Previše se ispričavate na poslu? Evo što možete reći umjesto “oprosti”

Isprika je znak profesionalnosti kada pogriješimo, no prečesto izgovaranje riječi „oprosti“ može ostaviti dojam nesigurnosti. Naučite kako se izražavati samouvjerenije, postaviti granice i komunicirati bez nepotrebnog osjećaja krivnje.

Riječ „oprosti“ često izgovaramo gotovo automatski. Ispričavamo se kada postavimo pitanje, zatražimo pomoć, iznesemo drukčije mišljenje ili ne odgovorimo odmah na poruku. Iako su pristojnost i uvažavanje drugih važni u svakom poslovnom okruženju, pretjerano ispričavanje može utjecati na način na koji nas kolege i nadređeni doživljavaju.

Naravno, kada napravimo pogrešku, propustimo važan rok ili svojim postupkom nekome otežamo posao, iskrena isprika potpuno je opravdana. Međutim, problem nastaje kada se ispričavamo i onda kada za to zapravo nema razloga.

Dobra vijest je da male promjene u svakodnevnoj komunikaciji mogu napraviti veliku razliku. Umjesto da se neprestano opravdavate, možete naučiti izražavati zahvalnost, jasno komunicirati svoje potrebe i pokazati profesionalnost bez umanjivanja vlastite vrijednosti.

1. Umjesto „Oprostite što kasnim s odgovorom“, recite „Hvala na strpljenju“

Pretrpan raspored, sastanci i brojne obveze dio su svakodnevice mnogih zaposlenika. Ipak, često osjećamo potrebu ispričati se svaki put kada na poruku ne odgovorimo odmah.

Ako niste prekršili dogovoreni rok ili zanemarili hitan zahtjev, nema potrebe započinjati komunikaciju isprikom.

Umjesto: „Oprostite što tek sada odgovaram.“

Recite: „Hvala ti na strpljenju. U nastavku šaljem informacije koje ste tražili.“

Na ovaj način pokazujete poštovanje prema vremenu druge osobe, ali pritom ne stvarate dojam da ste učinili nešto pogrešno.

2. Umjesto „Oprostite što smetam“, recite „Imate li nekoliko minuta?“

Koliko ste puta kolegi pristupili riječima „Oprosti što smetam“ prije nego što ste postavili sasvim uobičajeno poslovno pitanje?

Takav početak razgovora može sugerirati da je vaš zahtjev nepotreban ili da nečije vrijeme vrijedi više od vašega.

Umjesto: „Oprostite što smetam, mogu li Vas nešto pitati?“

Recite: „Imate li nekoliko minuta za kratko pitanje?“ ili „Kada bi Vam odgovaralo da prođemo kroz ovaj zadatak?“

Ovakva formulacija pokazuje da poštujete tuđe obveze, ali i da prepoznajete važnost vlastitog posla.

3. Umjesto „Oprosti, možda je glupo pitanje“, jednostavno postavite pitanje

Strah od toga da ćemo ispasti neinformirani često nas navodi na nepotrebno opravdavanje. Zato pitanja započinjemo rečenicama poput „Možda je ovo glupo pitanje“ ili „Oprostite ako je ovo već objašnjeno“.

No postavljanje pitanja nije znak nesposobnosti. Naprotiv, traženje pojašnjenja može spriječiti pogreške i pridonijeti kvalitetnijem obavljanju zadataka.

Umjesto: „Oprostite, možda je glupo pitanje, ali kako ovo funkcionira?“

Recite: „Možete li mi pojasniti kako ovaj proces funkcionira?“ ili „Želim biti sigurna da sam dobro razumjela zadatak.“

Jasno postavljeno pitanje ostavlja profesionalniji dojam od pitanja koje unaprijed umanjujete.

4. Umjesto „Oprostite, ali ne slažem se“, recite „Imam drukčiji prijedlog“

Različita mišljenja sastavni su dio kvalitetne poslovne suradnje. Ipak, mnogi zaposlenici osjećaju potrebu ispričati se prije nego što izraze neslaganje, osobito kada razgovaraju s nadređenima.

Važno je zapamtiti da pristojno neslaganje nije nepristojnost.

Umjesto: „Oprostite, ali mislim da to nije najbolje rješenje.“

Recite: „Razumijem Vaše razmišljanje, no predložila bih drukčiji pristup.“ ili „Imam još jednu ideju koju bismo mogli razmotriti.“

Tako otvarate prostor za konstruktivnu raspravu, a da pritom ne umanjujete vrijednost svojeg mišljenja.

5. Umjesto „Oprostite što ne mogu“, recite „Trenutačno nemam kapaciteta“

Postavljanje granica jedna je od važnijih poslovnih vještina, ali mnogima je upravo odbijanje dodatnih zadataka posebno neugodno.

Kada ne možemo preuzeti novu obvezu, često se osjećamo dužnima ponuditi opširno opravdanje i nekoliko puta se ispričati.

Umjesto: „Stvarno mi je žao, oprostite, ali neću to stići napraviti.“

Recite: „Trenutačno radim na prioritetnim zadacima i ne mogu preuzeti dodatnu obvezu u zadanom roku.“

Ako je potrebno, možete ponuditi alternativu: „Mogu se tome posvetiti u četvrtak“ ili „Možemo li zajedno odrediti što je trenutačno prioritet?“

Profesionalnost ne znači pristajanje na svaki zahtjev. Ona uključuje i realnu procjenu vlastitih mogućnosti.

6. Umjesto „Oprostite što opet pitam“, recite „Željela bih dodatno razjasniti“

Ponekad je za razumijevanje složenog zadatka potrebno više razgovora ili dodatnih informacija. To ne znači da ste nepažljivi ili nedovoljno sposobni.

Umjesto: „Oprostite što te opet gnjavim oko istog zadatka.“

Recite: „Željela bih razjasniti još jedan detalj kako bih zadatak mogla kvalitetno završiti.“

Takav način komunikacije naglašava vašu odgovornost i usmjerenost na rezultat, umjesto osjećaja krivnje zbog traženja pomoći.

7. Umjesto „Oprosti što sam te prekinula“, recite „Voljela bih se nadovezati“

Na sastancima se često dogodi da više osoba želi iznijeti svoje mišljenje. Iako je važno ne upadati drugima u riječ, ne morate se ispričavati svaki put kada poželite sudjelovati u raspravi.

Umjesto: „Oprostite što upadam, samo bih nešto dodala.“

Recite: „Voljela bih se nadovezati na ovu temu.“ ili „Mogu li dodati još jednu perspektivu?“

Naravno, ako ste nekoga doista prekinuli usred izlaganja, kratka isprika sasvim je primjerena. No samo sudjelovanje u razgovoru ne zahtijeva opravdavanje.

Zašto se toliko često ispričavamo?

Pretjerano ispričavanje može biti povezano sa strahom od sukoba, željom da ostavimo dobar dojam ili potrebom da nas drugi prihvate. Ponekad je riječ o navici koju smo razvili tijekom godina, a da je više ni ne primjećujemo.

Osobe koje se često ispričavaju nerijetko pokušavaju izbjeći mogućnost da ih drugi dožive kao zahtjevne, nepristojne ili nedovoljno susretljive.

Međutim, stalno opravdavanje može imati suprotan učinak. Kada svaku svoju potrebu, pitanje ili prijedlog popratimo isprikom, postoji mogućnost da drugima nenamjerno šaljemo poruku kako nismo sigurni u ono što govorimo.

To ne znači da trebamo postati hladni, nametljivi ili prestati voditi računa o osjećajima drugih. Cilj je pronaći ravnotežu između ljubaznosti i samopouzdanja.

Kada je isprika ipak potrebna?

Važno je naglasiti da riječ „oprosti“ nije nešto što bismo trebali potpuno izbaciti iz poslovnog rječnika.

Kada napravimo pogrešku, ne ispunimo dogovor, povrijedimo kolegu ili svojim postupcima izazovemo problem, iskrena isprika pokazuje odgovornost i emocionalnu zrelost.

U takvim situacijama najbolje je jasno priznati pogrešku, bez nepotrebnog opravdavanja, te ponuditi konkretno rješenje.

Primjerice: „Žao mi je što nisam dostavila izvještaj u dogovorenom roku. Završit ću ga do 14 sati i ubuduće ranije javiti ako procijenim da bi moglo doći do kašnjenja.“

Takva isprika ima stvarnu vrijednost jer pokazuje da razumijete posljedice svojih postupaka i spremni ste preuzeti odgovornost.

Kako se riješiti navike pretjeranog ispričavanja?

Za početak pokušajte nekoliko dana obratiti pozornost na situacije u kojima izgovarate riječ „oprosti“. Zapitajte se jeste li doista napravili nešto pogrešno ili se samo osjećate neugodno zato što nešto tražite, postavljate pitanje ili izražavate svoje mišljenje.

Prije nego što se ispričate, zastanite i razmislite možete li istu poruku prenijeti zahvalom, jasnim pitanjem ili konkretnom izjavom.

Ne morate preko noći promijeniti način komunikacije. Dovoljno je početi s jednom ili dvije situacije koje se često ponavljaju.

Zapamtite: ne morate se ispričavati zato što imate pitanje, trebate pomoć, drukčije razmišljate ili postavljate razumne granice.

Ljubaznost i samopouzdanje ne isključuju jedno drugo. Upravo suprotno, kada naučite komunicirati jasno, smireno i s poštovanjem, pokazujete da cijenite i druge i sebe.

Članak je objavljen u sklopu projekta “Osnaživanje žena na tržištu rada” koji sufinancira Agencija za medije (Fond za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih medija).

Foto: Unsplash