Vještine pisanja – zašto su važne i kako ih unaprijediti

Piše: Martina Lovaković

Jeste li ikada poslali e-mail koji nitko nije razumio i koji je u konačnici unazadio rad na cijelom projektu? Ili ste napisali izvještaj koji ste naknadno morali svima usmeno objasniti jer ga nisu razumjeli nakon što su ga pročitali?

Čak i ako vaš svakodnevni rad ne zahtijeva odlično znanje vještina pisanja, vjerojatno svakodnevno komunicirate pisanjem s vašim kolegama, šefom, klijentima ili poslovnim suradnicima putem e-maila, Slacka, slanjem mjesečnog ili tromjesečnog izvještaja ili na neki drugi način. Snažne vještine pisanja jedna su od glavnih značajki za obavljanje svih vrsta poslova, bez obzira na područje rada.

Postoji nekoliko različitih vrsta vještina pisanja, a redovitom vježbom vještine možete dodatno i ojačati te ih pokazati već prilikom sljedećeg pisanje e-maila, izvještaja, izrade prezentacije, pisanja članka ili traženja posla.

Zašto su važne vještine pisanja?

Ako vaš posao zahtijeva odlične vještine pisanja, kao primjerice rad u marketingu, vjerojatno ste već i sami svjesni toga da vam poznavanje dobrih vještina pisanja svakodnevno pomaže. No, čak i ako niste direktno uključeni u poslovima koji zahtijevaju dobro poznavanje pisanja, ono je bitna vještina na svakom radnom mjestu. A posebno je izražena danas, kada je sve više onih koji rade remotely.

Svijet, pa tako i radno okruženje, sve su više fokusirani na virtualni način komunikacije, a manje lice u lice. A virtualno komuniciranje zahtijeva i više interakcije u pisanom obliku.

Odlične vještine pisanja mogu vam pomognu u komunikaciji s drugima bez potrebe za zakazivanjem sastanaka, video ili telefonskog poziva. One osiguravaju onima koji čitaju vaš sadržaj da lakše razumiju ključne točke, odnosno ono što želite komunicirati, ideje koje im želite prenijeti te dojam koji želite postići. U konačnici, želite da oni sami poduzmu mjere za koje se nadate da će ih poduzeti nakon što je vaša poruka doprijela do njih.

Većina poslovnih stručnjaka svakodnevno koristi e-mail ili LinkedIn pomoću kojih se obraćaju potencijalnim zaposlenicima i klijentima. A dobro napisana poruka povećat će vašu vjerodostojnost i pomoći vam da uspijete u svom naumu i cilju koji želite postići.

No, osim na poslovnim društvenim mrežama i putem e-maila, vjerojatno se vještinama pisanja koristite i u nekim drugim područjima. Primjerice, za sastavljanje prezentacije koja uključuje više teksta ili pripremanje izvještaja o rezultatima nečega što ste samostalno morali istražiti i pripremiti. Također, pisani sadržaj bit će vašim kolegama od velike važnosti u slučaju kada odlazite na godišnji odmor. Dobro pripremljen izvještaj znak je da ste savladali vještine pisanja i da će vaši kolege dobro odraditi posao dok se nalazite izvan ureda.

Pisanje je način komunikacije na koji se drugi mogu pozvati u bilo kojem trenutku, budući da ostavlja trag. S druge strane, verbalni način komuniciranja možda će se morati ponoviti, a zahtijeva da svi sudionici budu prisutni u isto vrijeme.

Pisana komunikacije od velike je važnosti kada pokušavate standardizirati način na koji vaša tvrtka ili tim rješava zadatke koji se često ponavljaju ili obučavate nove suradnike koji će preuzeti određene zadatke. Jasno i pravilno pisanje i dokumentiranje sadržaja može poboljšati kvalitetu rada u budućnosti, čak i ako niste trenutno dostupni za sastanak uživo i objašnjavanje procesa rada svakoj osobi koja preuzima novi posao.

Što je potrebno za razvijanje vještine dobrog pisanja

Postoji nekoliko vrsta vještina uz čiju kombinaciju se mogu stvoriti potencijalno kvalitetne vještine pisanja i dobar pisac. U nastavku donosimo koje su to.

Istraživanje

Prije nego što napišete ijednu riječ, važno je dobro istražiti temu o kojoj pišete. Prikupljanje ažurnih i točnih podataka ključni je dio pisanja, a spomenuti postupak može vam pomoći u kreiranju samog kostura teksta. Koji ćete sadržaj uključiti, a koji izostaviti?

Ovisno o tome što pišete (izvještaj, e-mail, ponudu, prezentaciju…) istraživanje može uključivati i učenje o vašem ciljanom kupcu, tržištu ili pojedinoj tvrtki. Ono bi trebalo uključivati procjenu izvora podataka, razgovor sa stručnjacima, pregled i analizu podataka i razgovor s drugim članovima vašeg tima.

Planiranje

Sljedeći korak je kreiranje kratke skice ili okvira dokumenta na kojem radite, što će on obuhvaćati i kako točno planirate strukturirati informacije. Što će vam biti polazna točka i putokaz koji ćete slijediti dok pišete?

Dobra skica osigurava da kasnije uključite sve važne informacije u tekst pravilnim redoslijedom. Također, bitna je da ne ponavljate informacije i da se previše ne udaljavate od polazne točke.

Gramatika i jasnoća

Gramatika uključuje skup određenih pravila koja reguliraju upotrebu jezika na kojem pišete. Ona vodi sve da komuniciraju na sličan način i kao rezultat toga da se bolje razumiju.

Postoje brojna pravila gramatike hrvatskog jezika, a svakako biste trebali poznavati ona osnovna. U slučaju da se ne bavite pisanjem, uredništvom ili marketingom, nije potrebno znati i razumjeti sva pravila gramatike hrvatskog jezika.

No, u svakom slučaju neophodno je znati konstruirati jasnu, lako čitljivu i razumljivu rečenicu kako biste mogli dobro komunicirati pisanjem.

Revizija i uređivanje

Uređivanje je postupak ispravljanja i mijenjanja vlastitog ili tuđeg djela kako bi on u završnici zvučao bolje. Možete ga revidirati ili uređivati unošenjem značajnih promjena u strukturu ili sadržaj djela ili lektorirati provjeravajući ima li u tekstu pravopisnih ili gramatičkih pogrešaka.

U ostalim slučajevima možda ćete morati prilagoditi rečenice kako bi zvučale bolje – kraćenjem, izbacivanjem pojedinih riječi ili smanjivanjem rečenice u pojedinim odjeljcima.

Dobre uređivačke vještine mogu biti korisne u širokom spektru profesionalnih situacija – od pregledavanja izvještaja ili prezentacija svojih kolega pa do uočavanja pogrešaka u e-mailovima koji bi trebali biti poslani svim zaposlenicima u tvrtki.

Komunikacijske vještine

Čak i ako pisanje nije temeljni dio vašeg posla, vjerojatno ćete ga koristiti za komunikaciju na radnom mjestu. To može značiti da ćete morati sastavljati elektroničku poštu, slati poruka putem Slacka, davati povratne informacije, izrađivati dnevni red sastanka ili ažurirati rad na projektima.

Sposobnost jasne komunikacije pisanjem pomoći će vašem radu da bude kvalitetniji i bolji, povećati šanse da dobijete ono što želite i trebate, spriječiti nesporazume i omogućiti kolegama da se osjećaju informirano i uključeno. A sve to u konačnici će ojačati vaše međusobne profesionalne odnose.

Devet načina kako poboljšati vještine pisanja

Dobro pisanje može vam pomoći da se istaknete i napredujete. Pa kako poboljšati svoje vještine pisanja? U nastavku donosimo nekoliko ključnih savjeta.

1. Osvježite znanje gramatike

Ako zazirete od gramatike, ne brinite. Ne trebate je znati napredno ako niste na poziciji urednika, lektora ili novinara, no trebali biste ipak znati njezine osnove. Kako pisati složene rečenice, gdje staviti zarez, navodnike i tome slično.

Na Internetu postoje brojni alati koji vam mogu pomoći u provjeri vaših gramatičkih i pravopisnih sposobnosti, a jedna od najpoznatijih je sigurno platforma Ispravi me. Na spomenutoj stranici u samo nekoliko sekundi možete saznati gdje se nalaze pogreške u vašem tekstu i kako ih ispraviti.

2. Proučite vrstu pisanja koju želite poboljšati

Jedan od najboljih načina za poboljšanje svog načina pisanja je čitanje. Tijekom i nakon čitanja dobro promotrite tekst, što je pisac njime htio reći te kako je sam tekst sastavljen. Koristi li puno stručnih riječi, je li ton kojim se obraća čitateljima ozbiljan ili ležeran te koristi li kratke ili duže rečenice. Ili njihovu kombinaciju.

Čitanje bilo kojeg žanra može vam pomoći da shvatite na koje sve načine se mogu kombinirati različite vrste pisanja. Također, može biti korisno ako se želite usredotočiti na pisanje istih vrsta tekstova te kako ih poboljšati.

Čitanje Shakespearea je odlično ako u tome istinski uživate, ali realno, malo je vjerojatno da ćete čitanjem takvog ili tomu sličnog žanra poboljšati vještine pisanja elektroničke pošte. Ako želite poboljšati tehnike pisanja izvješća, ponuda u svrhu prodaje ili teksta u marketingu, trebali biste proučavati i takve vrste pisanja.

3. Odaberite pravi format

Morate brzo i u svega nekoliko rečenica obavijestiti šefa o tome što ste radili u prošlog tjedna? Koji je najbolji način za to? Hoćete li otvoriti Googleov dokument i napisati izvještaj na pet stranica u kojem se nalazi svaki detalj? Vjerojatno ne.

Najvjerojatnije ćete napisati kratak e-mail s nekoliko kraćih odlomaka i točaka koji će pogoditi ključne točke i koje vaš šef može brzo pročitati.

S druge strane, detaljno napisan izvještaj na pet stranica sa svakim detaljem koji se dogodio tijekom višetjednih istraživanja, mogao bi pomoći vašem supervizoru ili kolegi iz tima, koji bi trebali znati sve o procesu rada.

Ali ako ćete te iste podatke podijeliti s kolegama iz drugog odjela, možda bi bilo logičnije prenijeti samo ključne dijelove. Dobar odabir formata u ovom slučaju je PowerPoint prezentacija u koju možete uvrstiti nekoliko točaka sa sažetkom na svakom slajdu.

4. Odvojite tekst u odlomke

Ako pišete duži tekst od velike važnosti, bilo bi dobro da ga podijelite u odlomke i tako mu date određeni smisao. Odjeljci će tekst učiniti čitkim. Pokušajte odgovoriti na pitanje koja je svrha svakog odlomka i zašto bi on trebao biti važan čitatelju. Kada dođete do tog saznanja, lako ćete odrediti koje informacije idu u koji odjeljak.

Uvijek provjerite ima li redoslijed odjeljaka smisla i nadopunjuje li se. U slučaju da tekst nije dobro posložen, sada je pravo vrijeme da to učinite. Bitnije informacije stavite na početak teksta, a imajte u vidu da tekst ima i određeni zaključak.

Ako ima smisla, nabrajanja postavite pod točke ili brojke kako bi tekst djelovao preglednije i lakše se čitao.

5. Budite svjesni publike, prilagodite ton pisanja

Da biste dobro komunicirali pisanjem, važno je znati tko će čitati tekst i kojim ga je tonom najbolje napisati. Razmislite o tome trebate li pisati formalnim jezikom ili bi ipak prikladniji bio opušteniji način pisanja.

U većini poslovne komunikacije trebali biste preskočiti upotrebu emojija i izbjegavati upotrebu više interpunkcijskih znakova (osim ako situacija to stvarno zahtijeva). Ne koristite tri ili četiri upitnika li uskličnika i ne pišite velikim tiskanim slovima.

Prije nego što napišete tekst, osvijestite realno znanje onih koji će ga čitati. Ako se obraćate ostalim članovima svog tima, možete se poslužiti poslovnim žargonom predviđenim za vaše područje rada i preskočiti uvod. No, ako ste odlučili napisati blog članak namijenjen svojim kupcima, važno je temeljitije objasniti stvari, odabrati prikladnije i jednostavnije riječi koje su svima razumljive.

Prije nego što završite bilo koju vrstu teksta, uzmite si vremena i ponovo ga pročitajte. Pritom se pokušajte staviti u položaj onih koji će tekst čitati. Imajte na umu da bi netko drugi vaš tekst mogao shvatiti na drukčiji način. Teško je prenijeti ton preko teksta, a vi ne želite biti krivo shvaćeni i prenijeti pogrešan stav koji ustvari ne želite.

6. Obratite pažnju na tehniku pisanja

Evo nekoliko osnovnih smjernica koje treba imati na umu prilikom pisanja i koje će vam olakšati čitanje i razumijevanje gotovo svega što napišete.

• Uvijek dajte prednost jednostavnim riječima koje svi razumiju. U protivnom riskirate da čitatelj izgubi koncentraciju i da prenesete pouku koju ustvari niste željeli prenijeti.
• Promijenite rečenice. Ako su vam sve rečenice iste duljine ili jednake strukture, vaše pisanje bi moglo biti uniformirano i dosadno. Čitatelj će prije izgubiti koncentraciju ako će mu sve djelovati jednako. Koristite različite riječi i izrazite i kad god je to moguće navedite detaljnije što ste mislili.
• Ne ponavljajte. Kad pišete i govorite, vrlo lako ćete više puta ponoviti ono što ste htjeli na nešto drukčiji način. No, ponavljanje može loše utjecati na čitatelja i odvratiti njegovu pažnju i pozornost.
• Ne koristite nepotrebne riječi. Iako je ponekad dobro tekst učiniti dinamičnijim i povezanijim korištenjem određenih priloga i pridjeva, ako to činite prečesto tekst bi mogao djelovati manje stručno. Isto tako, izbjegavajte riječi poput “mislim” ili “čini mi se” jer biste nametanjem svojeg mišljenja mogli oslabjeti pouku koju bi tekst trebao donijeti, a koju bi čitatelj trebao sam zaključiti.
• Vodite čitatelja kroz svaki odlomak u tekstu. Kako prelazite s jedne teme na drugu, tako to činite glatko i neprimjetno. Cijeli tekst bi trebao biti dobro povezan. Ako ste u posljednjem odlomku pisali o tome kako ste završili ovotjedni projekt, a zatim odmah prijeđete na pisanje nadolazećeg projekta, to bi moglo zbuniti vašeg čitatelja. Pobrinite se da čitatelju bude jasna svaka točka koju izažete, a svaku od njih povežite s temom teksta.

7. Zatražite povratne informacije

Ako želite poboljšati svoje vještine pisanja, mišljenje od čitatelja moglo bi vam biti od velike pomoći. Možda sami nećete shvatiti da su vam rečenice preduge ili da konstantno radite iste gramatičke pogreške. No, netko drugi bi to mogao uočiti.

Također, nije neuobičajeno da često koristimo iste riječi i fraze, a da toga nismo ni svjesni. Možda mislite da je vaše pisanje svima jasno, ali čitatelj se možda ne osjeća tako. Možda vam nedostaju ključne riječi i informacije koje će povezati tekst.

Ako ste zatražili povratne informacije s više strana, obratite pozornost na jednake komentare ili kritike od više različitih osoba i prvo se usredotočite na to područje. Zamolite kolegu ili nekog drugog u koga imate povjerenja da pročita što ste napisali i da vam savjet što biste mogli promijeniti.

8. Lektura

Bez obzira na to što pišete, nikada ne preskačite posljednji korak – provjerite imate li tipfelera u pisanju ili pogrešaka. Jeste li negdje preskočili riječ ili koristili glagol u pogrešnom obliku?

Ako je moguće, pročitajte sve što ste napisali naglas. Naime, ponekad će vam se tekst činiti u redu kada ga čitate u sebi, ali kada izgovarate svaku rečenicu na glas, shvatit ćete da biste neke stvari mogli izmijeniti i poboljšati. Često je već i to dovoljno da svoj način pisanja sagledate na drukčiji način i lakše uočite pogreške.

9. Koristite alate za pisanja isključivo kao pomagalo

Internet danas nudi pregršt alata koji vam mogu olakšati pisanje i popraviti ga. Jedan od njih je i ranije spomenuti Ispravi me koji može relativno dobro provjeriti pravopis i gramatiku. No, iako takvi alati mogu uvelike olakšati pisanje, oni se ne bi trebali koristiti kao nešto na što biste se skroz trebali osloniti.

Uvijek se prvenstveno oslonite na svoje znanje, a prijedlog uzmite s rezervom. Razmotrite koliko je određena riječ dobra za vaš kontekst i ne slijedite slijepo pravila nametnuta programom. Razmislite hoće li riječi čitatelju biti jasne i hoće li kontekst biti dobar. Također, uvijek postoji mogućnost da neke pogreške alat neće pronaći. Stoga, nikada ne preskačite dobru provjeru teksta.

Bez obzira na to u kojoj se branši nalazili, poradite na svojim vještinama pisanja. Na temelju njih kolege, šef i suradnici shvatit će vas ozbiljnije, ostavit ćete dojam stručnosti kako i nalaže vaše područje rada i, ono najvažnije, znat ćete pronaći najbolji način kako vašoj ciljanoj skupini prenijeti informacije koje želite i kako to želite.

Foto: Luke Southern / Unsplash