Kako unaprijediti komunikacijske vještine na poslu
Bez obzira na to imate li svoju tvrtku ili ste zaposleni u manjoj ili većoj korporaciji, dobre komunikacijske vještine pomoći će vam da ostvarite uspjeh i istaknete kvalitete koje posjedujete.
Naime, velik je broj provedenih istraživanja koje idu tome u prilog, a jedno od njih je i ono od Carnegie Institute of Technology koje govori da samo 15% financijskog uspjeha dolazi od znanja ili tehničkih vještina. Ostalih 85% dolazi od sposobnosti pojedinca da učinkovito komunicira, pregovara i vodi komunikaciju.
Zbog svega navedenog komunikacijske vještine su najtraženija meka vještina koja se traži u svakoj tvrtki. Poslodavci kažu da su najtraženiji kandidati koji posjeduju dobre komunikacijske vještine popraćene natjecateljskim duhom, mentalitetom timskog igrača i vještinama rješavanja problema.
Ako ste i vi među onima koji žele unaprijediti karijeru, prestanite razmišljati o još jednoj edukaciji, seminaru i radionici te se orijentirajte ulaganje u komunikacijske vještine kao jedan od glavnih faktora koji će vam pomoći da napredujete karijeri.
Komunikacijske vještine nisu urođene i one se vrlo lako mogu naučiti. Bilo da trebate usavršiti svoje prezentacijske vještine ili poboljšati pisanu komunikaciju, postoje koraci koje možete poduzeti kako biste ih odmah ojačali i istaknuli se na radnom mjestu!
1. Naučite slušati
Većina podcjenjuje ulogu neverbalne komunikacije, odnosno govora tijela. Prema jednom istraživanju, govor tijela odgovoran je za 55% načina na koji slušatelji percipiraju osobu s kojom razgovaraju. Spomenuti rezultati nisu za odbaciti – shvatite ih kao alarm za što hitnije unaprjeđenje komunikacijskih vještina.
A osim govora tijela, aktivno slušanje igra veliku ulogu u tome koliko smo dobro usredotočeni na ono što osoba govori, koliko dobro razumijemo i upijamo što osoba govori. U ovom slučaju važno se osim na same riječi, orijentirati i na ton osobe koja govori i ono što ga čini strastvenim u vezi s temom o kojoj priča.
Stoga, nemojte slušati samo da biste znali odgovoriti na ono što vam osoba priča već preuzmite aktivniju ulogu. Tada ćete biti puno bolji slušatelji, a slijedom toga uspjet ćete iskoristiti što više dobivenih informacija.
Primjerice, kada počnete provoditi aktivno slušanje, možete puno bolje konstruirati poruku, razviti mišljenje o onome što ste čuli, postaviti pitanja koja traže pojašnjenja i pričekati trenutak prije nego što ponudite mišljenje. Naime, aktivno slušanje daje vam mogućnost provesti nekoliko minuta upijajući poruku koju ste čuli prije nego što ponudite svoje prijedloge i postavite dodatna pitanja. U redu je reći da ćete trenutak razmisliti o onome što ste čuli i javiti se povratno s porukom, pitanjem ili objašnjenjem.
2. Unaprijedite svoje prezentacijske vještine
U svijetu elektroničke pošte i ostalih poruka koje brzo dolaze do primatelja, lako je zanemariti svoje govorne vještine. Sve do trenutka kada se ne nađete u ulozi govornika.
Važno je znati svoje komunikacijske vještine prilagoditi osobama – malim i velikim grupama. Kako biste to učinili važno je usredotočiti se na vježbanje komunikacijskih vještina – naučite sve o temi koju ćete prezentirati, pripremite sve potrebno za prezentaciju te eliminirajte sve ono što bi odvlačilo slušatelje od vašeg govora.
Jedna od najboljih stvari koje možete učiniti prilikom prezentacije je da se odmah nakon predstavljanja usredotočite na priču i povedete vašu publiku sa sobom. Istraživanja pokazuju da će ljudi prije zapamtiti kratku priču nego suhoparna nabrajanja na slajdovima. Ono što je ključno jest da ih učinite aktivnim sudionicima – to će vam pomoći da osvojite publiku i privučete je k sebi.
Iako vizualni elementi mogu nadopuniti dobru prezentaciju, nemojte se osloniti isključivo na slajdove. Prije same prezentacije odradite govor pred prijateljima ili članovima obitelji jer upravo je to jedan od najboljih načina za dobivanje povratnih informacija. Nećete moći uvijek misliti na sve te zbog toga budite otvoreniji za primanje povratnih informacija i dodatnih prijedloga. Njima ćete unaprijediti govor i komunikacijske vještine te će vaša prezentacija polučiti bolji uspjeh.
3. Budite majstor telefonskih razgovora
Iako se telefoni više ne koriste kao nekad, a istraživanja govore da je danas sve više onih koji preferiraju poruke od poziva, i dalje je važno znati dobro komunicirati putem telefona. Bez obzira na to što su ih poruke pogurale u drugi plan, telefonski razgovori i dalje su ključni dio poslovne komunikacije.
A budući da osoba s druge strane telefona ne može vidjeti vaš izraz lica niti pročitati emotikone, važno je obratiti posebnu pozornost na ton glasa. Bilo da razgovarate s klijentom, potencijalnim kupcem ili kolegom, trebali biste pokazati poštovanje i ljubaznost prilikom komuniciranja putem telefona.
Mnogo toga može se unaprijed pripremiti prije samog telefonskog poziva, no bitno je znati kako se nositi s improviziranim pozivom kada vas netko nazove i priopći vam informacije o situaciji koja nije pozitivna. U tim situacijama morate ostati smireni i dati do znanja sugovorniku da slušate što vam govori i da vam je stalo riješiti problem.
Ako vas korisnik, klijent ili kolega nazovu važno je da vam mogu ispričati svoju priču, da se potrudite razumjeti njihov problem i da nakon toga poduzmete odgovarajuće mjere.
Ovdje u prvi plan dolaze vještine upravljanja konfliktnim situacijama. Važno je imati unaprijed definiranu strategiju za reagiranje kada je netko uznemiren i kada ima neki problem. Spomenuto je ključno u današnje vrijeme kada korisnici mogu prenositi svoja neugodna iskustva kroz recenzije i putem različitih društvenih medija.
4. Pišite učinkovitije e-mail poruke
Forbes navodi da je elektronička pošta danas najčešće korišteni alat za poslovnu komunikaciju u svim tvrtkama. Tome u prilog idu i podaci koji govore da zaposlenici u prosjeku troše više od šest sati šaljući i primajući e-mail poruke što je u prosjeku 123 e-mail poruke dnevno.
Slijedom toga, jasno je da loše napisane, nejasne, neučinkovite i nekvalitetne poruke smanjuju produktivnost, kvalitetu obavljenog posla i mogu ostaviti loš dojam na čitatelja.
Razmislite prije nego što kliknete “Pošalji”. Ako je potrebno, dva puta provjerite pravopis i greške u tekstu. Naučite lektorirati tekst koji pišete. I naravno, o tome je potrebno razmišljati svaki put kada šaljete e-mail.
Vjerojatno se i vama dogodilo da se često u nedostatku vremena žurite s odgovorom i zanemarujete profesionalnost. Uvijek imajte na umu ono što želite reći, provjerite jeste li to jasno rekli i koje informacije su vam potrebne.
Također, važno je razumjeti situacije koje zahtijevaju da ipak odaberete razgovor s nekim osobno, umjesto da šaljete e-mail poruku.
5. Dobro surađujte sa svim timovima
Nakon COVID-19 krize, ali sve više i razvitkom novih tehnologija, vrlo je vjerojatno da svaki dan ne susrećete sve kolege u uredu. Naime, fleksibilan rad, remote rad ili rad na daljinu ono je što sve više cijeni svaki zaposlenik, a ankete pokazuju da 43% ispitanika provede neko vrijeme radeći remote.
Zbog toga dolazimo do saznanja da zaposlenici moraju razviti komunikacijske vještine koje će im pomoći premostiti jaz između radnika koji rade u uredu i onih koji rade remote načinom rada.
Komunikacijske vještine je teže razviti i provesti kada se nekim radite na daljinu jer vrlo lako može doći do prekida veze. Tu dolaze u prvi red suosjećanje i empatija. Ako možete komunicirati s ljudima na svim razinama, to je vaša velika prednost.
6. Nemojte zanemariti učenje novih softverskih vještina
Vjerojatno ste upoznati i koristite neke od programa, ali kako biste bili ukorak s tehnologijama, važno je redovito učiti one nove koji će vam pomoći lakše odraditi posao, odraditi posao kvalitetnije i brže. Novi programi pomoći će vam i u lakšem komuniciranju, unaprjeđenju vaših komunikacijskih vještina jer ćete lakše izrađivati prezentacije i infografike te prenositi poruke.
Nije neuobičajeno da zaposlenici u tvrtkama danas odrađuju više različitih poslova. Primjerice, od pisanja tekstova do izrada objava na društvenim mrežama pa sve do dizajnerskih radova.
Dobar komunikacijski stručnjak razvijenih komunikacijskih vještina mora znati odgovoriti na krizu, pročitati grafiku prodaje, napisati blog objavu ili zakazati objavu na društvenim mrežama. Komunikacije je usko povezana s tehnologijom, a tehnologija se konstantno razvija.
Bez obzira na to u kojem području radite, svladavanje ovih ključnih komunikacijskih vještima pomoći će vam da se istaknete u uredu ili kod potencijalnih klijenata.
Foto: Shridhar Gupta / Unsplash
