suvišnim (pogotovo u okruženjima gdje posao funkcionira savršeno), on je zapravo i više nego neophodan u svim aspektima rada.

U trenucima kada svi projekti napreduju ili kada posao ne ide kako treba, trebali biste se redovito sastajati s ljudima s kojima radite. Ne samo da ćete biti bolje upoznati s poslom i moći ćete reagirati odmah kada se problem pojavi, već ćete bolje upoznati ljude s kojima radite.

Povratne informacije od vaših zaposlenika ključne su za njihov rast i razvoj, ali jednako tako i za vas. Zadovoljni i sretni zaposlenici odrazit će se sigurno i na posao, a zaposlenike koji s uzbuđenjem i veseljem obavljaju posao, svaki šef bi želio zadržati u svojoj radnoj okolini.

Foto: CoWomen / Unsplash