Savjeti za menadžere: kako voditi tim koji radi na daljinu
Piše: Martina Loaković
Mnogi i dalje zbog pandemije uzrokovane koronavirusom rade od kuće, a velik broj tvrtki za isto će se odlučiti i nakon završetka pandemije. I dok se neki vrlo lako mogu prilagoditi novonastaloj situaciji, timovi koji uključuju veći broj ljudi morat će zajedničkim snagama doći do rješenja kako najbolje funkcionirati i prilagoditi se novo normalnoj situaciji.
Spomenuto se najviše odnosi na menadžere koji u ovoj situaciji nemaju privilegiju voditi timove licem u lice. A ono što je odlično funkcioniralo u zajedničkom uredskom prostoru, sada može i ne mora biti jednako učinkovito kod komunikacije putem video poziva i grupnih chatova.
Ako ste menadžer koji pokušava što bolje voditi svoj tim uz novu ulogu virtualnog vođe tima, niste sami. Uz svoj svakodnevni posao, trebali biste osigurati da se svi u vašem timu osjećaju ugodno, da znaju da u svakom trenutku imaju podršku i da su povezni. Jedino će tako u ovim drukčijim uvjetima rada postići uspjeh.
Vjerojatno ste se susreli s brojnim nedoumicama koje vas muče, a mi donosimo šest savjeta koji će vam pomoći da uspješno vodite svoj tim koji radi daljinu.
1. Vodite tim uz visoku dozu empatije
Imajte na umu da se ova situacija razlikuje od brojnih dosadašnjih tijekom kojih je netko od zaposlenika odlučio jedan ili dva dana provesti radeći od kuće. Riječ je o novom načinu života koji zahtijeva određene prilagodbe koje nekim ljudima neće biti ni najmanje jednostavne.
Jedna od najvećih promjena koje su se dogodile u načinu rada je jedna nova dinamika obavljanja radnih zadataka. Postoje obitelji koje se moraju suočiti s novom situacijom. Odjednom su svi kod kuće. Djeca pohađaju online nastavu, dok roditelji pokušavaju u isto vrijeme raditi. Važno je uzeti u obzir i to da možda nema svatko privilegiju privatnosti kod kuće i da ne postoje odvojeni radni prostori za partnere i djecu.
Kada osvijestite činjenicu da nikome nije lako jer se svi moraju prilagoditi nizu novih okolnosti, moći ćete pravilno upravljati članovima vašeg tima. Budite obzirni i pokušajte se svakome prilagoditi. Obvezno komunicirajte na dnevnoj bazi o novim načinima rada.
Zajedničkim snagama i razmišljanjem pokušajte doći do najboljeg rješenja. Također, usmjerite pažnju i na osjećaje svoga tima i upitajte ih biste li im vi mogli dodatno pomoći da se prilagode ovoj novoj situaciji.
Izrazite suosjećanje i istaknite kako vam je jasno da im nije lako. Vaša pažnja mogla bi pozitivno utjecati na cijeli tim. Potaknite ih na povratne informacije kako biste zajedno mogli mijenjati ono što nije dobro i pronaći nova rješenja.
2. Povežite se licem u lice putem računala
Ne vole svi biti ispred kamera, posebice kada pritom dodate ostale članove obitelji, kućne ljubimce, djecu i nemogućnost pronalaska mirnog prostora u svrhu obavljanja video poziva. Nekim ljudima ova situacija neće biti nimalo laka pa čak i nemoguća.
No, budući da osobna komunikacija trenutno nije opcija, preporučuje se uključiti web kameru prilikom sudjelovanja u konferencijskim pozivima. Web kamera će omogućiti svim članovima tima određenu povezanost, pa čak i ako se ona odvija putem računala.
Imati mogućnost vidjeti izraze lica, kimnuti glavom u znak slaganja ili podići obrvu kada želite prenijeti poruku da vam nešto nije jasno ili da ste zbunjeni, presudno je za uspješan rad. Posebno kada pokušavate upravljati timom remotely.
Kao voditelj tima možete podijeliti s drugima da namete ništa protiv da se povremeno čuju pozadinski zvukovi tijekom obavljanja video poziva ili da se dogode neka druga ometanja. Ionako i uvjeti rada u uredu nisu sto posto idealni i uvijek nešto može smetati kolegi koji je trenutno udubljen u posao i potrebna mu je veća doza koncentracije. Bitno je da timovi kroz video pozive usvoje osjećaj za novo normalno.
Naravno, također je u redu povremeno učiniti iznimke i dopustiti kolegama da u nekim situacijama drže kamere isključenima.
3. Ne ustručavajte se komunicirati
Ako ste nervozni i ne znate komunicirate li dovoljno ili previše s timom, imajte na umu jedno – postoji velika razlika u konstantnim provjeravanjima vašeg tima (koja nikako nisu dobrodošla ni korisna) i pružanjem podrške timu kako biste bili sigurni da imaju sve potrebne uvjete za rad na projektima.
Dobra i učestala komunikacija je važna, pogotovo dok se nalazite na udaljenim mjestima i ne možete provoditi brze sastanke u uredu. Kolege koji nisu navikli raditi remotely mogli bi se osjećati nepovezano i samo. U tim trenucima nastupate vi, jer uz male promjene u vašoj rutini možete uvelike pomoći u suzbijanju tog osjećaja.
Usredotočite se na davanje stalnog feedbacka koji će držati ljude angažiranima. Pružanjem potpore u vidu slanja e-mailova ili odrađivanjem pojedinačnih sastanaka, možete pomoći da se svi osjećaju sigurnije i da brže napreduju radeći na zadacima.
4. Koristite prave alate kako biste ostali u kontaktu
Postoje mnoge platforme i alati putem kojih se možete bolje povezati sa svojim zaposlenicima. Za odličnu suradnju i rad na većim projektima koji uključuju više zaposlenika ili odjela, odlična je platforma Microsoft Teams. Za razmjenu poruka možete koristiti Slack.
Rad remotely drukčije utječe na svaki tim, a budući da nisu svi jednaki, komunikacija putem video poziva ili chata u svakoj tvrtki će izgledati drukčije. Stoga je iznimno važno da se upoznate sa što više različitih komunikacijskih alata i saznate kako ih možete najbolje iskoristiti.
Nakon toga pomirite se s tim da će uslijediti razdoblje prilagodbe dok ne utvrdite što vama i vašem timu najbolje odgovora. Ne ustručavajte se pokušati i pomirite se s time da ćete i pogriješiti. Primjerice, isprobajte Zoom i Google Hangouts te Slack, a zatim pitajte članove tima što im najviše odgovara i uz koji pristup su produktivniji.
Obratite se i ostalim menadžerima u vašoj tvrtki kako biste usporedili bilješke i razmijenili ideje. Uz međusobnu podršku mogli biste puno toga naučiti, a situacija će sigurno biti obostrano korisna.
5. Potaknite tim na kratke pauze tijekom dana
Mnogi se teško prilagođavaju radu od kuće, a kao najveći nedostatak navode osjećaj tijekom kojeg misle da moraju biti stalno dostupni, da stalno moraju provjeravati elektroničku poštu ili paziti kako ne bi propustili telefonski poziv. Stoga je odmah u početku nužno razgovarati sa svojim timom da je u redu ne odgovoriti na e-mail nakon završetka radnog vremena i da u svim situacijama mogu postupiti jednako kao i radeći u uredu.
Rad kod kuće razlikuje se najviše po tome što bi mogli doslovno ostati za računalom cijeli dan i raditi. Bez ikakvih interakcija s kolegama ili vanjskim svijetom. To može dovesti do ozbiljnog burn-outa.
Naime, u uredu niste ni svjesni koliko često radite kratke pauze. Ustajete od stola kako biste uzeli kavu, a putem se zaustavite i kratko popričate s dvoje ili troje kolega. Zatim, dok idete na kat niže, sretnete šefa s kojim također razmijenite nekoliko rečenica. Pokušati to isto učiniti kod kuće, gotovo je nemoguće. No, od iznimne je važnosti za vaše cjelokupno mentalno zdravlje i uspješan radni dan.
Preporučuje se da ohrabrujete tim kako bi tijekom radnog dana redovito uzimao kratke pauze, prošetao ili odradio neku drugu vrstu fizičke aktivnosti. Ili čak odvojio pola sata za pauzu od svega i “resetiranje”.
Budući da se nalazite na poziciji menadžera, kolege će vjerojatno gledati kako vi provodite dan i kako raspoređujete vrijeme. Tako će i sami znati što je za vas prihvatljivo, a što nije.
U trenutku kada vi sami formirate zdrav način rada uz često uzimanje kratkih pauza, potaknut ćete i druge da učine isto. A upravo su kratke pauze zaslužne za uspjeh. Isprobajte i Pomodoro tehniku koja jamči bolju koncentraciju i produktivnost.
6. Zapamtite da se i dalje možete družiti – virtualno
Možda trenutno nećete moći komunicirati s kolegama uživo, ali to ne znači da se ne možete povezati na drugi način. Video konferencije su izuzetno vrijedan resurs koji vam osim na poslovnom planu, može pomoći i u održavanju zdravih odnosa i prijateljstava u vašem timu (i tvrtki u cjelini).
Zašto ne biste petkom organizirali virtualno druženje u trajanju od sat vremena? Uključite se svi na sastanak s uključenim kamerama i popijte zajedno kavu ili neko drugo piće. Družite se, čavrljajte, smijte se i tada ne spominjite posao. Vikend će vam svima ljepše započeti, a u isto vrijeme ćete poraditi na stvaranju bliskosti u timu.
Način na koji razmišljamo o poslu u kratkom se vremenu i iznenada iznimno promijenio. I još uvijek je riječ o neistraženom području za mnoge ljude i tvrtke. Ne morate preispitati cijeli svoj pristup upravljanja poslom. Uvođenjem malih, promišljenih promjena vaš tim može ostati motiviran i angažiran, a vaš pristup može im pomoći da se osjećaju bolje, jer znaju da u vama imaju odličnu podršku.
Foto: LinkedIn Sales Solutions / Unsplash
