Recimo ne neproduktivnim sastancima!
Piše: Ana Šimunović
Dugi, dosadni, često i besmisleni sastanci, jednom riječju neproduktivni – koliko smo potrošili vremena na upravo takve sastanke? A kad sastanak završi, a ništa se nije promijenilo, ništa se nije odlučilo i svi odlaze isti kao što su i došli…
Cilj svakog sastanka trebao bi biti pomak u svakom pogledu – od postizanja razumijevanja, dogovora, donošenja odluka do raspodjele budućih zadataka. No, zbog niza uzroka, poput loše pripreme, nedovoljno definiranog cilja sastanka, previše govorenja bez usmjeravanja prema postizanju cilja, prevelikog broja sudionika, prevelikog broja sastanaka, sastanci često postaju mjesta frustracije, trošenja vremena, a time i goleme količine novca. Istraživanja pokazuju da utrošeno vrijeme na sastancima tvrtke košta više od 37 milijardi dolara godišnje. Zato bi usavršavanje vještine učinkovitog upravljanja sastancima treba postati imperativ svakome menadžeru.
Moć priče
U izlaganju na forumu o rukovođenju u Centru „George W. Bush“ u Dallasu Jeff Bezos, osnivač Amazona i jedan od najuspješnijih poduzetnika na svijetu, objasnio je svoje načelo održavanja učinkovitih sastanaka –PowerPoint out, narrative in! Naime, Bezos duboko vjeruje da je priča činkovitija od korištenja PowerPointa. Na izvršnim sastancima ekipe iz Amazona, umjesto čitanja natuknica sa slajdova, najprije svi zajedno u tišini trideset minuta čitaju unaprijed pripremljen tekst o temi. Priča o temi mora biti napisana punim rečenicama, a piše je voditelj sastanka. Tek nakon što svi pročitaju tekst, kreće se u konstruktivnu raspravu. Bezos je uvjeren da je ovo najbolji način da ljudi razumiju određenu temu, iznesu svoje osvrte, konstruktivno debatiraju i iznjedre najbolja rješenja. S obzirom na to da je Amazon jedna od najbrže rastućih i najuspješnijih kompanija na svijetu, očigledno ima nešto u tome. A da je priča najmoćnija komunikacijska forma, poznato je oduvijek.
Prenošenje priča ili storytelling prva je komunikacijska forma koju je Homo sapiens razvio. Ujedno je bila presudna za razvoj naše vrste. Otkriće vatre, osim spravljanja hrane, imalo je još jednu dodatnu korist. Ljudi su se počeli okupljati oko vatre i razmjenjivati svoja iskustva, osjećanja, prenositi svoje viđenje svijeta…
Kasnije su iz priča nastali mitovi, a iz mitova smo razvijali ideologije kao postavke društvenih uređenja. Da nam je priča najprirodniji oblik primanja i prenošenja informacija, potvrđuje i neuroznanost. Znanstvenici su otkrili da mozak percipira svijet kroz narativ, što se zorno očituje i u razgovoru. Kad želimo objasniti svoje iskustvo ili mišljenje, često nesvjesno koristimo strukturu priče. Upravo na primjeru Amazonovih sastanaka vidimo kako je priča izvrsno sredstvo uvjeravanja jer mozak bolje procesuira tako prenesene informacije, nego samo taksativno navedene podatke na slajdu.
Bez obzira na to radi li se o verbalnom ili tekstualnom načinu prenošenja priče, prednost koja se ostvaruje je davanje konteksta idejama. Kad šture činjenice bojimo osjećajima, sugovornik se lakše povezuje i pronalazi u onome što govorimo. Tako pričom kao komunikacijskom formom na
sastancima omogućujemo veću agilnost sudionika i brže postizanje razumijevanja.
Koja je svrha?
Nepripremljenost je banalan, ali čest uzrok gubitka vremena na sastancima. Koliko nam se puta dogodilo da smo pozvani na sastanak, a niti ne znamo koja mu je svrha ili što se od nas očekuje.
Nedavno sam prisustvovala jednom takvom sastanku. Jedan od sudionika došao je potpuno nepripremljen i nesvjestan svoje uloge. Sastanak je potrajao duže nego što je planirano samo zato da bismo ustanovili kako se ne možemo dogovoriti jer osoba nije imala pripremljene potrebne podatke. Baš zato, kako bismo izbjegli pitanje izgovoreno kolegi šapatom „što mi zapravo radimo ovdje”, potrebno je sve sudionike sastanka unaprijed kvalitetno pripremiti. U uobičajenim pozivima kronično nedostaju jasno definirani svrha, doprinos i željeni rezultat – što smatram nužnim preduvjetima za učinkovitost sastanka. Ljudi trebaju razumjeti zašto su na sastanku, koji su zadaci pred njima i što se od njih očekuje. Time treba započeti svaki sastanak, što će omogućiti usklađivanje mišljenja sudionika o tome što valja činiti te potaknuti njihovu agilnost koja pak garantira uspješnost sastanka.
I ZA KRAJ, JEDAN SAVJET KOJI NE ŽELITE ČUTI: OSTAVITE SVOJA RAČUNALA I MOBITELE U TORBI.
Vjerujem da svatko od nas ima sliku sastanka na kojem većina sudionika glavu skriva iza računala i samo se selektivno uključuje u raspravu. Rezultat je svima bolno poznat: izgubljeno vrijeme i neispunjavanje svrhe sastanka, a često i ponovno sazivanje istih sastanaka, kako bismo redefinirali „dogovoreno“. Kako bismo uklonili distrakcije i zaista bili maksimalno učinkoviti, potrebno je prvenstveno biti prisutan i aktivno sudjelovati ne samo idejama, već i kvalitetnom potporom.
