Kako napisati otkazno pismo

Bez obzira na razloge, podnošenje otkaza jedna je od najtežih životnih odluka te bi je zbog toga trebalo i ozbiljnije shvatiti. Pisanje i podnošenje otkaznog pisma ključni je aspekt o kojem će ovisiti kako će na datu ostavku reagirati vaši kolege i poslodavac i koliko će se brzo taj proces privesti kraju i olakšati vam odlazak iz tvrtke.

Naime, način na koji je napisano i podneseno otkazno pismo, može imati trajan i neizbrisiv učinak na to kako će vas gledati dotadašnji, ali i novi kolege i poslodavci. Stoga, ono mora biti napisano s posebnom dozom osjetljivosti, jasno, sažeto i kratko.

Kako dati otkaz

Ne zaboravite u njemu navesti svoj posljednji radni dan te također ponudite i pomoć pri prijelaznom razdoblju kako biste olakšali kolegama i poslodavcu. Obvezno dodajte i nekoliko rečenica zahvale svojem, uskoro bivšem, poslodavcu. Zahvalite mu na svim ponuđenim prilikama koje su bile od važnosti za vaš profesionalni rast, razvoj i napredak u profesionalnoj karijeri.

U otkaznom pismu nikada nemojte upućivati pritužbe na kolege ili poslodavca ili loše govoriti o tvrtki i njezinim suradnicima. Naime, otkazno pismo je potreban dokument koji će trajno ostati u tvrtki kao dio evidencije o zaposlenicima tvrtke. Smatrajte ga vašim posljednjim poglavljem u tvrtki i jednom, za vas, važnom završenom pričom. Iz tog razloga važno je da ostavite što bolji dojam na odlasku. Nitko ne želi da ga se poslodavci i kolege sjećaju s grčem u želucu.

Otkazno pismo mora biti napisano u posve neutralnom tonu. Kroz nekoliko kratkih i jasnih rečenica obavijestite poslodavca u vašem odlasku i navedite točan datum koji će ujedno biti i vaš posljednji radni dan.

Unatoč lošem mišljenju o poslu ili uskoro bivšem šefu, suzdržite se od kritika i zatomite te osjećaje. Profesionalnost, uljudnost i pristupačnost osigurat će vam lakši odlazak iz tvrtke i otvoriti put naprijed, prema novim mogućnostima i napretku.

Na odlasku se uvijek potrudite ostaviti “vrata otvorenima” jer uvijek postoji mogućnost da ćete se poželjeti vratiti u tvrtku ili da ćete se u nekoj budućoj priči, odnosno na nekom drugom poslu, ponovo susresti s nekim od kolega ili šefova.

Iako se otkazno pismo može poslati poštom preporučeno u tvrtku (uz povratnicu koju poslodavac mora potpisati pri primitku, a što je ujedno i vaš dokaz da je otkaz primljen), obično se od zaposlenika očekuje da ga uruči osobno. Stoga, unaprijed zakažite sastanak sa šefom na kojem ćete imati prilike razgovarati o vašoj ostavci.

Što treba stajati u otkaznom pismu

Iako se sam sadržaj otkaznog pisma uvijek treba prilagoditi poslu i tvrtki, postoji nekoliko osnovnih elemenata koji se moraju uključiti u svako otkazno pismo. No, bez obzira na sve, uvijek se vodite time da ono bude napisano jednostavno i sažeto.

Svako otkazno pismo trebalo bi imati sljedeće elemente:

• Datum posljednjeg radnog dana – navedite svoj posljednji službeni radni dan za koji bi idealno bilo da bude minimalno za dva tjedna od datuma podnošenja otkaza
• Pomozite kolegama i poslodavcu – izrazite svoju želju da se cijeli proces oko vašeg otkaza riješi glatko i bez nepotrebnih trzavica. Budite uvijek dostupni za raspravu s poslodavcem, ali i kolegom koji će naslijediti vaš posao. Angažirajte se oko toga da ga pravovremeno uključite u sve svoje projekte i da bude dobro upoznat sa svojim novim budućim poslovnim zadacima
• Izrazite zahvalnost za dobivenu priliku – bez obzira na sve, uvijek uključite poneku lijepu riječ za vaše dotadašnje kolege, suradnike i šefove

U slučaju da niste upoznatima s pravima koja se od vas očekuju ili koja prema vama mora izvršiti poslodavac prilikom vašeg podnošenja otkaza, zatražite u otkaznom pismu i upute o radnim obvezama. Neke će tvrtke biti spremne na to da odmah napustite svoje radno mjesto, dok ćete kod nekih morati odraditi dvotjedni otkazni rok kako bi za to vrijeme pronašli vašu zamjenu ili kako biste kolegu koji će naslijediti vaše radno mjestu upoznali s poslom koji ćete mu ostaviti nakon vašeg odlaska.

Alex Twersky, suosnivač Resume Delija, naglasio je da su neki od najvažnijih elemenata otkaznog pisma vaša ponuda da kolegu ili novog zaposlenika uhodate u posao, da tim ljudi s kojima usko surađujete u tvrtki pripremite za vaš odlazak te da izrazite zahvalnost na ponuđenim prilikama koje su bile presudne za napredak vaše poslovne karijere.

“U trenutku pisanja otkaznog pisma, prisjetite se vaših najboljih trenutaka u toj tvrtki i neka vam upravo oni budu misao vodilja prilikom pisanja. Neka vaš šef iz otkaznog pisma dobije dojam da ste u njegovoj tvrtki proveli odlične poslovne dane, iako to možda nije tako. No, možda ćete na temelju dobro napisanog otkaznog pisma, dobiti i dobru preporuku za buduće radno mjestu“, kaže Twersky.

Što ne treba stajati u otkaznom pismu

Isto toliko koliko je važno znati što se obvezno mora nalaziti u svakom otkaznom pismu, podjednako je važno i ono što se u njemu nikako ne bi smjelo naći. Mnogi griješe kada u službeno otkazno pismo uključuju previše emocija, osvrta i osobnih komentara. 

Kad pišete otkazno pismo, izostavite sljedeće detalje:

• Zašto odlazite – iako možda smatrate da biste trebali objasniti svoj razlog odlaska, tome nije mjesto u otkaznom pismu. Možda smatrate da budući poslodavac ima bolju poslovnu priču, bolje radne uvjete, okolinu pa i plaću, no bez obzira na to, nema potrebe da spomenuto navodite u otkaznom pismu. Zadržite profesionalnost, uljudnost i pozitivan duh.
• Sve što niste voljeli na poslu – otkazno pismo nije prilika da iznosite svoje pritužbe ili loše pričate o bivšoj tvrtki, kolegama i šefu. Bez obzira na to što se osjećate bijesno i ogorčeno, u trenutku kada počnete pisati pismo, osjećaje ostavite po strani. Također, bilo bi dobro da prije nego što ga pošaljete,  date ga na uvid nekome tko će moći procijeniti je li ono napisano dovoljno pristojno i jednostavno
• Emotivne izjave – Twersky naglašava koliko je važno zadržati smirenost i profesionalnost u otkaznom pismu. Agresivno napisano otkazno pismo prepuno emotivnih izjava može vam se vratiti kao bumerang i nauditi isključivo vama. Čak i u slučaju teškog burn-outa, ljutnje i frustriranosti, ništa od spomenutog nemojte izraziti u otkaznom pismu. Izbjegavajte upotrebu izraza poput “osjećam” ili “mislim”, osim ako nakon njih ne slijede pozitivne izjave

Prilikom pisanja otkaznog pisma izbjegavajte negativnu notu i “paljenje mostova” na odlasku. Nikada ne znate kada će vam upravo ti “mostovi” zatrebati u budućnosti. Ako se uljudno rastanete s poslodavcem postoji mogućnost da ćete dobiti dobru preporuku za svoj budući posao, posebice ako ćete se nastaviti kretati u istim krugovima.

U današnje vrijeme kada su zavladale društvene mreže, možda ćete teško izbjeći daljnji kontakt sa starim kolegama na, primjerice, LinkedInu pa pokažite da se možete rastati i na dobar i pozitivan način te održati kontakte.

Kako dati otkaz na usmeni način

Spomenuti savjeti odlična su vodilja i kada poslodavca na usmeni način želite obavijestiti da odlazite. Najbolja taktika koje se uvijek preporučuje je – kratko i jednostavno. Nema razloga objašnjavati razloge otkaza ako to ne želite. Ostanite pristojni i profesionalni tijekom cijele rasprave.

A ako želite navesti razloge odlaska, bilo u otkaznom pismu ili na usmeni način tijekom razgovora s poslodavcem, budite jasni i pozitivni. Naglasite ono što ćete vi dobiti od promjene posla i što će se pozitivno odraziti na vašu buduću poslovnu karijeru. Suzdržite se od spominjanja direktnih razloga koje su dovele do toga da podnesete otkaz.

Zapamtite da ljudi svakodnevno mijenjaju radna mjesta i da je to normalan proces u poslovnom svijetu. Tako će se i vaš poslodavac naviknuti na to da odlazite. Ako ste ljubazni i promišljeni tijekom odlaska s radnog mjesta, olakšat ćete cjelokupni proces ne samo svom šefu, već i sebi, te ćete pozitivno krenuti dalje na put ka novim poslovnim uspjesima.

Autor: M.L., Foto: Unsplash