Kako prebroditi loš dan na poslu

Piše: Martina Lovaković

Većina nas zna da ne bismo trebali sjedati vruće glave za volan. No, razmislite malo, isto možete primijeniti i na gotovo sve ostale aspekte vašeg života pa tako i na poslovni plan. Stoga, u trenucima kada imate loš dan ili kada zbog nagomilanih obveza ne možete uhvatiti koncentraciju, ne biste trebali donositi važne odluke i preuzimati nove projekte. Spomenuto može dovesti do goreg ishoda nego da ste pričekali i razbistrili glavu.

Kada god imate tu mogućnost, važne poslovne zadatke i projekte odložite za kasnije. Tada ćete im se moći maksimalno posvetiti i odraditi ih najbolje. Naravno, to ne može uvijek biti opcija.

Kako bismo vam pomogli u najgorim danima, u nastavku donosimo pet stvari s kojima se vjerojatno ne biste trebali baviti kada imate loš dan i savjete kako to možete odgoditi na pristojan i ljubazan način. Naravno, postoje trenuci kada i to nije opcija. No, i za to imamo rješenje. U nastavku donosimo nekoliko savjeta kako ih možete prebroditi što je lakše moguće.

1. primjer – morate primiti važan poziv

Klijent želi s vama razgovarati i o produžetku vašeg poslovanja ili potencijalni partner želi raspraviti o nekim novim idejama. No, kod vas je situacija sljedeća. Ustali ste na lijevu nogu, prolili ste kavu po sebi i spremni ste dan provesti u krevetu, a ne na poslu. Ali tek je 9 sati i glavni posao vas tek čeka.

Rješenje – kako to možete odgoditi

Ako razgovor nije hitan, pokušajte ga odgoditi za nekoliko dana, a u tome vam mogu pomoći sljedeće taktike. Važno je da razgovor ne odgađate direktno, već da objasnite da ste zauzeti. U ovom slučaju možete se poslužiti sitnim lažima kako biste kasnije obaviti produktivniji razgovor. Zamolite klijenta ili partnera za razumijevanje i pokušajte pomaknuti vrijeme poziva za nekoliko dana unaprijed.

Rješenje – ako to ne možete odgoditi

U slučaju da radite s klijentima bit će vam nešto teže pomaknuti vrijeme razgovora i tražiti odgodu ili obavljanje razgovora putem e-maila. Dakle, morat ćete ipak obaviti razgovor.

Za početak, uzmite si dovoljno vremena kako biste pregledali bilješke i glave podatke koji su vam potrebni da biste obavili razgovor. Kada se upustite u razgovor neka on bude kratak i simpatičan. Budite ljubazni i pokušajte što bolje iskoristiti vrijeme razgovora kako bi i sam razgovor trajao kraće.

2. primjer – morate obaviti težak razgovor

Možda je vašem suradniku danas na popisu obveza neugodan razgovor koji mora obaviti s vama, a vi ste loše volje otkad ste otvorili oči. U tim situacijama bit će gotovo nemoguće obuzdati bijes i prikladno pristupiti razgovoru.

Rješenje – kako to možete odgoditi

Odgoditi jedan ovakav razgovor neće vam biti lako, niti to uvijek preporučujemo. No, u interesu vas i u interesu druge osobe je da pomaknete taj sastanak kako biste za njega bili emocionalno i mentalno spremni.

Pokušajte sljedeće:

Znam da danas imamo zakazan sastanak o [tema], ali da budem iskrena nisam sigurna jesam se dobro pripremila za njega. Želim raspolagati konkretnim informacijama koje će mi pomoći da dobijete najbolje povratne informacije pa sam htjela provjeriti je li moguće prebaciti naš razgovor za neki drugi dan [datum i vrijeme]. Javite mi ako vam bilo kako mogu pomoći.

Ili?

Stvarno bih voljela razgovarati o toj temi s vama, no, imala sam pretrpan raspored, a želim vam posvetiti punu pažnju. Znam da situacija nije idealna, no, bismo li molim vas mogli pomaknuti sastanaka za sutra ili za neki drugi dan u tjednu kako bismo se tome mogli sto posto posvetiti?

Rješenje – ako to ne možete odgoditi

Realnost poslovnog svijeta je da neke stvari nećete moći odgoditi, čak niti kada imate loš dan. U nekim okolnostima ta odgoda može čak ozbiljno naštetiti vama ili drugoj osobi koja je uključena u pregovore.
Morat ćete stisnuti zube i učiniti sve kako biste što lakše riješili situaciju. Pokušajte razgovor učiniti što više neformalnim. To bi moglo pomoći u razbijanju napetosti.

3. primjer – morate odgovoriti na e-mail koji vam je dignuo tlak

Taman kada ste pomislili da stvari ne mogu biti gore, kolega iz pravne službe vam šalje e-mail koji vas pogađa u živac. Šlag na kraju torte je taj da vam se šef upravo javio u vezi s izvještajem kojeg ste mu poslali, a njegov kratak i šturo napisan odgovor pogađa vas direktno tamo gdje i e-mail vašeg kolege.

Rješenje – ako to možete odgoditi

Srećom, većina e-mailova nije toliko hitna. Da je, osoba koja ih šalje vjerojatno bi vas kontaktirala telefonski ili bi zakazala hitan sastanak. Stoga, postoji mogućnost da ćete si moći uzeti nekoliko sati ili čak čitav dan kako biste hladne glave odgovorili najbolje po vas.

Rješenje – ako to ne možete odgoditi

U slučaju da dobiveni e-mail zahtjeva vaš hitan odgovor, dobro razmislite o tome što ćete poslati. Jednom kada ga pošaljete, više nema povratka.

Uzmite si nekoliko trenutka i razmislite kako biste mogli najbolje kreirati odgovor. Napišite ga i ostavite kao skicu pa ga pročitajte ponovo za nekoliko trenutaka. Provjerite zvuči li vam i dalje dobro. Možete ga pokazati kolegici ili prijateljici kako biste bili sigurni da zvuči dobro prije nego kliknete “pošalji”.

4. primjer – morate donijeti odluku

Netko čeka da odlučite o mjesečnom proračunu ili o prijedlogu rješavanja projekta. Kako u tim trenucima možete dobiti nekoliko trenutaka više za donošenje odluke?

Rješenje – ako to možete odgoditi

Ponavljamo, ako nešto nije hitno, vjerojatno je u tom slučaju pametno odgoditi rok kako biste donijeli odluku koja će biti najpovoljnija za sve uključene strane. No, imajte na umu da ako to učinite, morat ćete obavijestiti sve strane koje čekaju vaš odgovor te im obećati da ćete im se javiti novi datum i vrijeme sastanka.

Rješenje – ako to ne možete odgoditi

Ako ipak što prije morate obavijestiti sve prisutne s vašom odlukom, dobro je konzultirati se s kolegom ili mentorom koji vam može pomoći u donošenju što bolje odluke.

5. primjer – morate poslati dovršen finalni zadatak

Dana vaš nadređeni očekuje važan pisani izvještaj od vas. No, budući da se bliži sredina dana, uvjereni ste da u tome danas nećete uspjeti. Posebice onako kako biste to voljeli odraditi, na visokom nivou.

Rješenje – ako to možete odgoditi

Pokušajte odgoditi tako da preuzmete punu odgovornost. Ponudite rješenje i odredite novi rok te na kraju obećajte da se neće ponoviti u budućnosti.

Rješenje – ako to ne možete odgoditi

Ako ćete ipak morati podnijeti izvještaj danas, učinite sve što je u vašoj moći i pokušajte ga što prije završiti. Nadajte se najboljem. Radite česte pauze kako biste bili svježi i odmorni i uvijek zatražite kolegu za mišljenje.

U nekim slučajevima ako šefu pošaljete izvještaj i napomenete da ste imali premalo vremena i da biste ga sigurno u suprotnom bolje odradili, postoji mogućnost da vam izađe ususret i ponudi produženje roka, a da to niste od njega izričito tražili.

Ovo vam sigurno neće biti plus, ali imat ćete sigurno još puno prilika da se iskupite i napravite nešto sjajno u budućnosti. Ne očajavajte, svakome se može dogoditi loš dan.

Prije ili kasnije svi se susretnu s lošim danom. I naravno, on će se odraziti i na obavljanje vašeg posla toga dana. Nije nimalo lako proći kroz loš dan, posebno ako se još morate suočiti s jednom od navedenih situacija. Uvijek imajte na umu da se ovakvi dani ne događaju prečesto, što znači da se s takvim problemima nećete morati nositi svakodnevno.

Foto: Cathryn Lavery / Unsplash