E-mail komunikacija – kada odgovoriti na e-mail

Piše: Martina Lovaković

Ovaj scenarij vjerojatno svima zvuči poznato. Otvarate e-mail odmah ujutro pri dolasku na posao i čeka vas već 30 nepročitanih e-mailova. Ili ste se konačno odlučili pozabaviti spremnikom dolazne pošte i odgovoriti na sve važne mailove, kada, taman netom prije nego što ćete se odlogirati, pristiže novi e-mail. Nastavljate se boriti s određivanjem prioriteta između ostalih zadataka i nekoliko pristiglih poruka na koje morate što prije odgovoriti.

Prvo pitanje koje vam se pojavi tada u glavi u ovoj situaciji je – “Trebam li odmah OTVORITI mail?”.

Odluka nakon ovog postavljenog pitanja ne bi trebala biti preteška, ali odmah zatim slijedi i drugo pitanje koje si postavljate – “Trebam li odmah ODGOVORITI na mail?”.

Pitanje je teško i ne postoji univerzalan odgovor, a vi ste zapravo jedina osoba koja zna kako na njega odgovoriti. Dakle, iako nitko nije dovoljno kvalificiran odgovoriti na ta pitanja, uvijek se možete voditi nekim smjernicama koje donosimo u nastavku.

Kada na e-mail odgovoriti odmah?

Postoje situacije kada biste na pristigli e-mail trebali odgovoriti odmah. Ovo su neke od njih.

Druga strana traži brz odgovor

Ovaj dio je prilično jednostavan. Ako vas netko izravno zamoli da mu odgovor na e-mail vratite još danas ili da bi volio znati odgovor do podneva ili prije sastanka u, primjerice, 15:00 sati, potrudite se da to i učinite. Isto vrijedi i za mailove u kojima piše da bi odgovorom ili materijalom osoba trebala raspolagati što prije.

Isto se odnosi i na datum koji vam je osoba odredila u mailu. Ako vam netko da krajnji rok da razmislite o odgovoru, onda biste ga do tada trebali i poslati. Poželjno je i ranije ako možete i ako vam obveze to dozvoljavaju.

E-mail je poslala važna osoba

Ako radite s važnim klijentima, direktorima ili menadžerima i s njima svakodnevno komunicirate, potrudite se da na njihove mailove odgovorite pravovremeno. Znači odmah. U protivnom ćete naštetiti svojoj i reputaciji svoje tvrtke.

E-mail zahtjeva hitan odgovor

U slučaju kada dođe do nekih problema, izvanrednih rokova ili šefovi trebaju nešto hitno, a vi im u tome možete pomoći, pokušajte odgovoriti što prije. Riječ je o visoko prioritetnim e-mailovima kojima biste se trebali odmah pozabaviti.

Kada možete odgovoriti na e-mail sljedeći dan?

Postoje situacije kada možete pričekati i odgovoriti na e-mail sljedeći dan. Do tada riješite sve one hitnije stvari koje se od vas zahtijevaju.

E-mail je poslan izvan radnog vremena

Upravo je 17 sati i netko vam je poslao e-mail. Naravno, možete odgovoriti odmah, ali velika je vjerojatnost da je poruka poslana u posljednji čas i da će ta osoba uskoro napustiti ured. Ako ne želite da se vaša poruka izgubi u mnoštvu onih koji će pristići toga dana, odgovorite sljedećeg dana kada stignete u ured. Stoga, ako znate da vam spomenuta osoba neće još tog dana odgovoriti na e-mail, u redu je na poruku odgovoriti tek sutra.

Treba vam više vremena da riješite zadatak koji se od vas traži

Netko vam je u e-mailu postavio pitanje koje trebate provjeriti ili trebate izvršiti neki zadatak. Također, ostali ste zatečeni pristiglom porukom i treba vam nekoliko sati da o njoj razmislite.

Uzmite si dodatan dan kako biste razmislili, smirite se i dobro osmislite svoj odgovor. Osjećat ćete se bolje znajući da ste poslali profesionalni odgovor, čak i ako je to zahtijevalo više vremena.

Kada možete odgovoriti na e-mail nakon dužeg vremena?

Postoje situacije u kojima ne možemo odmah ponuditi odgovor na pristigli e-mail. U nastavku donosimo nekoliko primjera kada je u redu odgovoriti na e-mail nakon dužeg vremena.

E-mail zahtijeva više od običnog odgovora

Možda se morate konzultirati s više ljudi da biste mogli uspješno odgovoriti na e-mail. Također, ponekad ćete trebati poslati važne proračunske tablice ili prezentaciju u PDF-u.

U tim slučajevima bolje je odvojiti više vremena za prikupljanje materijala. Tako ćete biti sigurni da ste zadovoljili zahtjev osobe koja od vas očekuje odgovor.

U nekim situacijama će to biti plus

U slučaju kada trebate ponuditi neka dobra rješenja ili ideje, dobro je odmah ne odgovarati na e-poruku jer ćete time ostaviti dojam marljive osobe koja se trudi smisliti neke dobre nove stvari.

Također, ako ste primili nešto duži e-mail, izgledat će bezobrazno ako brzo odgovoriti isključivo jednom rečenicom. Ostavit ćete dojam kao da vam nije važno što se osoba s druge strane potrudila i napisala poduži e-mail. Stoga si uzmite malo vremena kako biste poslali jednako kvalitetan odgovor.

Niste dostupni, a pošiljatelj je s time upoznat

Ako ste na godišnjem odmoru, na poslovnom putu ili koristite bolovanje i pošiljatelj to zna zato što ste mu unaprijed to priopćili e-mailom, poslali standardizirani e-mail u kojem piše do kad ste odsutni ili ste to naglasili u tvrtki osobama s kojima komunicirate, tada oni niti ne očekuje trenutni odgovor od vas.

No, ako se ne osjećate ugodno ne reagirati odmah, pokušajte sa sljedećom porukom:

“Hvala na pristiglom e-mailu. Moram provjeriti sa šefom/kolegom/dovršiti obvezu pa se povratno javim otprilike oko [vremenski rok]. Bit ćemo u kontaktu”.

Ovako će znati da ste primili poruku, da razmišljate o njoj i radite na tome da je riješite te kada otprilike mogu očekivati vaš odgovor.

Foto: Avel Chuklanov / Unsplash